أفضل 10 برامج لجمعية مالكي المنازل (HOA) لمجتمعك

يعد برنامج HOA ذكيًا لإدارة جمعيات مالكي المنازل ومجتمعات الشقق والمجتمعات السكنية.

إدارة مجتمع أصحاب المنازل أو الجمعيات السكنية ليست مهمة صغيرة. في معظم الحالات ، يبلغ مديرو HOA ومالكي العقارات وأعضاء مجلس الإدارة أن المهام تتراكم ، وتظل طلبات الخدمة معلقة ، وفي النهاية يعاني المجتمع بأكمله.

هنا يأتي برنامج إدارة HOA الذي يقوم برقمنة جميع بيانات اتحاد مالكي المنازل والمهام وطلبات الخدمة. يحتاج المشغل فقط إلى تنفيذ بعض نقرات الماوس لتشغيل المجتمع بأكمله من جهاز كمبيوتر فقط.

استمر في القراءة للتعرف على برنامج إدارة HOA وبعض الأسماء الشائعة التي يجب عليك التحقق منها.

ما هو برنامج HOA؟

برنامج إدارة HOA أو أداة ارتباط مالكي المنازل عبارة عن حزمة تطبيقات مخصصة لمساعدة موظفي إدارة HOA أو مديري العقارات أو أعضاء مجلس إدارة HOA. تسمح لك أدوات HOA برقمنة العملية بأكملها وإدارة المجتمعات الصغيرة إلى الكبيرة من جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول.

تعد معظم تطبيقات ارتباط مالكي المنازل أداة CRM الكل في واحد. قد تتضمن الأداة القياسية ما يلي:

  • قاعدة بيانات العقود عبر الإنترنت
  • منشئ الموقع
  • طلب خدمة مولد التذاكر
  • مدير طلب الخدمة
  • HOA البريد الإلكتروني
  • محادثة مباشرة عبر الدردشة
  • بوابات الدفع
  • جدولة الحدث
  • تمويل الخدمة
  • الإخطارات والتذكيرات

يمكن أن يركز برنامج HOA على اللوائح أو العمليات أو الإدارة. ومع ذلك ، فإن أدوات إدارة HOA الكل في واحد تهتم بجميع المتطلبات تقريبًا. وبالتالي ، تعد أدوات الكل في واحد أكثر فعالية من حيث التكلفة من برامج HOA ذات الوظائف الفردية.

الميزات الرئيسية لبرنامج HOA

سيكون من الصعب عليك الجلوس أمام بحث Google والبدء في البحث عن تطبيقات إدارة HOA. تختلف الأدوات اختلافًا كبيرًا باختلاف الميزات والوظائف ووحدات الخدمة. ومع ذلك ، يجب عليك البحث عن الميزات التالية قبل الاستثمار في برنامج HOA:

نظام الدفع

يجب أن تسمح وحدة الدفع بأنماط الدفع عبر الإنترنت وبطاقات الخصم وبطاقات الائتمان والشيكات وطرق الدفع المستندة إلى IVR. أيضًا ، بمجرد أن يدفع العضو مستحقاته ، يجب أن يكون هناك تتبع فعال لهذه المدفوعات وتسجيلها والاعتراف بها.

قاعدة بيانات المقيم

قاعدة بيانات أعضاء المجتمع هي العقل لأي تطبيق إدارة HOA. هنا ، سوف تقوم بتخزين جميع المعلومات حول العضو ، المقيم ، المالك ، مدير الممتلكات ، المستأجر ، موظفي الخدمة ، الحراس ، إلخ.

يجب أن يكون أيضًا سهل التشغيل وليس كما لو كنت بحاجة إلى خبير في قاعدة بيانات MySQL لإجراء الاستعلامات وتحرير السجلات وما إلى ذلك. يجب أن تكون هناك واجهة مستخدم رسومية لقاعدة البيانات مع الحقول التلقائية حيث يمكنك ببساطة إدخال البيانات. أيضًا ، لاسترداد البيانات ، يجب أن تكون هناك قائمة منسدلة بسيطة للاختيار من بينها.

بوابة المقيم

يجب أن يكون هناك بوابة حيث يمكن لأعضاء المجتمع تسجيل الدخول إلى ملفات التعريف الخاصة بهم. من هناك ، يمكنهم تحديث سجلاتهم ذات الصلة بقواعد ولوائح HOA.

يمكنك أيضًا استضافة محتوى خاص بالأعضاء فقط على البوابة الإلكترونية. علاوة على ذلك ، يمكنك السماح للأعضاء بالتواصل مع بعضهم البعض عن طريق البريد الإلكتروني والدردشة والمنتديات.

تتبع المالية والإبلاغ عنها

يعد تتبع تدفق الأموال إلى الداخل والخارج أمرًا بالغ الأهمية لأي مجتمع على مدار الساعة. يجب أن تسمح لك الأداة بإنشاء حقول منفصلة للأرباح والنفقات. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون هناك لوحة تحكم لعرض عين الطائر يمكنك من خلالها الحصول على فكرة في الوقت الفعلي عن رصيد الخزانة وحالة المخزون وما إلى ذلك.

  كيفية تخصيص مخطط الرسم البياني في MS Office

علاوة على ذلك ، تحتاج أيضًا إلى أداة إعداد التقارير بنقرة واحدة لإنشاء تقارير شهرية وربع سنوية وسنوية ونشرها عبر الإنترنت على موقع HOA للشفافية. ستساعدك هذه التقارير المالية أيضًا في الحصول على حالة غير ربحية عندما تستخدم أداة HOA مع أي برنامج محاسبة غير ربحي.

الاتصالات والمحادثات

يجب أن تمتلك وحدة الاتصالات المنفصلة ميزات مثل إشعارات الدفع ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وإدارة جهات الاتصال ومشاركة المعلومات الآمنة.

أيضًا ، يجب أن تسجل وحدة الاتصالات جميع المحادثات لأغراض التدقيق المستقبلية.

جدولة الأحداث وإدارتها

يعد وجود وظائف إدارة الأحداث والجدولة في برنامج HOA الخاص بك أمرًا جيدًا. تساعدك هذه الميزات على إدارة الأحداث مثل الحفلات والاحتفالات وما إلى ذلك بطريقة منظمة.

فوائد برامج HOA

  • يمكن لتطبيقات إدارة HOA تبسيط جميع الوثائق والمدفوعات وطلبات الخدمة ومتابعة تذاكر الخدمة وإرسال تذكيرات بالدفع وإدارة الدفاتر المالية وما إلى ذلك.
  • يمكن لمديري العقارات تعيين موظفين بدوام جزئي كمشغلي برمجيات وتقليل فريق عمليات HOA لتوفير المال.
  • يمكنك بسهولة رقمنة جميع البيانات والمستندات في مكان واحد. وهي متاحة للتدقيق كلما كان هناك شرط.
  • بدلاً من تأمين المستندات المادية بالقفل والمفتاح ، قم بتخزين البيانات داخل أداة HOA داخل الشركة أو في السحابة باستخدام تشفير صارم.
  • يحسن التقارير المالية والعرضية والأمنية لأي عمليات HOA.
  • يمكن للبرنامج إحداث ثورة في طريقة تواصل السكان. وهكذا يبقى الجميع على اطلاع دائم بالمجتمع بأكمله.

الآن ، ابحث أدناه عن بعض برامج HOA الشائعة والموثوقة لإدارة مجتمعاتك السكنية دون عناء:

PayHOA

تضمن لك PayHOA وظائف شاملة وإدارة 100٪ عبر الإنترنت لـ HOA من أي مكان. البرنامج مناسب لجميع المجتمعات السكنية مثل HOA الصغيرة ، و HOA المتوسطة ، والمجتمعات السكنية الكبيرة ، والمجتمعات المتعددة.

تتضمن أداة إدارة الجمعيات المقيمة وحدات منفصلة للشؤون المالية ، والإدارة المالية ، والاتصالات ، والوثائق ، والطلبات. يأتي أيضًا مع الوظائف الإضافية التالية:

  • بناء واستضافة مواقع الويب المخصصة لنقل Hangouts على الهواء عبر الإنترنت
  • Lockbox للمسح الرقمي للشيكات والتوجيه إلى مراكز المعالجة
  • دفتر الأستاذ الإلكتروني الذي يتتبع جميع الشيكات التي تتم معالجتها من خلال Lockbox

الأداة متاحة لفترة تجريبية مدتها 30 يومًا بدون أي بطاقة ائتمان. إذا وجدت التطبيق مرضيًا ، فيمكنك الاشتراك اعتمادًا على الوحدات التي تحتاج إلى إدارتها. لديها نظام اشتراك مرن لـ 0 إلى 50 وحدة ، 51-150 وحدة ، وما يصل إلى 301-500 وحدة.

أضف

ADDA هو نظام شامل آخر لإدارة المجتمع السكني يقدم الفواتير والمحاسبة والاتصالات ومكتب المساعدة والأمن. تحتاج إلى الحصول على ثلاث بدلات مختلفة من ADDA لتصميم نظام إدارة HOA الكل في واحد. هذه البدلات هي:

  • نظام ADDA لتخطيط موارد المؤسسات
  • برنامج حماية بوابة ADDA
  • نادي ADDA

تقدم ADDA أيضًا تطبيقًا جوالًا خاصًا ، وهو Apartment SuperApp ، لإمكانية الوصول المريح HOA لمديري العقارات والمقيمين وموظفي الخدمة.

إن نظام ADDA لتخطيط موارد المؤسسات مخصص بشكل أساسي لمكتب المساعدة ، والتواصل المجتمعي ، والمحاسبة ، وإدارة النفقات ، والمدفوعات ، والفواتير ، وتقارير الإدارة ، وأصول HOA ، وإدارة المخزون.

من ناحية أخرى ، فإن برنامج ADDA Gatekeeper مخصص لإدارة الزوار ، وإدارة موظفي الخدمة ، والانتقال ، والانتقال ، وإدارة المركبات ، والتكامل الأمني ​​، وخدمات الطوارئ.

  كيفية تغيير حجم الصورة [from Any Device]

ADDA Clubhouse هو أفضل صديق لك لإدارة الخدمات الترفيهية المجتمعية مثل حجز الأماكن عبر الإنترنت وإدارة الوصول إلى الأحداث ومسك دفاتر حسابات النادي.

رينتك دايركت

Rentec Direct هو برنامج لإدارة الممتلكات مع ميزات مضمنة لإدارة HOA. خدمات حجر الأساس الخاصة به هي لمديري العقارات ، وأصحاب العقارات ، وفحص المستأجرين. سيوفر لك الاشتراك القياسي في تطبيق HOA هذا الخدمات التالية:

  • موقع ويب احترافي للمجتمع المقيم أو احتياجات الإيجار
  • نظام محاسبة متكامل الخدمات يشمل البنوك والعقارات والمستأجرين
  • إجراء فحص الخلفية للمستأجرين قبل توقيع الاتفاقيات
  • بوابة الدفع عبر الإنترنت للمستأجرين
  • إدارة المستندات العقارية المستندة إلى السحابة

يقدم نظام الاشتراك الخاص بها منتجين. هذه هي Rentec Pro و Rentec PM.

Rentec Pro مناسب لأولئك الذين يديرون ممتلكاتهم. إذا كنت عضوًا في مجلس إدارة HOA ، فيمكنك الحصول على هذه الأداة وتعيين عامل تشغيل لإدارة جميع المهام التشغيلية والإدارية.

على العكس من ذلك ، فإن Rentec PM مخصص لمديري العقارات الذين يديرون العديد من مالكي العقارات وأصولهم. وهي تشمل جميع الوظائف من Rentec Pro وتوفر بالإضافة إلى ذلك تطبيق Owner Portal للجوال وخدمات إدارة الحسابات والإبلاغ.

بناء

Buildium عبارة عن نظام أساسي موحد لإدارة الممتلكات سهل الاستخدام. تشمل ميزاته الأساسية ما يلي:

  • عمليات الأعمال
  • تأجير
  • المحاسبة والمدفوعات
  • تسويق
  • أداء الأعمال

بناءً على الخيارات التي تختارها أعلاه ، ستختلف الميزات قليلاً. ومع ذلك ، بشكل عام ، تحصل على الوظائف التالية مع الاشتراك الأساسي المناسب لإدارة HOA:

  • موقع إدارة الممتلكات
  • طلبات الصيانة
  • 1099 ملفات إلكترونية
  • مركز المقيم
  • المدفوعات عبر الإنترنت
  • محفظة لمديري العقارات
  • فحص المستأجر

برنامج HOA ليس فقط للمجتمعات السكنية. يمكنك أيضًا استخدام هذه الأداة إذا كنت تدير محافظًا مثل الإسكان الطلابي والإسكان الميسر والممتلكات التجارية والجمعيات المجتمعية.

سمارتويب

Smartwebs هو مزود آخر لتطبيقات إدارة HOA الرائج الذي يقدم حلولاً متعددة. وبالتالي ، بناءً على احتياجات جمعية المقيمين الخاصة بك ، يمكنك الاختيار من بين مجرد أداة إدارة أو أداة محاسبة أو برنامج الكل في واحد.

SmartBooks هو برنامج محاسبة HOA مملوك من Smartwebs. يقوم بأتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً في تحصيل المدفوعات من خلال تقديم مدفوعات متكررة عبر الإنترنت ، ومعالجة التحصيل ، وتذكيرات الدفع ، وما إلى ذلك ، كما يشتمل على نظام دفع للبائعين.

توفر أداة Smartwebs Management جميع الوظائف القياسية للعمليات غير المالية الخاصة بـ HOAs من أي حجم. تشمل وظائفه المخالفات ، والهندسة المعمارية ، وطلبات العمل ، والاتصالات ، والبوابات الذكية.

ومع ذلك ، إذا كنت تريد تطبيقًا متعدد الإمكانات لإدارة كل شيء ، فيمكنك الحصول على Smartwebs One Platform مع اشتراك All-In-One.

ياردي بريز

Breeze هي أداة إدارة HOA بسيطة منعشة من Yardi Systems. تتميز أداتها بميزات مختلفة لأنواع مختلفة من الأصول العقارية. فيما يلي فئات الأصول التي يدعمها Breeze:

  • المجتمعات السكنية
  • مساحات تجارية
  • السكن بأسعار معقولة
  • مرافق التخزين الذاتي
  • الجمعيات السكنية
  • الإسكان المصنّع
  • PHA

يمكنك استخدام أداة “الاتحادات السكنية” لجميع عمليات HOA واحتياجات الإدارة. ميزاته الرئيسية هي:

  • إدارة الممتلكات
  • تتبع المجتمع
  • اعمال صيانة
  • محاسبة
  • تحصيل الرسوم
  • حسابات قابلة للدفع
  • الإعداد والدعم
  • الإضافات

يأتي برنامج الاتحادات السكنية فقط مع اشتراك Breeze Premier. لديها معدل دفع لكل وحدة في الشهر مع التزام دفع شهري بحد أدنى.

مونشلي

إذا كنت تبحث عن تطبيقات HOA تنمو بسرعة في الصناعة ، فيجب أن يكون Monthli هو خيارك الأول. أولاً ، برنامج HOA مجاني تمامًا. إذا كنت تريد توفير المال من التكاليف التشغيلية والإدارية لمجتمعاتك السكنية ، فيمكنك استخدام هذه الأداة.

  كيفية منع شخص ما على Strava

يأتي مزودًا بميزات فريدة لإدارة HOA ، وهي:

  • وحدة القوائم لتأهيل أعضاء المجتمع
  • التواصل مع أدوات الإشراف والتفضيلات
  • إدارة الوثائق ونظام تسليم البريد الفعلي
  • سير عمل التذاكر لطلبات الخدمة
  • الإخطارات والتذكيرات
  • جدولة الأحداث وإدارتها

على الرغم من أن الأداة مجانية ، إلا أنها توفر خدمات اختيارية مدفوعة الأجر مثل التأمين ، وبائعي الإصلاح من الأطراف الثالثة ، وما إلى ذلك ، لكسب المال.

كوندو كوندو كونترول

كوندو كنترول هو برنامج آخر سهل الاستخدام يمكن أن يستخدمه أعضاء مجلس الإدارة ومديرو الممتلكات والمقيمون بشكل مستقل. وبالتالي ، توفر HOA الكثير من المال على الموظفين الإداريين. علاوة على ذلك ، يعمل كل شيء رقميًا على Condo Control ، ويمكنك توفير النفقات على المستندات الورقية.

خصصت Condo Control Suit ميزات لخدمة العديد من الكيانات العقارية مثل Condos & Co-ops و HOAs والمجتمعات وشركات الإدارة وإدارة الأمن وإدارة المرافق.

يمكنك الاشتراك في خطة Condo Control Core لـ HOAs منخفضة المستوى. على العكس من ذلك ، احصل على خطة Premium لـ HOAs رفيعة المستوى وكبيرة الحجم التي تحتاج إلى مزيد من الأمان والكونسيرج وحفظ السجلات والاتصالات.

AppFolio

تقوم AppFolio Property Management بتحديث HOA الخاص بك من خلال حلول proptech القوية. يسمح للمقيمين بإدارة جمعياتهم دون تعيين موظفين للمحاسبة الخارجية أو إدارة الممتلكات. الأداة مناسبة أيضًا للجمعيات المجتمعية الكبيرة ووكالات إدارة الممتلكات التجارية.

يحتوي برنامج AppFolio HOA على جميع الوظائف بحيث لا تضطر إلى شراء برامج أخرى للمساعدة في إدارة HOA. يمكن للأداة التعامل مع الاتصالات وتذاكر خدمة إصلاح المساكن والمحاسبة وإعداد التقارير والتأجير والتسويق والإدارة.

كونسيرج بلس

تعمل خدمة Concierge Plus على تسهيل الحياة لشركات الأمن ومديري العقارات. يوفر برنامج HOA الخالي من الفوضى طرقًا جديدة لإسعاد المقيمين والمجالس السكنية مع زيادة إنتاجية عمليات HOA اليومية.

الأداة متاحة لمختلف فئات الأصول العقارية مثل Condominiums و Gated Communities و HOAs و Multifamily Residences وشركات إدارة الممتلكات.

تم تقسيم تطبيق إدارة HOA إلى ثلاث وحدات. هذه هي الإدارة والتواصل والتكامل. على الرغم من أن الأداة تعرض مئات الميزات ، إلا أن الأسعار ليست عامة. تحتاج إلى حجز نسخة تجريبية أو عرض توضيحي للحصول على عرض أسعار مخصص.

استنتاج

أسباب الاستثمار في برامج HOA لا حصر لها. تتيح لك هذه الأدوات توصيل أصحاب المنازل والمقيمين والملاك ومديري العقارات بكفاءة. بينما يساعدك البرنامج في الوصول إلى أهداف إدارة المجتمع السكني ، يمكنك أيضًا توفير بعض المال.

ومع ذلك ، قبل شراء برنامج HOA ، قد ترغب في إلقاء نظرة على الأدوات المذكورة أعلاه. هذه بعض أفضل الخيارات في السوق وتوفر لك ميزات قياسية لإدارة جمعية مالكي المنازل بشكل ملائم.

أعمال الحفر والإنشاءات هما رئيسان صعبان تحتاج جمعيات أصحاب المنازل للتعامل معه بشكل متكرر. وبالتالي ، قد ترغب أيضًا في التحقق من أدوات البناء CRM وبرامج تقدير أعمال الحفر لمشاريع التجديد المستقبلية.