أصبح التوقيع الرقمي سهلاً – اكتشف قوة PandaDoc –

لماذا تضيع الوقت والمال في طباعة المستندات ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالفاكس بينما يمكنك فقط استخدام التوقيع الرقمي؟

نظرًا لأن طبيعة العمل أصبحت بعيدة أكثر من أي وقت مضى ، فقد أصبح التوقيع الرقمي هو الميسر الرئيسي للشركات التي تمارس الأعمال التجارية عبر الحدود. كونها آمنة وملزمة قانونًا ، تعمل التوقيعات الرقمية على تمكين الشركات من توقيع عقود جديدة بسرعة وبشكل افتراضي.

قبل التوقيعات الإلكترونية ، أنفقت الشركات في جميع أنحاء العالم كميات هائلة من الوقت والمال في التعامل مع الأعمال الورقية. لكن هذه ليست المشكلة الوحيدة في المستندات الورقية: فهي تفتقر أيضًا إلى الأمان. يمكن بسهولة فقدها أو إتلافها أو تزويرها أو العبث بها.

بالإضافة إلى ذلك ، تتطور احتياجات أعمالنا في العصر الرقمي باستمرار. يبدو أن استبدال الأعمال الورقية بحلول رقمية فعالة ومبسطة هو السبيل الوحيد للمضي قدمًا من هنا.

ما هي التوقيعات الإلكترونية؟

التوقيعات الإلكترونية هي بديل رقمي للتوقيعات المكتوبة بخط اليد. على الرغم من أن توفير الوقت قد يكون أحد أكبر مزايا التوقيعات الإلكترونية في عالم اليوم سريع الخطى ، إلا أنه ليس الوحيد.

إنها مريحة وآمنة وملزمة قانونًا. في الواقع ، إنها توفر أمانًا أكثر من التوقيعات التقليدية ، وبالتالي تقلل المخاطر إلى أدنى حد وتحمي المصالح الفردية والتجارية.

كيف تعمل التوقيعات الرقمية

عند التوقيع على مستند باستخدام موفر حلول التوقيع الرقمي ، فإنهم يستخدمون خوارزمية رياضية ضمن بروتوكول PKI (البنية التحتية للمفتاح العام) لإنشاء مفتاحين: خاص وعام.

عند توقيع مستند عن طريق الكتابة أو الرسم ، يتم إنشاء التوقيع الرقمي باستخدام مفتاحك الخاص. كيف يتم إنشاء المفتاح الخاص؟

تبدأ الخوارزمية الرياضية في العمل ، وتأخذ بياناتك ، وتنشئ شيئًا يسمى التجزئة. يقوم بتشفير تلك البيانات والمنتج الناتج هو مفتاحك الخاص ، وهو في الأساس توقيعك الإلكتروني.

عندما يتلقى المستلم المستند ، يكون لديه نسخة من مفتاحك العام. ولكن كيف يتحققون من أن التوقيع خاص بك أو صالح؟ يساعدهم المفتاح العام في مطابقة قيم التجزئة وفك تشفير تلك البيانات للتحقق من صحة التوقيع الإلكتروني. إذا لم تتطابق القيم ، فهذا يعني أن التوقيع الإلكتروني غير صالح.

يتم أيضًا دعم التوقيعات الرقمية بشهادات إلكترونية ، والتي تحتوي على تفاصيل شخصية مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني والموقع للتحقق من أن التوقيع الإلكتروني هو ملكك بالفعل.

كيف تكون التوقيعات الرقمية متوافقة قانونًا

يستخدم موفرو حلول التوقيع الإلكتروني بروتوكول PKI وتشفير البيانات لضمان الخصوصية. للبقاء متوافقين مع القانون ، يضمنون امتثالهم لقوانين التوقيعات الإلكترونية المنصوص عليها في قانون التوقيعات الإلكترونية في قانون التجارة العالمي والوطني.

بالإضافة إلى ذلك ، يلتزمون بالعديد من معايير الصناعة ، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، والمعيار الدولي لأمن المعلومات (ISO 27001) ، ومراقبة النظام والمنظمات (SOC) بموجب AICPE.

تسمح هذه القواعد واللوائح بأن تكون التوقيعات الرقمية ملزمة قانونًا. ومع ذلك ، يرجى ملاحظة أن المتطلبات التنظيمية تختلف من بلد إلى آخر.

حالات استخدام التوقيعات الإلكترونية

تستخدم التوقيعات الرقمية طبقات متعددة من تقنية التشفير لضمان الحد الأدنى من فقدان البيانات والقضاء على فرص فقدان المستندات أو التلاعب بها أو التزوير. مع وضع هذه المزايا في الاعتبار ، إليك بعض حالات الاستخدام للفرق حيث تساعد التوقيعات الإلكترونية في تحسين الإنتاجية:

استخدام الفرق ، تقييمات الأداء ، اتفاقيات عدم الإفشاء ، إلخ.
نماذج الضرائب ، اتفاقيات الشراء ، اتفاقيات المقاول / التوكيل ، إلخ. التمويل – العقود ، والعروض ، والأوامر ، وعروض الأسعار ، والصفقات الخاصة ، ونماذج الإصدار ، وتوقيعات العلاقات العامة ، إلخ.

بينما يعمل التوقيع الرقمي لجميع الصناعات والشركات من جميع الأحجام والأنواع ، دعنا نلقي نظرة سريعة على حالات الاستخدام القائمة على الصناعة للتوقيعات الإلكترونية:

• تأمين
• العقارات
• تصنيع
• الرعاىة الصحية
• تعليم عالى
• غير ربحية
• بيع بالتجزئة
• تكنولوجيا المعلومات / التكنولوجيا
• دعاية
• الدوائر الحكومية

يمكن لجميع هذه الصناعات المذكورة أعلاه الاستفادة من التوقيعات الإلكترونية لمساعدتهم في الإعداد وإدارة الموظفين والسياسة وتوزيع سلسلة التوريد والفواتير وعروض الأسعار والعروض واتفاقيات عدم الإفشاء والعقود.

التوقيعات الرقمية مع PandaDoc

مع وجود العديد من مزودي خدمات التوقيع الإلكتروني في السوق ، كيف تختار واحدًا؟ خاصةً عندما لا تختار مقدم خدمة متوافقًا مع القانون ، فقد تعرض نفسك وعملك لمشاكل قانونية.

ضع في اعتبارك PandaDoc ، أحد أفضل مزودي التوقيع الرقمي الموثوق بهم من قبل أكثر من 50000 مستخدم. من خلال الامتثال SOC و GDPR و PKI الخاص بـ AICPE ، فإنه يضمن أن تكون توقيعاتك آمنة وملزمة قانونًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك في جميع عمليات إدارة المستندات ، من التوقيعات الرقمية إلى إدارة دورة حياة العقد (CLM) ، مع وظائفها المتقدمة ، على عكس الأدوات الأساسية الأخرى.

باستخدام برنامج أتمتة المستندات متعدد الإمكانات ، يمكنك تقليل الوقت والتكلفة مع بناء علاقات ذات مغزى مع عملائك.

PandaDoc: الوظائف الأساسية

بالإضافة إلى واجهة سهلة الاستخدام ، ودعم عملاء ممتاز ، ومجموعة واسعة من عمليات الدمج ، فإن PandaDoc معروف جيدًا لهذه الأسباب:

تقدم تواقيع مجانية غير محدودة

يتيح لك PandaDoc التوقيع الإلكتروني على مستنداتك أثناء التنقل! يمكنك إغلاق الصفقات المهمة ببضع نقرات مع ضمان أمان بياناتك. لديهم أيضًا تطبيق جوال يتيح لك متابعة عملية إدارة دورة حياة العقد.

ومع ذلك ، تدعي PandaDoc أنها منصة التوقيع الإلكتروني الوحيدة التي تسمح لك بتحميل وتوقيع عدد غير محدود من المستندات على خطتهم المجانية!

يعطي الأولوية للخصوصية ويضمن الامتثال القانوني

PandaDoc متوافق مع UETA و ESIGN و HIPAA. بمعنى ، لا تفي المستندات الموقعة من PandaDoc بالمتطلبات القانونية المعمول بها في بلدك فقط. لكنها أيضًا تحمي حقك الفردي في الخصوصية.

بالإضافة إلى ذلك ، PandaDoc حاصل على شهادة AICPA SOC 2 Type II. مما يعني أنه يتوافق مع معايير الخدمات التي وضعها المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين (AICPA). لماذا هذا مهم؟

عندما تتعامل الشركات مع الكثير من المعلومات السرية الحساسة أو التي يمكن تحديدها شخصيًا ، فإنها تحتاج إلى تلبية مجموعة معينة من المعايير للحفاظ على سرية وسلامة وأمن بيانات عملائها.

ومع ذلك ، هناك المزيد!

يضمن الأمان المتقدم

عندما تقوم بتوقيع مستند مع PandaDoc ، فإنه يمنحك شهادة إلكترونية للتحقق من أن المستند شرعي. ستساعدك الشهادة الإلكترونية في الوصول إلى اسم المستلم والتوقيع وعنوان البريد الإلكتروني الذي تم التحقق منه بالإضافة إلى عنوان IP. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لها أيضًا طابع التاريخ والوقت للمستند الموقع.

بالنسبة لملفات PDF ، يضمن PandaDoc مستوى محسنًا من الأمان من خلال توفير مفتاح تشفير خاص للتحقق من صحة المستند.

يدعم أنواع الملفات المختلفة

إذا كان عليك اختيار نظام أساسي مختلف لكل نوع ملف مختلف تحتاج إلى تسجيله ، فستفقد الكثير من الوقت. هذا ، أيضا ، من أجل لا شيء!

باستخدام PandaDoc ، يمكنك توقيع ملفات PDF أو JPG أو DOCX وتبسيطها في سير عمل واحد وموحد. يدعم PandaDoc أنواع المحتوى التالية: Word و Excel و PowerPoint و PDFs و JPGs و PNGs.

يساعد في تعقب التوقيع الإلكتروني تلقائيًا

يضع PandaDoc أمان البيانات في المقام الأول ، ولهذا السبب لديهم ميزة تتبع التوقيع الإلكتروني الآلي. لكل مستند موقّع ، هناك مسار تدقيق مضمن يساعدك في معرفة من قام بعرض المستند أو الوصول إليه أو التوقيع عليه ومتى.

يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عند التعامل مع توقيعات متعددة على المستندات في وقت واحد. يمكن أن تساعدك ميزة التتبع الآلي في التحكم والحصول على عرض 360 درجة لكل ما يحدث.

باستخدام ميزة محفوظات إصدارات PandaDoc ، ستتمكن من التبديل بين الإصدارات المختلفة من مستنداتك. ستبقى دائمًا على اطلاع على من أجرى التغييرات وأين.

أهم ميزات PandaDoc

بالنسبة للشركات التي تتطلع إلى تبسيط سير عمل المستندات وتقليل وقت الإغلاق وتحسين عائد الاستثمار ، يعد PandaDoc أكثر من مجرد منصة eSignature بسيطة. إليكم السبب:

# 1. التوقيع والتتبع

• تمكين أمر التوقيع: إذا كانت عقودك أو مقترحاتك تتطلب توقيعات متعددة ، فهذا مفيد للغاية. يمكنك اختيار المستلمين ، وتعيين الأدوار (المرسل ، والعميل ، والموقّع) ، ووضعهم بالترتيب الصحيح ، وأتمتة التوزيع بالكامل. سيرسل PandaDoc إشعارًا بالبريد الإلكتروني عندما يحين دور شخص ما للتوقيع. ولا يتعين عليك التغاضي عن العملية يدويًا.
• أرسل طلب توقيع: هل تريد توقيعًا من شخص ما في شركتك أو عميلك؟ يتيح لك PandaDoc إرسال الطلبات ، ويمكنك أتمتة ذلك ببضع نقرات أيضًا.
• تتبع المستندات: هل تريد معرفة ما إذا كان شخص ما قد وقع على مستند أم لا؟ ستتلقى إشعارات عندما يفعلون ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك مسار التدقيق على تتبع من شاهد أو وقع على مستند أرسلته.

# 2. المحتوى الآلي

• إضافة عناصر نائبة للمحتوى الذكي: باستخدام Smart Content ، يمكنك تقليل الأخطاء وتوفير الوقت في إنشاء المستندات. قم بتعيين العناصر النائبة لتذكيرك أنت أو فريقك بما يجب تضمينه. واختر العناصر المحددة مسبقًا لزملائك في الفريق لإضافتها لمستندات / مقترحات محددة.
• إضفاء الطابع الشخصي على المحتوى الخاص بك: انقل سير عملك إلى المستوى التالي عن طريق اختيار المحتوى الشرطي. هنا ، تقوم بإنشاء قوالب لها قواعد تساعد المرسلين على إنشاء محتوى مصمم خصيصًا لاحتياجات عميلك.
• تعيين القواعد لتحسين جمع البيانات: يمكنك أيضًا إعداد الحقول الشرطية لمساعدة المستلمين على التنقل عبر المستند والعثور على ما يبحثون عنه بسهولة. يؤدي ذلك إلى تحسين جودة جمع البيانات أو تخصيص العملاء بشكل كبير.

# 3. اقتباسات متقدمة

• عروض أسعار مخصصة لعملائك: اطلب من فريقك إنشاء عروض أسعار مخصصة للعملاء دون فقدان معلومات مهمة باستخدام أداة إنشاء عروض الأسعار.
• تعيين أسعار محددة: يمكنك الاختيار بين إستراتيجيات التسعير الثابتة أو المتكررة أو القائمة على الحجم ، وسنساعدك في تلقي المدفوعات من خلال شبكة ACH.
• تضمين كتالوجات المنتجات: قم بإنشاء كتالوج منتج وقم بتضمينه في عروض الأسعار الخاصة بك في كل مرة تحتاج إلى ذلك.
• تجميع المنتجات في حزمة: يمكنك أيضًا إنشاء حزم منتجات للمساعدة في تبسيط المبيعات وجعلها قابلة للمشاركة بسهولة.

يمكنك أيضًا إنشاء مساحة عمل باستخدام PandaDoc لتوزيع العمل عبر الفرق وإدارة أعضاء فريقك والأذونات التي لديهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك عرض سجلات إصدارات المستندات لتتبعها بشكل أفضل ، ويمكنك البحث عنها باستخدام عوامل تصفية محددة.

تتوفر جميع ميزات PandaDoc هذه مع خطة الأعمال أو المؤسسة. إنها تساعد في تحويل عمليات عملك والتخلص من الممارسات القديمة كثيفة العمالة.

التسعير والخطط

يأتي PandaDoc مع خطة مجانية تسمح لك بتحميل وتوقيع عدد غير محدود من المستندات.

ومع ذلك ، فإن ميزاته المتقدمة مثل المحتوى الذكي أو أداة إنشاء الأسعار المتقدمة متاحة فقط كجزء من خططها المميزة. دعنا نلقي نظرة على خطط التسعير الخاصة بعروض PandaDoc:

• الأساسيات: 19 دولارًا لكل مستخدم / شهريًا يتم إصدار فاتورة به سنويًا ، مما يتيح ميزات ممتازة مثل محرر السحب والإفلات ، ومسار التدقيق ، وأكثر من 750 نموذجًا ، ودعم 24 × 7
• الأعمال: يتم دفع 49 دولارًا أمريكيًا للمستخدم / شهرًا للفواتير سنويًا ، مما يسمح بتكامل CRM و Zapier ، وسير عمل الموافقة ، ومكتبة المحتوى ، والعلامة التجارية المخصصة
• المؤسسة: التسعير المخصص مع التجديدات ، والقفل ، ومساحات العمل غير المحدودة ، والأدوار المخصصة ، والوصول إلى QES ، أكثر أشكال التوقيعات الإلكترونية أمانًا

يمكن الاستفادة من Smart Content أو Advanced Quote Builder كإضافات مدفوعة لخططك.

ما مدى سهولة استخدام PandaDoc؟

يمكنك البدء باستخدام إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا لمعرفة ما إذا كان PandaDoc يناسبك ويتناسب مع احتياجات عملك. بمجرد التسجيل ، سيُطلب منك تجربة خدمات التوقيع الإلكتروني أو أتمتة سير عملك.

الأول ، كما يوحي الاسم ، يتيح لك تحميل الملفات (PNG ، JPG ، DOCX ، إلخ) وتوقيعها. بينما يمكن أن يساعدك الثاني في إدارة دورة حياة العقد ، وإنشاء المستندات ، والفواتير ، وعروض الأسعار ، وغير ذلك الكثير!

اعثر على كل ما تحتاجه في متناول يدك

من خلال واجهة سهلة الاستخدام للغاية ، يبسط PandaDoc الأمور بشكل أكبر من خلال قائمة التنقل الموجودة على الجانب الأيسر. ستجد هنا كل ما تحتاج إلى رؤيته – المستندات والقوالب والنماذج ومكتبة المحتوى وجهات الاتصال والوظائف الإضافية والتقارير.

ضمن المستندات ، اطلع على التجديدات القادمة والعقود التي ستنتهي صلاحيتها قريبًا ، أو قم فقط بإنشاء مستند جديد.

التالي هو معرض النماذج ، الذي يضم أكثر من 750 نموذجًا في فئات مختلفة ، من النماذج إلى الفواتير إلى العروض. بغض النظر عن نوع الصناعة التي يقع فيها عملك ، فمن المؤكد أن معرض قوالب PandaDoc يحتوي على قوالب محددة يمكنك البناء عليها.

ستجد أيضًا نماذج ، ويمكنك اختيار النوع الذي يناسبك بين عارضة وحديثة وبسيطة! يعد إنشاء نموذج أمرًا سهلاً مثل إنشاء مستند باستخدام محرر السحب والإفلات في PandaDoc ، والذي يتيح لك أن تكون سريعًا ومبدعًا.

أسفل النماذج ، ستجد أيضًا مكتبة المحتوى والكتالوج والتقارير بالإضافة إلى علبة الوارد والمتجر الإضافي وجهات الاتصال. تحتوي مكتبة المحتوى على كتل محتوى يمكن أن تساعدك في إنشاء القوالب الخاصة بك وتؤدي إلى إنشاء مستندات سريعًا.

بالنسبة للكتالوج ، يمكنك هنا إنشاء كتالوج منتج بخطوات بسيطة. يمكنك أيضًا استخدام أدوات إعداد التقارير المتقدمة في PandaDoc ، مثل محفوظات الإصدار ومسار التدقيق ، للبقاء على اطلاع دائم بمستنداتك.

أرسل مقترحات لا تشوبها شائبة في دقائق

على الشاشة الرئيسية ، يمكنك أيضًا البقاء على اطلاع دائم بأنشطتك بالإضافة إلى الأنشطة الجارية في مساحة عملك! إذا كنت ترغب في إرسال اقتراح / مستند / عقد / فاتورة سريع ، فاختر نموذجًا ، وخصصه ، وأضف مستلمًا ، وأنت على ما يرام. هذا هو مدى سهولة استخدام PandaDoc.

يمكنك إضافة كتل محتوى أخرى (كما ترى على اليمين) من نص إلى جداول إلى وسائط غنية. يمكنك أيضًا تحديد الخطوط العريضة للحقول القابلة للتعبئة للمستلم أدناه. في حالة رغبتك في فهم أفضل طريقة لاستخدامه لصالحك ، يمكنك أيضًا طلب عرض توضيحي من فريق PandaDoc.

خاتمة

من خلال نهج الكل في واحد ، والواجهة السهلة ، ودعم الدردشة الحية ، يقوم PandaDoc بعمل بعض النقاط الرائعة لنفسه. يعد محرر السحب والإفلات ميزة إبداعية ، إلى جانب أوامر التوقيع المتخصصة وأدوات التخصيص ، يعمل PandaDoc على زيادة أوقات الإغلاق بنسبة 28٪.

إذا كنت لا تزال متشككًا ، فنحن نقترح عليك تجربة ميزة eSign المجانية إلى الأبد ، والتي تعد مثالية للشركات الناشئة والشركات الصغيرة والأفراد. إذا كنت تحب ما تستخدمه ، فيمكنك دائمًا الحصول على نسخة تجريبية لمدة 14 يومًا والتبديل إلى خطة تناسبك بشكل أفضل.

بعد ذلك ، يمكنك أيضًا استكشاف بعض أفضل حلول التوقيع الإلكتروني للمستندات الشخصية إلى الأعمال.