قم بإنشاء هيكل تقسيم العمل باستخدام هذه الأدوات العشرة

تتمثل إحدى المهام الصعبة لأي مالك أو مدير مشروع تجاري في إنشاء WBS قابل للتنفيذ لإدارة المشروع. إنها إحدى الأدوات الأساسية لإدارة أي مشروع تجاري. ومن ثم ، فإن أدوات WBS مفيدة حقًا لمديري المشاريع.

إذا وجدت صعوبة في إنشاء قالب WBS للمشروع القادم ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح! سنقوم بشرح WBS في إدارة المشاريع بلغة بسيطة. سنقدم لك أيضًا بعض الأدوات الرائجة والشائعة للغاية التي يستخدمها كبار مديري المشاريع لإنشاء أوراق WBS في العمل.

ما هو هيكل تنظيم العمل (WBS)؟

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو جدول يحدد ويسرد مكونات المشروع والتسليمات. WBS في إدارة المشروع هي أداة تمنح مديري المشاريع رؤية واضحة للمحتوى / المنتج / الخدمة التي يحتاجها المشروع لتقديمها إلى العميل.

بشكل أساسي ، يجب عليك إنشاء قالب WBS كتسلسل هرمي للمكونات التي يجب أن ينتجها المشروع. يساعد هذا الهيكل أيضًا مديري المشاريع على تنظيم مهام وواجبات فريق المشروع في أجزاء صغيرة من الأهداف.

معظم أدوات WBS لمشاريع الأعمال أعمق بأكثر من 3 مستويات. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا العثور على ما يصل إلى 2 إلى 4 مستويات من التسلسل الهرمي العميق للمخرجات والمكونات في ورقة WBS الخاصة بمشروع صغير.

ما هي أنواع WBS؟

# 1. التسليم على أساس WBS

كما يوحي الاسم ، ستركز ورقة WBS هذه بشكل أساسي على مخرجات المشروع. يمكن أن تكون هذه منتجًا ماديًا أو محتوى رقميًا أو خدمة عبر الإنترنت (موقع ويب / تطبيق جوال.) فهي تربط بسهولة نطاق المشروع بكل منتج. غالبًا ما يستخدم مديرو المشاريع قالب WBS هذا لإنشاء ميزانيات المشروع وتقديرات الموارد وما إلى ذلك.

ومن الأمثلة الحقيقية على ذلك ورقة WBS لتصنيع السيارات. تشكل الأجزاء الداخلية والجسم والإلكترونيات العناصر الأولى في التسلسل الهرمي. ثم يمكنك ربط المكونات المناسبة التي تحتاج إلى تصنيعها لكل من هذه الرؤوس.

# 2. WBS القائم على العمليات

سيحدد هذا النوع من أداة WBS مشروعك المتعلق بمراحل ووظائف وخطوات العمل. يمكنك بسهولة تعيين خطوات مختلفة لمهارات وتخصصات مختلفة. يساعد على تحديد نوع الأدوات التي تحتاجها ، ومتطلبات المهارات ، وما إلى ذلك.

مثال على هذا النوع سيكون مسودة WBS لمشروع تطوير تطبيقات الهاتف المحمول. هنا ، تشكل مراحل تطوير التطبيق مثل التكوين واختبارات النظام ومراجعة الأنظمة الهامة وأنظمة المستخدم التسلسل الهرمي للمستوى الأول. يمكنك الآن ربط المراحل الأخرى بالرؤوس المناسبة.

ما الذي يجعل WBS حل Go-To لمديري المشاريع؟

# 1. إنه يوفر وضوحًا عالي المستوى للموارد المسؤولة لمهام المشروع. ومن ثم ، يمكن لمديري المشاريع الوصول على الفور إلى عضو الفريق المناسب إذا كانوا بحاجة إلى حالات المهام.

# 2. لن تفوتك أبدًا أي خطوات أو مخرجات مشروع عند نشر قالب WBS فعال.

# 3. نظرًا لأن ورقة WBS تسلط الضوء على جميع التسليمات والمراحل بصريًا ، يمكن لمديري المشاريع ضمان الانتهاء في الوقت المحدد لكل جزء من المهام / التسليمات.

# 4. تساعدك أداة WBS أيضًا في إصلاح الأخطاء والأخطاء في مشروعك والتي لا يمكن التعرف عليها بسهولة في بداية المشروع.

  كيفية التخلص من هولو أرو على iPhone

تحقق من هذه القائمة النهائية لأفضل الأدوات التي تساعدك في إنشاء ورقة هيكلية فعالة لتقسيم العمل:

الاثنين

إلى جانب كونه أحد برامج إدارة المشاريع من الدرجة الأولى ، الاثنين يوفر لك أيضًا نموذج WBS. بفضل مساعدتها ، يمكن لمديري المشاريع التخطيط والتحكم في مشاريعهم بسلاسة. هذا النموذج ليس مجانيًا فقط ، ولكنه جاهز للاستخدام حتى تحصل على نموذج لجدول تفصيلي للعمل لتبدأ الآن.

يمكن للمستخدمين تنزيل هذا النموذج البديهي لتطوير خطة مخصصة عن طريق إضافة عناصر العمل وإعادة تنظيم المهام بناءً على مصفوفة أولويات المشروع. باستخدام هذا النموذج ، يصبح تنفيذ الخطة عملية سهلة.

كل ما عليك فعله هو تخصيص كل عنصر عمل لأعضاء الفريق. يتيح لك تتبع التقدم في كل مرحلة من خلال مقاييس مختلفة. يأتي القالب أيضًا مع ميزات ، مثل إضافة عنصر جديد بنقرة واحدة أو لوحة بحث أو ترشيح أو مشاركة وما إلى ذلك.

لوسيدتشارت

لوسيدتشارت هو برنامج رسم تخطيطي ذكي يساعدك على دفع الابتكار من خلال التخطيط والتعاون. باستخدام منشئ WBS الخاص به ، يمكن للمستخدمين إنشاء هيكل تقسيم العمل لمشاريعهم في بضع دقائق. تأتي الأداة بواجهة سهلة الاستخدام وبعض الميزات القوية لتخصيص WBS وفقًا لاحتياجات مشروعك.

يمكن للمستخدمين البدء في إنشاء الهيكل عن طريق سحب الأشكال على اللوحة وإدراج المهام في الأشكال الفردية. كما يتيح لك تحديد ملكية المهام والتمييز بين المهام والمهام الفرعية من خلال ميزات التنسيق الشاملة.

يوفر Lucidchart تعاونًا في الوقت الفعلي ، ودردشة داخل المحرر ، وذكر التعليق للحصول على تحديثات ومشاركة فورية. يمكن الوصول إلى هذه الأداة المستندة إلى مجموعة النظراء من أي مكان ومن أي جهاز. كما أن لديها تنسيقًا شرطيًا يساعدك في ترميز المهام بالألوان وتنظيم الأدوار وعناصر أخرى في الهيكل.

بشكل خلاق

باستخدام أداة WBS بشكل خلاق، يمكنك إدارة مخرجات المشروع بطريقة أفضل. من خلال برنامج هيكل تنظيم العمل الخاص به ، يمكن لمديري المشاريع تصور نطاق المشاريع. على هذا النظام الأساسي المرئي سهل الاستخدام ، يمكن للمستخدمين تقسيم المشروع إلى مراحل أكثر قابلية للإدارة لتسهيل إدارة العمل.

يتيح لك Creately إضافة مستندات وروابط ومرفقات تفصيلية إلى كل تسليمات WBS. كما أنه يدعم استيراد البيانات من أدوات إدارة المشروع حتى يتمكن المستخدمون من تحديد الفجوات والتداخلات في متطلبات المشروع.

تحتوي منصة WBS على العديد من الأدوات المضمنة لإنشاء لوحات المعلومات والعروض التقديمية والتقارير لأصحاب المصلحة. علاوة على ذلك ، يدعم تكامل التطبيقات المتعددة لتصدير بيانات المشروع واستيرادها.

تم تصميم هذه الأداة لتعاون فريق حقيقي. الآن ، يمكن للفرق متعددة الوظائف البقاء متسقة من خلال التواصل والتعاون في الوقت الفعلي. يحتوي على ميزات مثل التعاون متعدد المستخدمين ، وذكر التعليقات ، وتتبع حالة مستوى مساحة العمل ، ومستويات وأدوار وصول متعددة ، وإشعارات ذكية لتوصيل الجميع عبر اللوحة.

إدراوماكس

هل تبحث عن برنامج لهيكل تنظيم العمل حيث يمكنك الحصول على قوالب مجانية وسهلة التخصيص؟ إذهب الى إدراوماكس لتصور نطاق مشروعك بالكامل من خلال إنشاء WBS تفاعلي. من خلال إنشاء الهيكل على هذه الأداة ، يمكنك تنظيم الأهداف بطريقة بسيطة ويمكن التنبؤ بها.

هنا ، يمكنك الاختيار من بين العديد من قوالب هيكل تنظيم العمل التي يمكن استخدامها مباشرة. يحتوي أيضًا على مكتبة رموز غنية يمكنك من خلالها إضافة رموز مفيدة عن طريق سحبها وإفلاتها على اللوحة. بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في تطوير محتويات الرسم التخطيطي ، يسمح EdrawMax باستيراد وتصدير بيانات إضافية للتخصيص.

  تحويل مقاطع الفيديو لمشاهدتها عبر النظام الأساسي: Wondershare Video Converter [Review]

يمكن للمستخدمين تنزيل الهيكل من أداة WBS هذه بتنسيقات مختلفة ، بما في ذلك PDF و DOCX و XLSX و PPTX و JPG و HTML و SVG و PNG. بعد ذلك ، يمكنهم أيضًا مشاركة هذه الملفات وتحميلها على منصات مختلفة. كما يدعم تضمين الرسم التخطيطي في رسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية.

مخطط المطرقة

مخطط المطرقة هي عبارة عن منصة لإنشاء مخططات WBS عبر الإنترنت بسهولة. إنه برنامج قوي يتمتع بقدرات قوية لإدارة المشاريع. يمكّن البرنامج المستخدمين من تقسيم مشاريعهم أثناء تعيين المهام لزملائهم في الفريق والتعاون معهم في نفس الوقت.

نظرًا لأن أداة WBS هذه تتيح لك إنشاء بنية مرنة ، يمكنك توسيع وطي أشجار المهام كما ترغب في عرض الفرع الذي تعمل عليه فقط في الوقت الحالي. من خلال النقر على زر المعلومات ، يمكن للمستخدمين أيضًا الحصول على تفاصيل أي مهمة.

يجعل PlanHammer إضافة المهام والمهام الفرعية وإزالتها أمرًا سهلاً للغاية في WBS. أيضًا ، لكل مهمة أب ، تتمتع بالحرية الكاملة لعرض المهام الفرعية في نمط موسع أو قائمة.

يسهل صانع مخطط WBS التفاعلي هذا مشاركة الشاشة والبث التلفزيوني المستند إلى Chromecast للحصول على عرض تقديمي مذهل / أيضًا ، يمكنك طباعته من ملف PDF ومشاركة النسخة المطبوعة مع أصحاب المصلحة.

براكسي

استخدام براكسي، يمكنك التفوق في إدارة مشروع WBS بطريقتين. يمكنك إما استخدام التطبيق التفاعلي الخاص به لإنشاء WBS من البداية. أو يمكنك استخدام قالب WBS الخاص به لتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك.

لاستخدام النموذج ، يحتاج المستخدمون إلى مراجعته والنظر في المهام المضمنة في مشروعك من وجهة نظر خطوة بخطوة. بعد ذلك ، يحتاجون إلى سرد جميع المهام الفرعية وإنهاء الجدول بمساعدة البيانات الضرورية. مع تقدم العمل ، يحتاج أعضاء الفريق إلى تحديثه حتى يكون لدى مدير المشروع فكرة واضحة عنه.

يمكن لأي فريق أو شركة البدء في استخدام أدوات تعاون Praxie من خلال تحديد المهام وإنشاء عناصر العمل. يتضمن البرنامج المستند إلى السحابة أيضًا ميزات ، مثل لوحات معلومات التقدم واستيراد البيانات من تطبيقات أو مستندات SaaS مختلفة وواجهة سهلة الاستخدام.

مشروع مفتوح

مشروع مفتوح يقدم لك برنامج إدارة مشروع مفتوح المصدر يكون ، في نفس الوقت ، قويًا وآمنًا. تدعم هذه الأداة العملية الشاملة لإدارة المشروع بهيكل تنظيم العمل.

في أداة OpenProject ، يمكنك تقسيم المشروع بأكمله إلى مخرجات وأنشطة يمكن إدارتها بمساعدة عرض القائمة الخاص به. علاوة على ذلك ، يمكنك إما إنشاء مهمة بسرعة من خلال الإنشاء المضمّن أو استخدام عرض ملء الشاشة للمهام بمعلومات مفصلة. كما يعرض تقدم المهمة والوقت المستغرق لتحليل المشروع بشكل أفضل.

ماتشوير MindView

ماتشوير MindView هي أداة لرسم الخرائط الذهنية لها القدرة على تطوير هيكل تنظيم العمل. يأتي برنامج تطوير المفهوم الفعال هذا مع 6 طرق عرض قابلة للتبديل لإنشاء WBS. يمكنك بسهولة إنشاء الهيكل في التخطيط من أعلى إلى أسفل أو من اليسار إلى اليمين.

إذا لزم الأمر ، يمكن تصدير البيانات إلى مخطط جانت المدمج في التطبيقات ، مثل MS Excel و MS Projects. MindView هي أداة مثالية لإنشاء مخططات WBS لأنها تتيح لك إدخال عناصر مختلفة في لمح البصر وتنظيمها في هيكل يتناسب مع مشروعك الخاص. أيضًا ، يمكن تحرير الهيكل بسلاسة إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغييرات عليه.

  لماذا لا يمكنك تثبيت Flash على iPad (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)

Jadealm

Jadealm يتيح لك إنشاء مخططات WBS لمشاريعك بحيث يمكنك الحصول على هيكل مشروع واضح. مخططها الهرمي مثالي لكسر التقدم من الأعلى إلى الأسفل. يمكنك بسهولة عرض المكان الذي تنتمي إليه كل مهمة فرعية ومهمة في الصورة الكبيرة للمشروع.

يخبرك هذا الهيكل أيضًا بما يحدث وأين. نظرًا لأنه يمكن للمستخدمين تقسيم المشروع إلى مهام فرعية أصغر ببساطة وعمليًا ، فلن يفقدوا أبدًا التركيز على القيمة الأساسية والهدف. يساعدك JadeALM أيضًا في إعادة التنظيم والقدرة على التنبؤ من خلال إدارة التبعيات بين الأشخاص والمهام والميزات والعمليات.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد أداة WBS هذه مفيدة للغاية لإدارة المخرجات الصغيرة. يسمح لك التحديث في الوقت الفعلي بتتبع التقدم والموارد والمعينين من أداة واحدة مع الاتساق الكامل والشفافية والتوحيد.

الكاكاو

الكاكاو هي أداة أساسية للفرق التي ترغب في إجراء تحليل منظم ومرئي للمهام والمهام الفرعية. يوفر قالب WBS معقدًا يمكن للمستخدمين تخصيصه وفقًا لاحتياجات المشاريع الفردية.

إلى جانب استخدامه لمشروع واحد يحتوي على مهام متعددة يتم تعيينها لأشخاص مختلفين ، يمكنك أيضًا استخدامه لمشاريع أكبر تتعامل مع فرق متعددة.

حتى لو كنت مستخدمًا مبتدئًا ، فلن تستغرق الكثير من الوقت لتتعلم كيفية تشغيل هذه الأداة. يقدم مجموعة واسعة من البرامج التعليمية التي تتضمن أدلة ومقاطع فيديو مخصصة ومفصلة. يمكنك أيضًا الاطلاع على مدونتها وقاعدة معارفها للتعرف على عمل هذه الأداة.

يدعم Cacoo التكامل مع العديد من الأدوات ، مثل Google Drive و Google Docs و AWS و Dropbox و Slack و Adobe Creative Cloud و OneDrive و MS Teams و Visio و Zapier. هذه الميزة تجعل مهمة إدارة المشروع أسهل بالنسبة لك.

هل يمكنك استخدام مخطط جانت مثل WBS؟

يوضح مخطط WBS نطاق المشروع ومعالمه. يساعد مخطط جانت في تصور الجدول الزمني لنشاط المشروع.

غالبًا ما يُعتبر مخطط جانت نوعًا من WBS لإدارة المشروع. يمكن للمستخدمين تنظيم WBS الخاصة بهم كمخطط جانت الذي يحتوي على ارتباطات بين تبعيات المهام والأحداث الرئيسية للمشروع.

الكلمات الأخيرة

لقد وجدت حتى الآن مناقشة متعمقة حول أساسيات WBS في إدارة المشروع. لقد اكتشفت أيضًا بعض أدوات المستوى الأعلى التي يمكن أن تساعدك في صياغة قالب WBS احترافي وخالي من الأخطاء.

في المهنة المهنية لمدير المشروع ، فإن مهارة صياغة أداة WBS تميزهم عن المبتدئين. وبالمثل ، عندما تتبنى نموذج WBS ، فإنك تقلل الاختناقات ، وتزيد الإنتاجية ، وتحقق في النهاية إيرادات أكثر من الشركات الهواة التي لا تستخدم هذه الأداة.

قد تكون مهتمًا أيضًا بالتعرف على مواثيق الفريق التي تسهل التعاون الفعال في الفريق.