أفضل 9 برامج PSA للشركات الصغيرة والمتوسطة لتقليل تكلفة الأعمال

تعد إدارة وتنظيم المهام اليومية للأعمال أمرًا صعبًا ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فأنت تعلم مدى أهمية زيادة الفعالية وخفض النفقات. ومن المثير للاهتمام أن برنامج أتمتة الخدمات الاحترافية (PSA) يوفر طريقة فعالة لتحقيق هذا الهدف.

يعمل برنامج PSA على تبسيط العمليات وتحسين الرؤية وخفض تكاليف الشركة عن طريق أتمتة العديد من الأنشطة اليدوية المتعلقة بالخدمات المهنية. ومع ذلك ، فإن اختيار أفضل برامج PSA يمثل تحديًا للشركات الصغيرة والمتوسطة نظرًا لوفرة الإمكانات في السوق.

سيناقش هذا المنشور أفضل حلول برامج PSA المتاحة ، وبعض فوائدها الرئيسية ، وكيف تساعد في خفض نفقات التشغيل.

فوائد استخدام برامج PSA

يقدم برنامج أتمتة الخدمة الاحترافية (PSA) العديد من الفوائد للشركات التي تحاول خفض النفقات وزيادة الإنتاجية. بالإضافة إلى توفير أدوات لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ، يمكن أن تساعد برامج PSA المؤسسات في تخصيص الموارد بشكل أكثر ذكاءً ، مما يؤدي في النهاية إلى تقليل تكاليف الأعمال.

دعنا نتعمق أكثر أدناه حول كيف يمكن لبرامج أتمتة الخدمة الاحترافية أن تساعد الشركات على خفض النفقات.

تقليل المهام الإدارية – من خلال أتمتة العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل تخطيط المشروع والجدولة وإعداد التقارير المالية وإدارة سير العمل ، يمكن للشركات توفير قدر كبير من الوقت الذي يمكن إنفاقه على أنشطة أكثر إنتاجية.

نتائج أكثر قابلية للتنبؤ – في ضوء الموارد الحالية ، يمكن لأدوات دعم البرامج والإدارة التي تدعم الذكاء الاصطناعي أن تساعد في التنبؤ بالوقت الذي يمكن فيه تسليم المشاريع. يمكن للشركات التخطيط بشكل أكثر كفاءة ، مما يقلل من احتمال التأخير أو تجاوز التكلفة.

تحسين الأداء المالي – يمكن أن يساعد برنامج دعم البرامج والإدارة أيضًا الشركات على تقليل تسريبات الميزانية من خلال تتبع الإنفاق المخطط مقابل الإنفاق الفعلي وتحديد المجالات التي يؤثر فيها الوقت والنفقات غير القابلة للفوترة على الميزانية. من خلال تحديد الإنفاق الزائد مبكرًا ، يمكن للشركات اتخاذ خطوات لسد تسريبات الميزانية وتحسين الأداء المالي العام.

زيادة هوامش ربح المشروع – أخيرًا ، يمكن أن تساعد برامج PSA في زيادة هوامش المشروع من خلال تقديم بيانات حيوية حول العملاء والمشاريع الأكثر ربحية للمحفظة. يمكن إبلاغ القرارات المستقبلية المتعلقة بالمشاريع التي يجب متابعتها وكيفية إنفاق الموارد لتحقيق التأثير الأمثل من خلال هذه المعلومات.

أفضل الممارسات لتنفيذ برامج PSA

يمكن أن يكون تنفيذ برامج أتمتة الخدمات الاحترافية (PSA) أمرًا صعبًا ويحتاج إلى تخطيط وتنفيذ دقيقين. عند استخدام برنامج PSA ، ضع التوصيات التالية في الاعتبار:

حدد معاييرك: من الأهمية بمكان تحديد متطلباتك قبل اختيار حل PSA. ما هي أهداف شركتك؟ ما هي الصفات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف؟ يمكنك اختيار أفضل برامج PSA وتحديد توقعات واضحة من خلال تحديد احتياجاتك.

إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين: قم بتضمين مديري المشاريع والمبيعات والتمويل في عملية التنفيذ. تعتبر مدخلاتهم ضرورية لاختيار البرنامج المناسب الذي يلبي احتياجاتهم.

ضع أهدافًا واضحة: ضع أهدافًا واضحة لعملية التنفيذ ، مثل زيادة الإنتاجية أو تحسين رؤية المشروع أو تقليل العمليات اليدوية. سيساعدك وجود أهداف واضحة على قياس نجاح التنفيذ وإبقاء الجميع على المسار الصحيح.

تطوير خطة المشروع: وضع خطة المشروع التي تحدد عملية التنفيذ والجدول الزمني. يجب أن تتضمن هذه الخطة المهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية والمعالم.

تدريب الموظفين: تأكد من حصول أعضاء فريقك على تدريب كافٍ ليكونوا على دراية بالبرنامج الجديد ومعرفة كيفية الاستفادة منه بشكل جيد.

متابعة تقدم التنفيذ: راقبها دائمًا. سيمكنك هذا من تحديد أي مشاكل أو عقبات واتخاذ الإجراءات المناسبة للحفاظ على التنفيذ في الموعد المحدد.

قم بإجراء اختبار البرنامج: اختبر البرنامج جيدًا قبل نشره. هذا يضمن أن جميع الميزات وعمليات الدمج تعمل بشكل صحيح.

من خلال الالتزام بأفضل الممارسات ، يمكنك زيادة احتمالية نجاح تنفيذ برنامج PSA الذي يلبي احتياجات عملك ويساعدك في الوصول إلى أهدافك.

لذا اقرأ واستكشف أفضل برامج PSA المتوفرة في السوق لتبسيط عمليات عملك.

ManageEngine

يساعد ManageEngine PSA المؤسسات على تحديد مجالات التحسين وتبسيط إجراءات تقديم الخدمة. بفضل الرؤى والتحليلات في الوقت الفعلي المضمنة في البرنامج ، يمكنك الحصول على نظرة شاملة للعمليات التجارية ونتائجها.

يوفر البرنامج حلاً كاملاً لإدارة جميع عناصر إدارة المشروع. كما أنه يتفاعل بشكل جيد مع البرامج والأدوات الأخرى ، بما في ذلك أنظمة CRM وبرامج المحاسبة وبرامج مكتب المساعدة. تشمل الميزات الرئيسية لبرنامج ManageEngine ما يلي:

• إدارة الحساب لإدارة ميزانيات المنظمات المتعددة.
• قم بإعادة صياغة شكل ومضمون بوابة الخدمة الذاتية.
• الفوترة الآلية لتوفير الوقت والجهد المبذول في إنشاء الفواتير.
• تكامل مع العديد من تكنولوجيا المعلومات الأصلية والجهات الخارجية والبرامج المتعلقة بالأعمال.
• إدارة المشاريع بكفاءة عن طريق إنشاء المعالم والمهام.

سوبر أوبس

تتضمن SuperOps وحدة مكتب خدمة كاملة تساعد المديرين على تلبية متطلبات فريق الأعمال وتنظيم مهام الفريق بشكل صحيح.

يتلقى كل موظف لوحة معلومات تعرض قائمة بالمهام وحالة كل منها والمهام المتبقية التي يتعين إكمالها. من الممكن أيضًا تحديد اتفاقيات مستوى الخدمة وتتبع مدى الوفاء بها.

تم تجهيز SuperOps بالوحدات التالية:

• وحدة إدارة العميل للاحتفاظ بقاعدة بيانات لجهات اتصال العميل وسجلات التفاعل والعقود.
• الفوترة الآلية لتخصيص وأتمتة إنشاء العقود والفواتير.
• إدارة المشروع لتصور المشاريع والتعاون فيها وتنفيذها بسلاسة.
• إدارة الأسعار لتحقيق القدرة على التنبؤ بالتدفق النقدي.
• أتمتة المهام لضبط المهام المتكررة على الطيار الآلي وتقليل الرتابة.

أتيرا

Atera هو حل لأتمتة الخدمات المهنية (PSA) قائم على السحابة تم إنشاؤه لمساعدة مزودي خدمات تكنولوجيا المعلومات. يساعد في إدارة طلبات دعم العملاء وأتمتة إدارة الإيرادات ومراقبة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

نظرًا لأنه يأتي مع كل ما هو مطلوب ، يعد هذا البرنامج خيارًا مناسبًا بشكل خاص للشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة لأنه يوفر عليهم الوقت من الاضطرار إلى البحث في السوق عن وحدات برامج إضافية. تقدم Atera الميزات التالية للمستخدمين:

• مكتب المساعدة وإصدار التذاكر لإدارة التذاكر أثناء التنقل.
• بوابة العملاء لتدريب الموظفين والعملاء.
• عمليات تكامل الفواتير لإنشاء فواتير بالساعة ومنتجات محددة المدة ومنتجات الجهات الخارجية.
• إعداد التقارير والتحليلات للمساعدة في اتخاذ قرارات مستنيرة.
• اكتشاف الشبكة لإجراء فحص أمني شامل.

سينكرو

توفر Syncro مجموعة من الأدوات والميزات التي تساعد MSPs على تبسيط عملياتهم اليومية وتقديم خدمات أفضل لعملائهم.

يقدم برنامج PSA هذا مجموعة من الميزات التي يمكن أن تفيد الشركات الصغيرة والمتوسطة ، بما في ذلك:

• يوفر البرنامج نظامًا مركزيًا للتذاكر لإدارة طلبات العملاء ، بما في ذلك القدرة على إنشاء التذاكر وتعيينها وترتيبها حسب الأولوية.
• ميزة تتبع الوقت المضمنة ، مما يسمح لمقدمي الخدمات MSP بفوترة العملاء مقابل خدماتهم ومراقبة إنتاجية الموظفين بدقة.
• الفوترة الآلية لتوفير الوقت على الفواتير المتكررة وإحصاء الموظفين أو الأصول أو السياسات والفواتير.
• إعداد التقارير والتحليلات لتتبع عائد الاستثمار وتحويل البيانات إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

بولاريس

تجمع Polaris PSA من Replicon بيانات أعمال صحيحة بنسبة 100٪ في الوقت الفعلي ، وتقوم بتحليل كثيف العمالة ، وتقدم اقتراحات لاتخاذ قرارات استباقية.

يتكامل Polaris PSA أيضًا بشكل جيد مع نظامك البيئي الحالي نظرًا لواجهات برمجة التطبيقات المفتوحة. يرسل البرنامج إعلامات استباقية وقائمة على الاستثناءات ، والتي تبقيك على اطلاع بأي شيء غير عادي يتطلب انتباهك. يعمل حل PSA ذاتي القيادة هذا على تبسيط قرارات الأعمال المعقدة لشركتك.

يوفر برنامج PSA الغني بالميزات القدرات التالية:

• ميزة التحليلات للحصول على رؤى في الوقت الحقيقي.
• إطار لفرض السياسات القياسية والتنسيقات والبيانات وسير العمل.
• النمذجة المالية لتحسين الخدمات والإيرادات والتسعير وتعظيم الأرباح.
• عرض مركزي للمشاريع الخاصة بالعميل لإدارة الأداء ونقل الشفافية.

روكتلاين

Rocketlane عبارة عن منصة احترافية لأتمتة الخدمات والتركيب وخدمة العملاء. إنها أداة تستخدمها المؤسسات الحديثة لتعزيز تجربة العملاء ، وتقليل الوقت المستغرق في القيمة ، وزيادة القدرة على التنبؤ بالمشروع والربحية.

تم دمج كل من إدارة المشروع والتعاون في المستندات والتواصل بسلاسة في Rocketlane لتقديم تجربة فريدة وسلسة. تساعدك الوحدات المدمجة مثل إدارة الموارد وتتبع الوقت وإدارة المحافظ والميزنة على إكمال المشاريع ضمن ميزانيات وأطر زمنية محددة.

يساعدك Rocketlane على أداء المهام التالية:

• تتبع الميزانية ، وحلل النطاق الترددي للفريق ، وتوقع الطلب لتحسين هوامش الربح.
• تخطيط المشاريع وإدارة المستندات والتعاون في الوقت الفعلي من مكان مركزي.
• قوالب المشروع المتقدمة. أتمتة سير عمل المستندات لتحسين الإنتاجية.
• بوابة خدمة ذاتية للتواصل مع العملاء وأتمتة تحديثات الحالة.
• حسِّن النطاق الترددي للفريق واستفد إلى أقصى حد من الموارد المتاحة.

سكورو

أفضل الوكالات والاستشارات في العالم تعشق Scoro ، وهو نظام PSA شامل حائز على جوائز.

من الترحيب الأولي إلى آخر فاتورة ، يتيح لك Scoro إدارة سير عملك من منصة مركزية. يمكنك تبسيط وأتمتة الأنشطة المتكررة والتأكد من أن الأعمال التجارية تعمل بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان. تتضمن مجموعة وحدات Scoro ما يلي:

• إدارة الموارد لتعيين المهام بناءً على مجموعة المهارات والتوافر.
• إدارة المشروع لتبسيط سير العمل وزيادة الإنتاجية وتتبع التقدم في الوقت الفعلي.
• إدارة العملاء لإدارة العملاء والشؤون المالية والفواتير والفواتير.
• تقارير ورؤى لتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي.

وريك

Wrike هي أداة لإدارة المشاريع مستندة إلى مجموعة النظراء مع تحديثات في الوقت الفعلي ومخططات جانت والتقويمات وعرض عبء العمل لإدارة الموارد ولوحات المعلومات المخصصة.

وهو يدعم المجلدات والمشاريع والمهام والتعيين التلقائي بناءً على حالات المهمة.

Wrike for Marketers هو منتج مستقل مع قوالب مخصصة وأدوات تدقيق وامتداد Adobe. تتكامل الأداة مع العديد من الأدوات ، بما في ذلك SalesForce و Dropbox و Slack و Adobe Creative Cloud ، وتوفر واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة. Wrike مناسب للتسويق والعمليات والإبداع وفرق تقنية المعلومات الكبيرة والمتوسطة الحجم.

يتضمن Wrike الميزات القوية التالية والمزيد:

• لوحات معلومات مركزية لعرض المهام والعمليات والتحليلات.
• أتمتة لإنشاء مهام سير عمل مؤتمتة والقضاء على الجهود اليدوية.
• لوحات Kanban لتصور تقدم المشروع.
• مخططات جانت لتنفيذ جدولة المشروع التفاعلية.
• إدارة الموارد لتخصيص الموارد في وقت مبكر.

كانتاتا

باستخدام برنامج Kantata PSA ، يمكن للشركات إدارة دورة حياة المشروع بالكامل بسهولة ، من إنشاء المشروع والتخطيط ، إلى تتبع التقدم والفواتير.

تم تصميم Kantata ليكون بديهيًا وسهل الاستخدام ، مما يسهل على الشركات الصغيرة والمتوسطة اعتماد النظام الأساسي بسرعة وسهولة. يقدم عددًا كبيرًا من الميزات الأساسية ، بما في ذلك ما يلي:

• إدارة الموارد بناءً على مهاراتهم لتحسين نتائج العميل.
• الإدارة المالية لأتمتة المالية ومحاسبة المشروع.
• التحليلات وإعداد التقارير لزيادة ذكاء الأعمال واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
• تعاون الفريق لزيادة الإنتاجية من خلال العمل بشكل وثيق مع أعضاء الفريق والعملاء.
• التكامل مع أدوات مثل Slack و Hubspot و Jira و Quickbooks والمزيد.

خاتمة

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، قد يكون استخدام برنامج PSA طريقة ممتازة لخفض النفقات. يمكن أن يساعد برنامج PSA الشركات على توفير الوقت والمال مع زيادة الكفاءة عن طريق أتمتة العمليات وتبسيط العمليات.

علاوة على ذلك ، يمكن لبرنامج PSA تقديم رؤى قيمة حول بيانات واتجاهات العميل ، مما يمكّن الشركات من تحسين عمليات صنع القرار والنتائج المالية. كل هذه الفوائد يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على أن تظل قادرة على المنافسة في السوق اليوم.

يمكنك أيضًا استكشاف بعض أفضل برامج إدارة عمليات الأعمال (BPM) للشركات الصغيرة والمتوسطة.