دليل موجز لمساعدة مكتبك على عدم استخدام الورق [7 Tools]

كان هناك تحول في ثقافة العمل ومكان العمل في السنوات الأخيرة. يروج أرباب العمل بشكل متزايد لبرامج المكاتب غير الورقية لتسهيل الوصول السريع والمريح والأسهل إلى المعلومات.

باستخدام هذا النوع من المكاتب ، يمكن للموظفين العمل وفقًا لجداولهم ، ويتم توزيع المعلومات بسهولة أكبر في جميع أنحاء المؤسسة.

مع تزايد المخاوف البيئية ، أصبحت الشركات أكثر اعتمادًا على المكاتب غير الورقية. في كل عام ، يولد الموظف العادي في المكتب أكثر من 2000 رطل من النفايات ، وفقًا لدراسة أجرتها الرابطة الوطنية لموردي المنتجات المكتبية (NAOP).

الأمر متروك للشركات إما لزيادة جهود إعادة التدوير أو تقليل كمية النفايات التي تولدها.

قد تفكر في نموذج مكتب غير ورقي إذا كانت شركتك تبحث عن نهج مستدام لتقليل إنتاج النفايات. إنه يلغي الحاجة إلى المستندات التقليدية مثل الرسائل والتقارير والفواتير باستخدام برامج مكتبية غير ورقية.

يمكن التخلص من نسخ الورق وفرز أكوام الورق ، مما يوفر وقت الموظفين الإداريين. علاوة على ذلك ، يمكن للشركات توفير المال عند الطباعة باستخدام مكتب بلا أوراق.

قد يبدو عدم استخدام الأوراق في مكتبك أمرًا شاقًا ، ولكنه ليس بالصعوبة التي تعتقدها. في هذا الدليل ، سنشرح أساسيات الاستغناء عن الأوراق ونقدم نصائح حول البدء.

ستساعدك الخطوات التالية على تنظيم مكتبك وجعله أكثر كفاءة ، مما يجعل حياتك أسهل في العمل.

التأثير البيئي بسبب المكاتب التي تتمحور حول الورق

الورق مادة متعددة الاستخدامات تم استخدامها لعدة قرون. يمكن استخدامه لأغراض مختلفة ، من الكتابة والطباعة إلى التعبئة والتغليف والعزل. مع تزايد شعبية استخدام الورق ، من الضروري أن تكون على دراية بتأثير النفايات على البيئة.

لها تأثير بيئي كبير بسبب ارتفاع معدلات الإنتاج والاستهلاك. في الواقع ، وفقًا لبرنامج الأمم المتحدة للبيئة (UNEP) ، تعد صناعة الورق واحدة من أكبر ثلاث صناعات في العالم تضر بالبيئة.

تساهم المكاتب التي تركز على الورق في إحداث أضرار بيئية عندما تصبح المنصات الرقمية هي الوضع الطبيعي الجديد.

ما هو المكتب اللاورقي؟

تعد المكاتب الخالية من الأوراق اتجاهًا شائعًا في مجال الأعمال ، حيث لا يُطلب من الموظفين حمل أي أعمال ورقية معهم. مع المكتب غير الورقي ، يمكن الآن إنجاز جميع الأعمال الورقية التي كانت تتم في المكاتب إلكترونيًا.

هذا يقلل من استخدام الورق ويسمح للموظفين بالعمل من أي مكان في العالم. المكتب غير الورقي مهم لعدة أسباب ، ومن المرجح أن يصبح أكثر شعبية في السنوات القادمة.

فوائد المكتب اللاورقي

ليس سراً أن التكنولوجيا تتطور باستمرار. لقد ولت الأيام التي كان علينا فيها خلط الأوراق حول مكتبنا للبقاء منظمين.

يمكن لبرامج المكاتب الحديثة الخالية من الورق العثور بسهولة على استفسارات في أكبر المستندات في غضون ثوانٍ. هذا هو السبب في أن المكاتب تتجه نحو مكتب بلا أوراق باستخدام برامج المكتب المتقدمة الخالية من الورق اليوم ، بما في ذلك الملفات الرقمية والسجلات الإلكترونية.

فيما يلي بعض الفوائد التي تجعلك تفكر في اعتماد مكتب بلا أوراق:

يحسن الاتصال

على عكس الأيام الخوالي عندما كان الموظفون يضطرون إلى الانتظار لساعات حتى تصل المستندات إلى صناديق البريد الخاصة بهم ، يمكنهم الآن الوصول إلى المعلومات على الفور عندما يحتاجون إليها عبر الأنظمة الرقمية. وهذا يعني أوقات استجابة أسرع لطلبات العملاء وتحسين الاتصال بين الموظفين والإدارة.

يقلل من تكاليف الطاقة

يتطلب الورق قدرًا كبيرًا من الطاقة للإنتاج والشحن ، وهو ما يزيد مع مرور الوقت. من خلال عدم استخدام الورق ، يمكنك تقليل استهلاك الطاقة في مكتبك باستخدام المستندات الإلكترونية بدلاً من المستندات المادية. هذا يمكن أن يخفض فاتورة الطاقة الخاصة بك إلى النصف أو أكثر.

  كيفية إلغاء دفعة على PayPal

وفر الوقت

عندما يكون كل شيء رقميًا ، فلا داعي لنسخ المعلومات ولصقها من مستند إلى آخر.

يمكنك الوصول بسهولة إلى أي معلومات تحتاجها مباشرة من مكتبك المريح دون قضاء وقت إضافي في البحث عنها. هذا يوفر الوقت ، ويقلل من الضغط والضغط غير الضروريين ، ويساعد على ضمان أنك لن تفوت أبدًا هذا الموعد النهائي الحاسم.

يقلل الهدر

جزء كبير من تقليل النفايات هو الحد من ما يتم التخلص منه في سلة المهملات. من خلال عدم استخدام الورق ، يمكنك تجنب طباعة عدد لا يحصى من قطع الورق التي يتم إلقاؤها في سلة المحذوفات.

بدلاً من ذلك ، قم بتخزين جميع المعلومات رقميًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في ملفات رقمية. هذا يعني نفايات أقل ورحلات أقل إلى مركز إعادة التدوير.

كيفية تنفيذ فكرة المكتب اللاورقي في مكان العمل؟

قد تكون إدارة كل الأوراق التي تقوم بتجميعها في العالم الرقمي اليوم أمرًا صعبًا. ولكن عند تنفيذ بيئة غير ورقية ، فإن ذلك لا يجعل عملك أكثر كفاءة فحسب ، بل يساعد أيضًا في حل مشكلات مثل إعادة التدوير والتخزين. فيما يلي بعض الطرق التي تساعدك على عدم استخدام الورق في عملك:

# 1. استخدم أنظمة التخزين السحابية

أصبح الانتقال إلى مكتب بلا أوراق شائعًا بشكل متزايد ، لكنه لا يخلو من التحديات. أحد أكبر التحديات هو أن العديد من الموظفين لا يزالون يعتمدون على المستندات الورقية لإكمال عملهم.

هذا يعني أنهم بحاجة إلى الوصول إلى هذه المستندات أينما كانوا ، مما قد يمثل مشكلة إذا كانوا بعيدًا عن مكاتبهم أو تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بهم.

تتمثل إحدى طرق حل هذه المشكلة في استخدام منصات التخزين السحابية. تسمح هذه المنصات للموظفين بتخزين مستنداتهم إلكترونيًا والوصول إليها من أي جهاز. هذا يلغي الحاجة إلى حمل الكثير من المستندات الورقية ويجعل من السهل تتبع كل ما يحتاجون إليه.

فائدة أخرى لاستخدام هذه المنصات هي أنها يمكن أن تساعدك في توفير المال. إذا كنت تقوم بتخزين مستنداتك إلكترونيًا ، فلن تضطر إلى الدفع مقابل مساحتها على محرك الأقراص الثابتة. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك العديد من المستندات لتخزينها.

بشكل عام ، يعد استخدام منصات التخزين السحابية طريقة رائعة لتحسين كفاءة مكتبك الخالي من الورق. إنها توفر طريقة سهلة للموظفين للوصول إلى مستنداتهم ، مما يقلل من وقتهم في البحث عنها.

# 2. تطبيق أدوات الاتصال الإلكترونية

ليس سراً أن أدوات الاتصال الإلكترونية أصبحت شائعة بشكل متزايد في مكان العمل اليوم. يتبنى موظفو Office من جميع المستويات هذه الأدوات مثل البريد الإلكتروني أو Microsoft Office 365 أو Slack لزيادة الكفاءة وتقليل النفايات الورقية.

من أهم فوائد استخدام هذه الأدوات أنها يمكن أن تساعد في التخلص من الأعمال الورقية غير الضرورية. هذا يوفر الوقت والطاقة ويقلل من مخاطر الخطأ البشري.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد أدوات الاتصال الإلكترونية أيضًا في تحسين الكفاءة والإنتاجية في المكتب. من خلال السماح للموظفين بمشاركة الملفات والتعاون في المشاريع في الوقت الفعلي ، يمكن لهذه الأدوات زيادة الكفاءة بنسبة تصل إلى 50٪.

الشركات التي طبقت هذه الأدوات بنجاح زادت بشكل كبير من إنتاجية الموظفين ورضاهم.

# 3. تدريب الموظفين فيما يتعلق بالبرامج الإلكترونية

مع تحرك الشركات نحو مكان عمل بلا أوراق ، يجب تدريب الموظفين بشكل صحيح لتجنب الحوادث المحتملة. من خلال تدريب الموظفين على كيفية العمل بدون أوراق ، يمكنك التأكد من قدرتهم على التعامل مع أي ملفات أو مستندات تحتاج إلى تخزينها إلكترونيًا.

لن يؤدي ذلك إلى توفير وقت عملك وأموالك فحسب ، بل سيساعد فريقك أيضًا على الحفاظ على إنتاجيته وأمانه أثناء العمل في بيئة غير ورقية.

# 4. قم بإنشاء مساحة عمل إلكترونية

أصبحت المكاتب غير الورقية شائعة بشكل متزايد ، ليس فقط لأنها صديقة للبيئة أكثر ولكن أيضًا لأنها أفضل لإنتاجية موظفيك.

يضمن إنشاء مساحة عمل إلكترونية مصممة وفقًا لاحتياجاتك أن يكون كل فرد في مكتبك منتِجًا ويمكنه التركيز على عملهم.

تجعل برامج المكتب اللاورقية العمل بلا أوراق أسهل

قد يكون القيام يدويًا بكل خطوة من خطوات إنشاء مساحة عمل خالية من الورق أمرًا مثيرًا للغضب.

  كيفية حذف جميع إعادات التغريد في تويتر

علاوة على ذلك ، فإن إدارة مثل هذه العلاقة المعقدة بين التطبيقات المختلفة مهمة. في ما يلي بعض البرامج المكتبية غير الورقية المصممة خصيصًا للسماح للمكاتب بالانتقال بسهولة إلى الطريقة الرقمية دون الكثير من التدريب أو تخصيص الموارد.

سجل الان

كثير من الناس على دراية بالطريقة الورقية التقليدية عند توقيع المستندات. ومع ذلك ، قد تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً في بعض الأحيان ، وليس هناك ما يضمن دقة جميع التوقيعات.

لحسن الحظ ، تعمل أداة جديدة عبر الإنترنت تسمى Sign Now على تسهيل العملية اللاورقية لتوقيع المستندات عبر الإنترنت.

يتيح تطبيق Sign Now للمستخدمين إنشاء توقيعات رقمية باستخدام أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة المحمولة الخاصة بهم. بمجرد الانتهاء من توقيعك ، يمكنك حفظه في ملف أو مشاركته مع الآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر Sign Now نصائح وإرشادات مفيدة لضمان دقة وقراءة تواقيعك.

الخدمة مجانية ويمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت. يمكن توقيع المستندات من أي مكان في جميع أنحاء العالم ، وليست هناك حاجة لطباعة المستند أو الفاكس.

أدخل تفاصيل الورقة ، واختر نوع التوقيع ، ثم أرسل النموذج. ستقوم الخدمة تلقائيًا بإنشاء نسخة رقمية من المستند وإرسالها إلى عنوان بريدك الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام هذه الأداة لأغراض مختلفة ، مثل توقيع المستندات عبر الإنترنت وإنشاء الاتفاقيات والتفاوض على العقود. باختصار ، إذا كنت تبحث عن طريقة سهلة لتوقيع أوراقك القانونية ، فإن Sign Now تستحق المحاولة.

حشو قوات الدفاع الشعبي

ستحب ملف PDF إذا كنت محترفًا مشغولًا ولديك العديد من المستندات لإدارتها. تتيح لك هذه الأداة عبر الإنترنت تحرير المستندات وإنشاؤها وإدارتها بسرعة وسهولة.

املأ الحقول ، وانقر فوق إرسال ، وسيتم حفظ التغييرات تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى طباعة نسخة أو مشاركتها مع شخص آخر ، فيمكن أن تساعدك أداة تعبئة PDF في القيام بذلك أيضًا.

إنها أداة متعددة الاستخدامات يمكن استخدامها لتحويل ملف PDF الثابت الخاص بك إلى تجربة تفاعلية للمرسل والمستقبل.

يحتوي PDF Filler على العديد من الميزات التي تجعله خيارًا مثاليًا للأشخاص الذين يحتاجون إلى تحديث ملفاتهم أو إدارتها بسرعة. علاوة على ذلك ، فهو رائع أيضًا للأشخاص الذين يحتاجون إلى أتمتة إنشاء وتعبئة مستندات PDF عبر الإنترنت.

تحقق من أفضل الأدوات لضغط PDF [Online + Software].

وقت المكتب

تعد إدارة العمل والوقت الشخصي أمرًا صعبًا ، ولكن إذا كنت تبحث عن تطبيق لمساعدتك في ذلك ، فإن DeskTime هو أداة مثالية.

باستخدام هذا التطبيق ، يمكنك بسهولة تتبع كل ما يحتاج إلى انتباهك بمساعدة متتبع الوقت التلقائي. سواء كان ذلك لساعات عمل أو كم من الوقت كنت نائما الليلة الماضية ، فإن هذا التطبيق يحتوي على كل الأجراس والصفارات التي تجعل من السهل عليك إدارة جدولك الزمني.

DeskTime هو التطبيق النهائي لإدارة جدولك الزمني وأعمالك عبر الإنترنت بنجاح. يقدم التطبيق مجموعة متنوعة من الميزات لجعله الأداة المثالية لإدارة الوقت وتنظيمه.

يمكن تنزيل التطبيق مجانًا ، ولا توجد عمليات شراء داخل التطبيق. يمكن استخدامه أيضًا لتتبع وقتك ووقت الآخرين.

يمكنك أيضًا استخدام هذا التطبيق لإدارة أنشطة الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، بما في ذلك تتبع أرقام المبيعات وتحديثات الوسائط الاجتماعية. يعد متتبع الوقت النهائي هذا أداة مثالية لأي شخص يريد تحسين كفاءته وإنتاجيته.

تنزيل – الويب | أندرويد | IOS

جورو

تعد تعقيدات العقود القانونية شاقة للغاية ، ولكن الحل الرقمي مثل Juro مثالي لمثل هذه الحالات. إنها أداة أتمتة العقود القانونية التي يمكن أن تساعد فريقك على تبسيط إنشاء العقود القانونية وتوقيعها وتتبعها.

من خلال أتمتة مهام العقد اليومية ، يمكنك توفير الوقت وضمان الدقة في إنشاء العقد. كما أنه يوفر واجهة مستخدم تسهل على كل فرد في فريقك استخدامها.

هذا يجعل العملية أكثر سلاسة ويسهل الوصول إليها لجميع المعنيين. بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل Juro مع العديد من البرامج القانونية الشائعة ، بحيث يمكنك بسهولة إدارة العقود الخاصة بك وتتبعها من مكان واحد.

  إصلاح رسالة خطأ Sling TV 8-12

تشمل مزايا استخدام Juro أتمتة عملية إنشاء العقود ، ومراقبة الامتثال وتتبعه ، وأتمتة التفاوض وتنفيذ العقود.

كما يقدم مجموعة من الميزات لمساعدة الشركات على تحسين الكفاءة والفعالية ضمن عقودهم القانونية. لذلك ، إذا كنت تبحث عن طريقة لأتمتة عملية إنشاء العقد ، فابحث عن Juro.

Filecenter

مع العدد المتزايد من الملفات الرقمية لديك ، من السهل أن تطغى على كمية البيانات التي يجب عليك إدارتها. لكن إحدى الطرق للتعامل مع هذا هو استخدام أداة مثل Filecenter.

بمساعدة هذه الأداة ، يمكنك تنظيم مستنداتك بسرعة وإدارة جميع ملفاتك الرقمية ، مما يسهل العثور عليها.

Filecenter هو نظام إدارة ملفات قائم على السحابة يجعل من السهل الوصول إلى الملفات ومشاركتها والتعاون في العمل عليها من أي جهاز أو موقع. يمكنك الوصول إلى هذه الأداة من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت.

لا تحتاج إلى أي برامج أو أجهزة خاصة لاستخدام FileCenter. فقط افتح الموقع وابدأ في البحث عن الملفات التي تحتاجها. يمكنك أيضًا استخدام هذه الأداة لمشاركة المجلدات أو تخزين الملفات الكبيرة على السحابة.

إذا كنت تبحث عن طريقة بسيطة لتبسيط سير عملك ومساعدتك على البقاء منظمًا ، فإن Filecenter هو الحل الأمثل.

ملفات م

إذا كنت مثل معظم العاملين في مجال المعرفة ، فأنت تبحث دائمًا عن طرق لتكون أكثر إنتاجية. ولكن مع التدفق المستمر للمعلومات والمشاريع الجديدة ، قد يكون من الصعب مواكبة ذلك. وهنا يأتي دور ملفات M.

تم تصميم النظام الأساسي لإدارة المستندات المستند إلى البيانات الوصفية لمساعدة العمال على إطلاق العنان لإمكاناتهم الإنتاجية. تتيح لك منصة M-Files الوصول بسهولة والتعاون في الملفات من أي جهاز أو كمبيوتر من خلال توفير موقع مركزي لجميع مستنداتك.

بالإضافة إلى ذلك ، توفر منصة M-Files إمكانات بحث قوية تسمح لك بالعثور على ما تبحث عنه بالضبط بسرعة وسهولة.

أحد أفضل الأشياء في M-Files هو أنها يمكن أن تساعد الشركات على زيادة أرباحها. تضمن مراجعة وإنشاء ملف M أن جميع بيانات عملك الأساسية منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة.

هذا يجعل تتبع تقدمك والبقاء على رأس أموالك أسهل. فائدة أخرى رائعة لملفات M هي أنها خاصة. بيانات عملك غير متاحة للجمهور ليراها الآخرون. هذا يمكن أن يحمي سمعتك التجارية والأسرار التجارية القيمة.

كلودلي

يتيح لك الفاكس الظاهري القوي من Cloudli عبر حلول IP جعل عملياتك افتراضية مع الحفاظ على أمان البيانات الهامة.

تتيح لك حلولهم إنشاء أجهزة افتراضية وإدارتها ونشرها بسرعة وسهولة في السحابة دون القلق بشأن البنية التحتية المطلوبة لدعمها.

مع حلول الفاكس / IP من Cloudli ، يمكنك إرسال واستقبال الفاكسات بأمان في جميع أنحاء العالم دون الحاجة إلى خط أو جهاز فاكس مخصص.

تقدم Cloudli العديد من المزايا للشركات التي تحتاج إلى جعل عملياتها افتراضية. أولاً ، يساعد على دمج بنيتك الأساسية وتحسين الكفاءة من خلال السماح لك بتشغيل تطبيقات متعددة على خادم واحد.

يوفر لك هذا الوقت والمال ، حيث لم تعد مضطرًا إلى شراء خوادم منفصلة لكل تطبيق. كما أنه يحمي بياناتك من خلال تمكينك من جعل الخوادم افتراضية.

إذا فشل أحد الخوادم ، فسيستمر الآخرون في العمل. أخيرًا ، يمكن أن تساعد Cloudli في تقليل التكاليف عن طريق أتمتة الاتصال بين الخوادم والعملاء.

استنتاج

أصبحت المكاتب غير الورقية أكثر شيوعًا ، ليس فقط بسبب الفوائد البيئية ولكن أيضًا لأنها يمكن أن توفر لك الكثير من المال.

في هذا الدليل ، ناقشنا الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة مكتبك على عدم استخدام الورق. لقد ذكرنا أيضًا أفضل البرامج اللاورقية لمساعدة مكتبك على التخلص من الأوراق بسهولة.

يمكنك الآن التحقق من أفضل حلول سطح المكتب الافتراضية للأفراد والشركات.