دليل ونماذج مجانية [2022]

لدى مديري المشاريع مهمة بسيطة: قيادة المشروع والفريق حتى النهاية بمعدل نجاح 100٪.

إنهم بحاجة إلى تنفيذ هذه المسؤولية من خلال إبقاء كل شخص مشارك في الحلقة وإيصال هدف المشروع كقصة. هنا يأتي قالب خارطة طريق المشروع!

تساعد خارطة طريق المشروع مدير المشروع على تقديم نظرة شاملة للمشروع إلى أصحاب المصلحة بتنسيق سهل الفهم. الهدف النهائي هو إشراك جميع أصحاب المصلحة دون أي شك في أذهانهم فيما يتعلق بمعالم المشروع ومكوناته والميزانية والهدف النهائي.

إنه مجرد سرد للقصص حيث تقوم بتبسيط المواد التقنية بأمثلة من الحياة الواقعية. في نهاية العرض التقديمي ، يجب أن يكون هناك إعداد توقعات واضح بين أصحاب المصلحة أو المديرين أو أعضاء الفريق المنفذ.

بصفتك مدير مشروع ، لديك الكثير من الأشياء التي تقلق بشأنها ، ولا ينبغي أن تكون خارطة طريق المشروع واحدة أخرى. لهذا السبب تعتمد العديد من وكالات إدارة المشاريع المخضرمة والمتخصصين على قوالب خارطة طريق المشروع الجاهزة للاستخدام. تابع القراءة للعثور على مناقشة متعمقة حول خارطة طريق المشروع وبعض القوالب الاحترافية التي يمكنك استخدامها.

ما هي خارطة الطريق في إدارة المشاريع؟

تعد خارطة طريق المشروع نظرة عامة سهلة الفهم وعالية المستوى ومفصلة للمكونات الحيوية لأي مشروع. إنه مورد غير سري وصديق للعين يمكن لمديري المشاريع مشاركته مع مجموعة عامة أو مهنية لشرح ما يلي بسرعة:

  • لقطة صغيرة الحجم لأهداف المشروع.
  • مخرجات المشروع الرئيسية.
  • تبعيات مهام المشروع.
  • معالم المشروع الحاسمة.
  • مخاطر المشروع.

استخدمه لنقل قصة المشروع قبل وأثناء بدء المشروع. إنها تمكنك من مشاركة الخطط عالية المستوى ، ووضع التوقعات المناسبة ، وإبراز المكونات الحيوية للأعمال القادمة للمشروع.

أهمية إنشاء خارطة طريق للمشروع

تعد خارطة طريق المشروع طريقة سهلة للتعبير عن أهداف أو أهداف المشروع. في بعض الأحيان ، يمكن تعديل هذه التقارير لشرح حالة المشروع وسرعة التقدم. اكتشف أدناه أهمية وجود خريطة طريق لمشروع لأي مشروع:

# 1. إدارة توقعات أصحاب المصلحة

يساعدك قالب خارطة طريق المشروع على تعيين التوقعات الصحيحة بين مالكي المشروع وأصحاب المصلحة. عندما تتخيل التكاليف والموارد والجدول الزمني بإيجاز ، سيكون المشرفون قادرين على مساعدتك في تحديد احتياجات مشروعك.

  ما تحتاج إلى معرفته

# 2. نقل الأهداف والخطط بسهولة

عادة ما تكون خرائط طريق المشروع في تنسيقات مرئية مع نظرة عامة عالية المستوى. وبالتالي ، يعد نقل المعلومات الحيوية بسرعة إلى أصحاب المصلحة وثيقة مهمة.

# 3. شجع على اتخاذ قرارات أسرع

تحدد خارطة طريق مشروعك بوضوح النواتج والأهداف الأساسية. عندما تواجه تعارضًا في تحديد أولويات المهام أثناء المشروع ، ارجع إلى مستند خارطة طريق المشروع الأصلي لفهم المهمة التي يجب الإسراع بها.

# 4. صياغة لقطات المشروع المحدثة

تتمثل المهمة الرئيسية لخارطة طريق المشروع في إنشاء إصدارات محدثة مختلفة مع تقدم المشروع. يمكنك استخدام هذه التقارير المحدثة لتقديم عرض تقديمي لا يحتاج إلى تفكير حول حالة المشروع التي يمكن أن يفهمها أي مستوى من الجمهور.

# 5. التواصل مع الفرق الخارجية

لا تحتوي خرائط طريق المشروع عادةً على معلومات سرية حول العمل. ومن ثم ، يمكنك أيضًا توصيل المستند مع الأطراف الخارجية المشاركة في المشروع.

# 6. بمثابة تذكير

ينطوي أي مشروع على مخاطر الخروج عن المسار الصحيح أثناء الأنشطة العادية. ومع ذلك ، يجب أن تطلب من فريقك الرجوع إلى خارطة طريق المشروع لاستعادة الحالة إلى المسار الصحيح.

مزايا خارطة طريق المشروع

لقد تم التقليل من شأن خريطة طريق المشروع أو التقليل من شأنها لفترة طويلة ، ولكن مديري المشاريع الآن يؤكدون على هذا المورد. إذا قمت بإعداد خارطة طريق لمشروع في تخطيط مشروعك ، فستحصل على الحواف التالية على منافسيك:

  • تأسيس مساءلة المشروع
  • تحديد الأولويات والمحاذاة
  • التنسيق الفعال
  • تصور الأدوار بوضوح
  • توضيح أهداف المشروع

مكونات خارطة طريق المشروع النموذجية

يجب أن تناسب خارطة طريق مشروعك صفحة واحدة. وبالتالي ، تحتاج إلى اختيار مكونات خارطة طريق المشروع بذكاء. يجب عليك تضمين ما يلي في نموذج خريطة طريق مشروعك:

  • أولاً ، قم بتضمين نظرة عامة على جدول المشروع بمواعيد نهائية غير قابلة للتفاوض.
  • لا تتخطى المعالم الأساسية التي يهدف فريقك إلى تحقيقها.
  • يجب أن تسلط خارطة الطريق الضوء أيضًا على توزيع الميزانية والموارد البشرية في شكل مرئي.
  • يجب أيضًا تمييز أي تبعيات مهمة تتوقعها هنا.
  • يجب أن تتضمن وثيقة خارطة طريق المشروع جهات اتصال حيوية ، خاصة للمستشارين والموردين الخارجيين.
  • صف الأهداف والأهداف والأولويات كنظرة عامة رفيعة المستوى في بضع جمل.

فيما يلي بعض من أفضل قوالب خارطة طريق المشروع المجانية التي يمكنك استخدامها.

ورقة ذكية

ورقة ذكية هو مزود معروف للبرامج كخدمة (SaaS) لإدارة العمل والتعاون عن بُعد في المشاريع. أحد أحدث عروضها هو خارطة طريق للمشروع سهلة الاستخدام وقابلة للتعديل لمديري المشاريع المحترفين.

  9 من أفضل منصات استضافة خادم الألعاب للجميع

يمكنك استخدام أي من القوالب الموجودة في تطبيق الويب هذا والحفاظ عليها طوال المشروع لأغراض التحديث. يمكن الوصول إلى هذه التنسيقات بسهولة نظرًا لأن Smartsheet يتيح لك تنزيل القالب المعدل بتنسيقات مختلفة مثل Word و Excel و PowerPoint و Docs و Sheets و Slides.

بعض القوالب الجاهزة ذات الصلة اليوم هي:

  • مثال على خارطة طريق المشروع لتكنولوجيا المعلومات (IT)
  • وثيقة مثال لخريطة طريق المشروع المتعددة
  • مثال على خارطة طريق المشروع لمدة 3 سنوات
  • نموذج خارطة طريق المشروع السريع

علاوة على ذلك ، يمكن الوصول إلى القوالب مجانًا حيث يمكنك تجربة النظام الأساسي كتجربة وتنزيل المستند الذي تحتاجه. أيضًا ، إذا وجدت أن النظام الأساسي مفيد لمشاريعك ، فيمكنك الحصول على اشتراك كامل أيضًا.

الجدول الزمني للمكتب

الجدول الزمني للمكتب هي وجهة شهيرة أخرى لقوالب خارطة طريق المشاريع عالية الجودة والتي يمكنك الحصول عليها مجانًا. تساعدك الأداة في تحويل بيانات إدارة المشاريع المعقدة إلى خرائط طريق واضحة للمشروع على Microsoft PowerPoint.

يمكنك تقديم مستند خارطة الطريق بسهولة أمام جمهور ذي قيمة عالية بثقة تامة. من السهل تذكر البنية المرئية المدروسة لخريطة طريق المشروع على هذه الأداة.

تتضمن قوالب مستندات خارطة الطريق المتوفرة ما يلي:

  • مثال على وثيقة خارطة طريق المشروع
  • نموذج خارطة طريق المنتج
  • قالب خارطة طريق تكنولوجيا المعلومات
  • قالب خارطة طريق الإستراتيجية / الأعمال
  • قالب خارطة طريق التكنولوجيا

اعتبارًا من الآن ، لا يوفر Office Timeline تنزيلًا مباشرًا لنماذج خارطة طريق المشروع لملفات Google Workspace مثل جداول البيانات والمستندات والعروض التقديمية. ولكن ، يمكنك بسهولة فتح القوالب على منصة Google نظرًا لأنها متوافقة للغاية مع ملفات Microsoft Office.

آها!

آها! تعمل قوالب خارطة طريق المنتج على تقليل تخصيص النماذج التي تستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك البدء في تقديم خطط المشروع والأهداف والنظرات العامة عالية المستوى في دقائق عند استخدام هذه القوالب. في الوقت الحالي ، يوجد 16 مستندًا لخريطة طريق المشروع يمكن تنزيلها مجانًا ويمكنك تخصيصها وفقًا لمشروعك.

ليست كل أمثلة خارطة طريق المشروع متطابقة ، لذا عليك استخدامها بحكمة. على سبيل المثال ، بعضها مناسب لتقديم أهداف عمل عالية المستوى لمشروع ما. من ناحية أخرى ، يكون بعضها أكثر ملاءمة لإصدارات المنتجات ، وشرح ميزات المشروع ، وما إلى ذلك.

يتيح لك برنامج Aha تنزيل ملفات خارطة الطريق بتنسيقات Microsoft PowerPoint و Excel. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى أداة مخصصة لتطوير وتصور خريطة طريق المشروع ، فيمكنك الاشتراك في أداة Aha.

Template.net

Template.net هو مصدر آخر موثوق به لوثائق أمثلة خارطة طريق المشروع. يمكنك استخدام الأمثلة المجانية لإنشاء خارطة طريق لمشروع استراتيجي فعال لعملك. يوفر الوصول إلى أنواع مختلفة من وثائق خارطة طريق المشروع ، من التصميمات الرسومية الإبداعية إلى إدارة المشاريع الرشيقة.

  كيفية التقاط لقطات الشاشة والتعليق عليها على iPad باستخدام Apple Pencil

ومع ذلك ، قد لا يكون هذا الموقع مثاليًا لك إذا كنت تبحث عن قوالب خرائط طريق عالية الجودة مجانًا. في الوقت الحالي ، لا تقدم بوابة الويب سوى نموذجين أساسيين لخارطة طريق للمشروع.

سليت

إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ في إنشاء خارطة طريق مشروع احترافي لمشروعك القادم ، يمكنك زيارة سليت وتحقق من قوالبه المجانية. تبدو القوالب رائعة بصريًا ويسهل تخصيصها. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام تطبيق الويب Slite لتحرير قالب عبر الإنترنت باستخدام متعاون عن بُعد.

على عكس مواقع ويب القوالب الأخرى ، لا يسمح لك ببساطة بتنزيل تنسيق Word أو Docs للتحرير الذاتي. بدلاً من ذلك ، يفتح القالب المجاني في محرر تطبيق Slite ، حيث يمكنك استخدام مكونات مختلفة لتخصيص مستند خارطة طريق المشروع.

يحتوي النموذج المجاني المعروض على أجزاء مختلفة مثل عنوان خارطة الطريق ومهمة الفريق وخلفية المشروع وتصور خارطة الطريق ربع السنوية عبر مخطط جانت ونظرة عامة على خريطة الطريق. لذلك ، يمكنك بسهولة تخصيص هذه الأقسام لأنها تشرح نفسها بنفسها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا إرفاق ملفات من Google Drive لتكملة مستند خارطة الطريق بملفات مشروع إضافية من السحابة. بمجرد الانتهاء من التحرير ، يمكنك إما طباعة المستند أو تصديره كملف PDF.

الكلمات الأخيرة

يجب أن تصور خارطة طريق المشروع التي تقدمها صورة كبيرة للمشروع. لا ينبغي أن يكون مجرد توزيع مفصل لموارد المشروع أو المهام أو التكاليف. حصل أصحاب المصلحة على مخططات جانت أو غيرها من برامج إدارة المشاريع لتصور هذه التفاصيل.

يمكنك استخدام أي من قوالب خارطة طريق المشروع المذكورة أعلاه لإنشاء خارطة طريق احترافية ستصبح مصاحبة لخطة المشروع الأصلية. ستكون خارطة طريق مشروعك أيضًا بسيطة وموجزة عند استخدام القوالب بدلاً من صياغة واحدة من البداية.

يمكنك إلقاء نظرة على هذه الأدوات لإنشاء مخططات جانت الجميلة لمشاريعك والبقاء قبل الموعد المحدد.