استخدم Smartsheet لأتمتة العمليات وإدارة المشاريع وتتبع المهام

بالنسبة لإدارة المشاريع الحديثة ومراقبة المهام وأتمتة العمليات والتعاون من أماكن العمل أو المكاتب البعيدة ، فإن Smartsheet هي الأداة الوحيدة التي تحتاجها.

تعد أداة إدارة المشاريع والمهام الديناميكية ضرورية للشركات التي تعمل على تحقيق النمو عبر الإنترنت وتريد التوسع بسرعة. ومع ذلك ، فهم يستخدمون أدوات متعددة لأن معظم برامج إدارة المهام تركز على وظائف محددة.

Smartsheet هو حل شامل يوفر الوقت والمال. اقرأ في هذه المراجعة الموجزة لـ Smartsheet حتى النهاية. ستتعرف على الميزات الأساسية وكيف تتلاءم عمليًا.

ما هي Smartsheet؟

كما يوحي اسمها ، تعد Smartsheet أداة جداول بيانات حديثة. ومع ذلك ، فهي ليست فقط لمعالجة بيانات الأعمال الرقمية. يمكنك أيضًا إدارة المشاريع وتتبع المهام وأتمتة العمليات التجارية.

كما أنها تحظى بشعبية بين الأخوة التجارية كمنصة حلول رقمية بدون رمز. يمكن لفريقك تطوير حلول تلقائية لسير العمل مثل الموافقة على المستندات والموافقة على المحتوى وتعيين المهام والمزيد دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية.

أكثر من 90٪ من الشركات المدرجة في قائمة Fortune 100 تستخدم Smartsheet لتسهيل التعاون ، وسير العمل الآلي ، وإدارة المشاريع بدون مجهود ، وإدارة المحتوى ، والعمل الديناميكي.

الأداة تناسب أي عمل ، من مشروع واحد فقط إلى مجموعة من العديد من المشاريع. اعتمادًا على عبء العمل لديك ، يمكنك اختيار خطة Smartsheet الخاصة بك وتوسيع نطاقها إذا لزم الأمر.

أين يمكنك استخدام Smartsheet؟

سواء كنت تعمل عبر الإنترنت أو دون اتصال ، فإن Smartsheet مناسب لجميع أنواع الأعمال. ابحث أدناه عن قائمة بحالات الاستخدام الشائعة:

  • خدمات احترافية
  • الإتصالات
  • المنظمات غير الربحية
  • تطوير البرمجيات والمنتجات
  • شركات التصنيع
  • وكالات المبيعات والتسويق
  • دعم تكنولوجيا المعلومات والعمليات
  • أعمال الاستشارات التكنولوجية
  • الخدمات المالية
  • الشركات الصغيرة والمتوسطة
  • الحكومة الفيدرالية
  • حلول الموارد البشرية

القدرات الأساسية لـ Smartsheet

يحتوي Smartsheet على الكثير من الوظائف لتحويل العمل العادي إلى عمل مثير. تشمل قدراته الأساسية حلولًا مسبقة الصنع ، وإضافات متميزة ، ووظائف أساسية. فيما يلي بعض الوظائف الأساسية التي قد تحتاجها بانتظام:

  • سجل نشاط المهام والمشروعات وتطبيقات العمل
  • إرفاق الملفات بالمشاريع والمهام
  • أتمتة سير العمل
  • إدارة التقويم
  • موصلات تطبيقات الطرف الثالث
  • لوحات القيادة
  • طريقة المسار الحرج
  • التوقيعات الإلكترونية
  • صيغ جداول البيانات
  • الإخطارات والتذكيرات
  • رؤى العمل
  • مخطط جانت
  • ضوابط الاحتفاظ بالبيانات
  • منشئ المستندات
  • النماذج غير المتصلة وعبر الإنترنت

Smartsheet: حل شامل للمشروعات والمهام

يحتوي Smartsheet على جميع الأدوات والوظائف التي تحتاجها لإدارة المشاريع البسيطة إلى المعقدة. وبالتالي ، لا تحتاج إلى برنامج أعمال آخر للعمل على نفس المهام. علاوة على ذلك ، يمكنك ربط تطبيقات الأعمال الحالية باستخدام Smartsheet والتحكم في جميع البيانات والمهام من أداة مركزية واحدة.

اكتشف أدناه الميزات والوظائف التي تجعل Smartsheet حلاً شاملاً حقًا لأي عمليات وعمليات تجارية:

أساسيات هيكلة العمل

Smartsheet في جوهره هو أداة جداول بيانات متقدمة. بالتالي. يأتي مع ميزات مشابهة لتطبيق جداول البيانات القياسي. علاوة على الميزات القياسية ، هناك ميزات متقدمة مثل التشغيل الآلي والتطبيقات المخصصة والمشاركة والنشر وما إلى ذلك.

  كيفية إرسال دعوة Microsoft Teams

الفكرة هي السماح للمستخدمين بتخصيص التطبيق وفقًا لاحتياجات أعمالهم. بعض الميزات الأساسية الرئيسية هي:

1. الأوراق والصفوف

تعد الأوراق العمود الفقري لكل ما تفعله على Smartsheet. سواء أكنت بحاجة إلى إنشاء مشروع ، أو تطبيق عمل ، أو سير عمل آلي ، أو تقرير ، وما إلى ذلك ، فستحتاج إلى ورقة. يقوم Smartsheet تلقائيًا بإنشاء وتنسيق الورقة عندما تختار خيارات مختلفة من قائمة الإنشاء. داخل الورقة ، ستجد صفوفًا لإدخال البيانات.

2. الأعمدة

تتيح لك الأعمدة تنظيم بيانات الصف. يمكنك إضافة أعمدة مخصصة حسب احتياجات المشروع. تأتي ورقة إدارة المشروع الافتراضية مع أعمدة اسم المهمة ، والبدء ، والانتهاء ، والمدة ، والمسبقات ، والتعيين إلى ، والتعليق ، والنسبة المئوية للاكتمال ، والحالة.

3. الصيغ

يأتي Smartsheet مع صيغ جداول بيانات قياسية مثل SUM و AVG و COUNT و MIN و MAX وما إلى ذلك. ستجد صيغًا أكثر تعقيدًا في قائمة جميع الوظائف.

إدارة المشاريع ومخططات جانت

تعتبر إدارة المشاريع في Smartsheet ملائمة لأنها تستخدم جدول بيانات كمصدر بيانات أساسي للمشاريع. يمكنك إنشاء مشروع جديد من قائمة إنشاء في Smartsheet.

عندما تختار Project في قائمة Create ، تقوم Smartsheet بإنشاء ورقة جديدة تحت اسم المشروع المحدد.

تم تنسيق ورقة المشروع الجديدة تلقائيًا حتى تتمكن من إدخال بيانات المشروع مثل اسم المهمة والمدة والبدء والانتهاء والسابقة والمعيَّنة إلى والنسبة المئوية للاكتمال والحالة.

يمكنك النقر فوق الزر “ملخص الورقة” الموجود على شريط الأدوات الأيمن لإضافة ملخص للمشروع. باختصار ، يمكنك استخدام النص / الرقم وقائمة جهات الاتصال والتاريخ والقائمة المنسدلة وخانة الاختيار والرموز.

بمجرد إدخال بعض المهام وتواريخ البدء والانتهاء الخاصة بها ، يمكنك إنشاء مخطط جانت لمشروعك. في شريط الأدوات العلوي للورقة ، يجب أن ترى عرض الشبكة.

انقر فوق ذلك وقم بالتبديل إلى Gantt View للحصول على مخطط جانت التلقائي.

سير العمل الآلي

إذا كانت عملية عملك تتكون من العديد من المهام اليدوية والمتكررة ، فيمكنك أتمتة هذه المهام بكفاءة باستخدام مهام سير العمل المؤتمتة. يعد إنشاء سير عمل آلي أمرًا سهلاً للغاية على Smartsheet باستخدام القوالب. يمكنك استخدام هذه الأتمتة في حالات لا نهاية لها ، وبعض الأمثلة الرئيسية هي:

  • قم بإعلام أحد أعضاء الفريق بأنك قمت بتعيين مهمة له.
  • أبلغ صاحب المصلحة أن تاريخ المهمة المستحقة قد تغير.
  • أبلغ أصحاب المصلحة والمتعاونين باقتراب موعد حرج ، مثل اجتماع المجموعة.
  • حافظ على الجدول الزمني للمشروع محدثًا عن طريق الحصول على حالة المهمة الأسبوعية من أعضاء فريق المشروع.
  • اسمح لـ Smartsheet بتحرير الورقة تلقائيًا بناءً على إجراءات محددة مثل قيام شخص ما بإغلاق مهمة أو تحديث حالة المهمة.

يمكنك إنشاء سير عمل آلي من ورقة المشروع. ابحث عن زر التشغيل الآلي في الزاوية العلوية اليسرى من أي ورقة. انقر فوق ذلك ثم حدد إنشاء سير عمل من قالب.

المشاركة والتعاون

يعد العمل في المشاريع التعاونية بأمان أحد أفضل ميزات Smartsheet. توفر أداة المشاركة والتعاون التعاون على مستوى المؤسسة وأمان البيانات إلى المشاريع والمهام ولوحات المعلومات والتقارير وتطبيقات العمل.

1. أذونات

عندما تشارك محتوى Smartsheet الخاص بك مع شخص ما ، يمكنك تعيين أذونات مختلفة بناءً على أدوارهم. يسمح Smartsheet حاليًا بخمسة مستويات إذن: المسؤول ، والمالك ، والمحرر ، والمعلق ، والعارض.

2. النماذج

يمكنك إنشاء نماذج من عرض الورقة لتجميع البيانات حول المشاريع. يستخدم مستخدمو Smartsheet النماذج لدمج البيانات مثل:

  • ملاحظات الموظف
  • ملاحظات العملاء
  • طلبات المنتج
  • أوامر المهام
  • اقتراحات المشروع
  • إنشاء التذاكر وجمع البيانات
  9 أدوات لإنشاء روبوت محادثة شخصي أو تجاري خاص بك 🤖

3. مساحات العمل

تعمل مساحات العمل مثل التخزين السحابي المشترك على Smartsheet. يمكنك إسقاط محتوى Smartsheet مثل الأوراق والتقارير ولوحات المعلومات وتطبيقات العمل وما إلى ذلك في مساحات العمل. بعد ذلك ، قم بتكوين أذونات الوصول ومشاركة مساحات العمل مع المتعاونين. بمجرد إضافة المحتوى إلى نفس مساحة العمل مرة أخرى ، سيحصل المتعاونون على وصول تلقائي.

التقارير

تمكّنك تقارير Smartsheet من مشاركة بيانات المشروع أو المهمة عالية المستوى مع المتعاونين وأصحاب المصلحة. يمكنك دمج أوراق أو مهام أو مشاريع متعددة في تقرير أو إنشاء تقارير فردية.

تعد التقارير مفيدة عند تصفية بيانات الورقة وإظهار البيانات المحددة التي يحتاج الجمهور إلى معرفتها. ومن ثم ، يمكنك استخدام التقارير لـ:

  • تقديم المشاريع أو المهام المعلقة
  • عرض حجم المبيعات
  • الإبلاغ عن إنجازات التسويق بالأرقام
  • تقديم التقارير المالية
  • إعلام استخدام الموارد
  • الإبلاغ عن حالة المخزون

يمكنك إنشاء تقرير مستقل أو تقرير مرتبط بالمشروع من قائمة إنشاء في Smartsheet. هنا هو كيف:

  • اختر تقرير من قائمة إنشاء.
  • حدد إما تقرير الصف أو تقرير ملخص الورقة.
  • يساعد تقرير الصف في إنشاء تقارير من البطاقات وجانت والتقويمات وشبكات الأوراق.
  • تقرير ملخص الورقة فعال إذا كنت بحاجة إلى إنشاء حساب على ملخصات أوراق المشروع المختلفة.
  • حدد ارتباط التقرير الذي تم إنشاؤه حديثًا لبدء إضافة البيانات.
  • ستوجهك واجهة Smartsheet خلال المرة الأولى.

لوحات القيادة

تمكّنك لوحات المعلومات من مشاركة تقارير تفاعلية وبديهية مع المتعاونين دون مشاركة الأوراق المعقدة.

يمكن للشركات استخدام لوحات معلومات Smartsheet بعدة طرق مثل:

  • مقياس إنجاز المشروع لفرق المشروع
  • لوحة قياس أداء الموظف لفريق الموارد البشرية
  • مجلس الإنجاز المالي للعمليات المالية
  • المبيعات المحققة مقابل الهدف لفرق المبيعات

لإنشاء لوحة تحكم:

  • حدد أي مشروع من تصفح Smartsheet.
  • انقر فوق إنشاء ثم اختر لوحة القيادة / البوابة.

  • اكتب اسمًا وانقر فوق “موافق”.
  • ستظهر لوحة تحكم أسفل المشروع.
  • انقر فوق ذلك للوصول إلى شاشة التحرير.
  • الآن ، حدد Add Widget لإضافة بيانات إلى لوحة التحكم.
  • يمكنك الاختيار من بين Metric ، و Chart ، و Shortcut ، و Report ، و Image ، وما إلى ذلك.
  • بمجرد اختيار القطعة ، ستحصل على خيار إضافة بيانات.

  • انقر فوق ذلك واختر الشبكة أو بيانات ملخص الورقة من شاشة تحديد البيانات.

منشئ الوثيقة

يمكن للشركات التي تتعامل مع العديد من العقود والمستندات المخصصة الاستفادة من ميزة Smartsheet هذه. يمكنك تحديث بيانات الورقة فورًا من مشروع أو مهمة Smartsheet إلى نموذج PDF قابل للتعبئة.

  • حدد صفوف الورقة ثم انقر بزر الماوس الأيمن واختر إجراءات الصف.
  • في قائمة السياق الجديدة التي تظهر ، ستجد إنشاء المستندات.

  • انقر فوق ذلك للانتقال إلى صفحة تعيين Document Builder.
  • قم بتعيين مستندات PDF القابلة للتعبئة مرة واحدة لكل مشروع وإنشاء المستندات وقتما تشاء.

1. توقيعات DocuSign

إذا احتاج المستند إلى توقيعات من المتعاونين ، فيمكنك استخدام قالب DocuSign.

2. تخصيص رسائل البريد الإلكتروني

تتيح لك هذه الميزة الفرعية إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى المتعاونين للتوقيعات الإلكترونية مباشرةً من أي مشروع أو ورقة مهمة.

3. حالات المسار

عند تعيين Document Builder ، أدخل عنصر عمود تعقب إضافة لتعقب حالة الموافقة على المستند. عندما تكتشف Smartsheet تغييرًا في DocuSign ، فسوف تقوم بتحديث الحالة في الورقة.

تطبيقات العمل

تتيح لك هذه التطبيقات إنشاء تطبيقات ويب مستقلة لمحتوى Smartsheets مثل لوحات المعلومات ، والتقارير ، والأوراق ، والنماذج ، ومُحرر مستندات Google ، ولوحات معلومات Tableau ، وما إلى ذلك. تأتي تطبيقات العمل مع عناوين URL مخصصة بحيث يمكنك إرسال عنوان URL أو إرساله عبر البريد الإلكتروني لتحقيق تعاون فعال. علاوة على ذلك ، يمكنك تعيين ضوابط وصول مخصصة في WorkApps.

  كيف أقوم بتحديث بطاقة رسومات AMD الخاصة بي؟

1. إنشاء تطبيق العمل

  • من Smartsheet Home الخاص بك ، انقر فوق إنشاء وحدد WorkApp.
  • يمكنك البدء من البداية أو تحديد قالب WorkApp.
  • انقر فوق قسم “التطبيق بلا عنوان” في شاشة “تطبيق العمل” لإدخال اسم.
  • سيرشدك المنشئ لإنهاء تطبيق العمل.

2. إضافة محتوى إلى WorkApp

  • إذا كنت مالك المحتوى أو مسؤول Smartsheet ، فيمكنك إضافة المحتوى إلى WorkApps.
  • انتقل إلى صفحة WorkApps الرئيسية عن طريق النقر فوق زر WorkApp على اللوحة اليسرى.
  • انقر فوق تطبيق العمل المستهدف ثم حدد تحرير التطبيق.
  • من قسم الصفحات على شريط الأدوات الأيسر ، اختر إضافة صفحات.

  • انقر فوق محتوى Smartsheet وحدد موقع المحتوى لإضافته إلى WorkApp.

3. معاينة تطبيقات العمل

بمجرد إضافة الدور والمحتوى إلى WorkApp ، يمكنك معاينته حسب الدور لترى كيف سيبدو التطبيق بمجرد اتصاله بالإنترنت. انقر فوق الزر معاينة في الزاوية العلوية اليسرى من شاشة WorkApp وحدد دورًا مثل Project Team. يمكنك النقر فوق نشر لإنهاء التطبيق من وضع المعاينة أو تحديد إنهاء المعاينة لبدء العمل على تطبيق العمل.

موصلات تطبيقات الطرف الثالث

توجد العديد من موصلات Smartsheet (بروتوكولات ODBC) في قسم الوظائف الإضافية في مركز الحلول. ومع ذلك ، فإن ما يلي هو الأكثر شيوعًا الذي تستخدمه الشركات المتوسطة والكبيرة:

1. موصل جيرا

يمكّنك من العمل على مشكلات Jira وتذاكرها مباشرةً من تطبيق Smartsheet. يجب عليك الاشتراك في Business أو Enterprise أو Smartsheet Advanced للحصول على هذا الموصل. يدعم الموصل كلاً من بدلات Jira المستضافة ذاتيًا والسحابة. يمكن لمدير Smartsheet السماح لملفات التعريف على مستوى المستخدم بتحديث التذاكر ومراقبة التقدم وتتبع سير عمل Jira.

2. موصل Salesforce

يتيح Salesforce Connector للاشتراك في Smartsheet Advance للمبيعات والمنتجات وطلب الفرق لجلب البيانات في الوقت الفعلي من تطبيق Salesforce. يمكنك أتمتة عمليات Salesforce مثل مراجعة خط الأنابيب ، والتحديثات المجمعة ، والتنبؤ ، والتسليم من المبيعات إلى الخدمات ، والمزيد.

3. موصل Microsoft Dynamics 365

تتوفر مزامنة Microsoft Dynamics 365 مع Smartsheet Advance. يساعد الشركات التي تواجه العملاء على التعاون مباشرة مع المبيعات والمنتجات وطلب فرق العمل على Smartsheet. قم بتوصيل مثيل Microsoft Dynamics 365 الخاص بك مرة واحدة وقم بتنفيذ جميع المهام العادية من Smartsheet.

استنتاج

يجب أن تبحث عن حل الكل في واحد عندما تختار مشروعًا وبرنامجًا لإدارة المهام. خلاف ذلك ، ستجد أنك وفريقك مشغولون بإدارة أدوات عمل متعددة بدلاً من المشاريع وخسارة الإنتاجية.

Smartsheet هي إحدى هذه الأدوات التي توفر جميع الوظائف التي يحتاجها العمل الديناميكي. جرب الأداة وقم بتطبيق الوظائف المذكورة أعلاه في عملك. اكتشف ما إذا كان بإمكانك مشاهدة إنتاجية وأتمتة وتعاون أفضل بين فرقك.

قد تكون مهتمًا أيضًا بمقدمة SAFe لزيادة الإنتاجية في إدارة أعمال مؤسستك.