كيفية حماية ملفات PDF بكلمة مرور سريعة وسهلة

تعرف على كيفية حماية ملف PDF بكلمة مرور للبقاء خاليًا من القلق مع الملفات السرية من الأعمال أو المصادر الشخصية.

يجد المتسللون دائمًا طرقًا لوضع الشركات والأفراد في الفخاخ من خلال الوصول إلى بياناتهم الحساسة واستغلالها لتحقيق مكاسب مالية.

وفقًا لـ Statista ، كان هناك 15 مليون انتهاك للبيانات في جميع أنحاء العالم في الربع الثالث من عام 2022. وهي زيادة حادة بنسبة 167٪ مقارنة بالربع الثاني من نفس العام.

يأتي جزء كبير من هذه الانتهاكات الهائلة للبيانات من مستندات PDF. سبب حيوي هو أن الشركات والأفراد يترددون في حماية ملفات PDF بكلمة مرور أو لا يعرفون كيفية القيام بذلك.

إذا كنت قلقًا بشأن سرية عملك أو بياناتك الشخصية في ملفات PDF وتبحث عن علاج ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح! تابع القراءة لمعرفة نقاط الضعف المحتملة في مستندات PDF ، وحالات استخدام حماية كلمة مرور PDF ، والأدوات التي تساعدك في حماية ملفات PDF بكلمة مرور.

نقاط الضعف في وثائق الأعمال الخاصة

توقف عن تعميم مستندات PDF الاحترافية بين العملاء والعملاء والموظفين إذا كنت تستخدم ملفات PDF غير محمية للاستخدام التجاري. عندما يكون ملف PDF الخاص بشركتك مفتوحًا ، يمكن لأي شخص الوصول إلى محتواه واستخدامه بطريقة مفيدة قد لا توافق عليها.

أيضًا ، لا يتمكن المتسللون دائمًا من الوصول إلى بيانات عملك الحساسة مباشرة من شركتك. من الممكن أن تصبح الأطراف الثالثة التي شاركت معها ملفات PDF الخاصة بشركتك ضحايا لهجوم قرصنة ، وبالتالي مؤسستك.

تكشف ملفات PDF الخاصة بالأعمال عن معلومات حساسة ومفيدة قد يستخدمها المتسللون للوصول إلى خوادم مؤسستك.

على سبيل المثال ، أنت تقوم بتوزيع ملف PDF غير محمي بين العملاء / العملاء / البائعين. سيستهدف المتسللون رسائل البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي للأفراد الذين قاموا بتخزين مستند شركتك في ملف PDF والحصول عليه.

من خلال الوصول المفتوح ، سيعرف الممثل السيئ كيفية تنسيق ملفات عملك. سيقومون بإنشاء ملف مزيف ، وإضافة ملف ضار قابل للتنفيذ (.exe) إلى ملف PDF وإرساله مرة أخرى إلى شركتك ، لتقليد رد من العميل.

إذا لم يكن موظفك مدربًا على الأمن السيبراني على نطاق واسع ، فقد لا يشك في المستند ويفتحه مع الملف القابل للتنفيذ. قد يؤدي ذلك إلى تثبيت برامج الفدية الضارة في خادم مؤسستك ووضع بيانات عملك في متناول المتسلل.

كيف تساعد حماية كلمة مرور PDF؟

# 1. منع النسخ غير المصرح به

الشخص الذي لا يعرف كلمة المرور لفتح ملف PDF لا يمكنه الوصول إلى المستند. يساعدك على حماية المعلومات الحساسة من لصق النسخ غير المرغوب فيه.

عندما تشارك ملف PDF المحمي بكلمة مرور مع عميل / بائع / موظف ، فأنت تعلم أنه يمكنك الوثوق بهم. إذا فشلوا في اتباع سياسات الخصوصية ، فأنت تعلم أنه من مجموعة محددة من الأشخاص الذين قمت بمشاركة ملف PDF معهم.

  مونيكا - مدير العلاقات الشخصية

# 2. أوقف الوصول غير المشروع إلى البيانات الحساسة

إذا قمت بتخزين ملفات PDF خالية من كلمات المرور على خادم شركتك وتمكن الموظف الذي لا يشاهد الملف من الوصول إليه ، فقد تكون في مشكلة كبيرة. بدلاً من ذلك ، قد يقوم بعض العملاء بإعادة توجيه ملف PDF الخاص بك عن طريق الخطأ إلى طرف ثالث لم تصرح به.

في مثل هذه السيناريوهات ، إذا كان لديك ملفات PDF محمية بكلمة مرور ، فقد لا تكون ضحية لخرق البيانات.

# 3. حماية الطباعة

بفضل قدرتها على الحفاظ على تكامل البيانات والتنسيق ، يفضل معظم الناس الطباعة من ملفات PDF متى احتاجوا إلى نسخة ورقية من المستند. تزيد هذه الميزة أيضًا من فرص نشرها علنًا بعد طباعتها دون إذن مناسب.

لذا ، فإن إعداد كلمة المرور لملف PDF ليس فقط لمنع الآخرين من نسخه ولكن أيضًا لمنعهم من طباعة المستند. تقدم لك العديد من التطبيقات خيارات لإيقاف ميزة طباعة ملف PDF.

إذا كنت ترغب في حماية مستندات PDF الخاصة بك من الوصول غير المصرح به ، فاستخدمها لهذا الغرض.

# 4. تجنب تعديلات البيانات

توفر ملفات PDF تكامل محتوى لا مثيل له ، مما يعني أن البيانات المضمنة هناك تظل دقيقة وغير متغيرة. ومع ذلك ، تحتاج إلى قفله بكلمة مرور قوية للحفاظ على التناسق وصلاحية المستند. يصبح مهمًا بشكل خاص عندما تقوم بتضمين التعليقات والتوقيعات في ذلك المستند.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن توزيع ملفات PDF التي تحتوي على نماذج مضمنة من الحقول القابلة للتعبئة بدون حماية بكلمة مرور يعد أمرًا لا يمكن الاستغناء عنه. ستؤدي إضافة حماية التحرير إلى هذه المستندات إلى منع المستخدمين من إجراء تغييرات عن طريق الخطأ أو عن طيب خاطر أثناء العمل عليها.

# 5. توفير الوصول المستند إلى الدور

تسمح العديد من الشركات لموظفيها باستعراض تخزين الملفات الداخلي المستند إلى السحابة للعثور على ما يحتاجون إليه للعمل. ومع ذلك ، قد يتم دائمًا تخزين بعض المستندات الداخلية الحساسة في أرشيف مشترك. تحتاج الشركات إلى تأمين هذه الملفات من الأشخاص غير المصرح لهم ، حتى لو كانوا جزءًا من المؤسسة.

عندما يتعلق الأمر بالوصول إلى ملفات PDF ، فهذا ليس السبب الوحيد لاستخدام كلمات المرور. قد تحصل شبكتك الداخلية على بعض المتسللين الذين يريدون سرقة المستندات. أثناء عمليات اختراق البيانات ، تعمل كلمات المرور كإجراء فعال للتحكم في الوصول لحماية بياناتك المهمة.

# 6. منع معاينات المستندات الخاصة

علاوة على ذلك ، تمنع ملفات PDF المحمية بكلمة مرور الأشخاص من معاينة محتواها. قد لا تعتقد أن هذا سبب حاسم لتمكين كلمة المرور ، ولكن في مواقف معينة ، يمكن أن تسبب المعاينة ضررًا شخصيًا وعمليًا.

على سبيل المثال ، لديك بعض ملفات PDF مع بيانات مهمة في الكمبيوتر المشترك لمؤسستك أو النظام الأساسي السحابي. إذا كان بإمكان زميل ، ليس لديه الإذن برؤية البيانات ، معاينة محتوى الملف ، فقد تكون هناك مشكلات غير متوقعة.

# 7. ضمان الامتثال الصناعي

تحتاج معظم الصناعات التي تتعامل مع بيانات المستخدم إلى الامتثال للعديد من القواعد واللوائح. يتم وضع اللوائح الحكومية والقوانين والمعايير القائمة على الصناعة لضمان خصوصية وأمن المستندات الحساسة من الوصول العام و / أو الوصول غير المصرح به.

بالنسبة للصناعة الطبية ، تنظم HIPAA التحكم في كيفية تعامل المنظمات الطبية مع السجلات الطبية للمرضى. الصناعة القانونية هي صناعة أخرى تحتاج إلى حماية سرية العملاء.

بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على الشركات التي تمارس نشاطًا تجاريًا في أوروبا الالتزام بقواعد القانون العام لحماية البيانات (GDPR). باستخدام الحماية بكلمة مرور ، يمكن للمؤسسات ضمان أقصى قدر من الامتثال لجميع لوائح الصناعة.

  أفضل تطبيق Photo Collage لـ iPhone

# 8. توقف عن المشاركة غير المرغوب فيها

على الرغم من أن ملفات PDF شائعة الاستخدام ، إلا أن نفس الميزة قد تكون ضارة لك إذا كنت لا تريد مشاركة ملف PDF الخاص بك مع أي شخص آخر. تعني مشاركة ملف PDF مع شخص ما أنه يمكنه مشاركته مع المزيد من الأشخاص. ولكن ، يمكن منع ذلك عن طريق حماية الملف بكلمة مرور.

تسمح لك العديد من التطبيقات والأنظمة الأساسية بمنع المزيد من مشاركة ملف PDF عن طريق الحد من عدد الأجهزة التي يمكن للمستخدم فتح الملف فيها. هناك أيضًا وسيلة لإضافة تاريخ انتهاء الصلاحية. بعد ذلك ، لا يمكن للأشخاص فتح ملف أو مشاركته.

# 9. منع التخزين المؤقت على الويب

بصرف النظر عن النقاط المذكورة أعلاه ، هناك سبب آخر لحماية ملف PDF بكلمة مرور وهو تعطيل التخزين المؤقت المحلي. عندما يقوم شخص ما بعرض ملف PDF أو تغييره باستخدام مستعرض ويب ، فقد يقوم عن غير قصد بحفظ نسخة من هذا المستند على أجهزته.

في معظم الأوقات ، يتم تخزين صفحات الويب مؤقتًا على محرك الأقراص الثابتة للمستخدم لاستخدامها لاحقًا للوصول دون اتصال بالإنترنت واستعادة الملفات. ستؤدي حماية ملف PDF بكلمة مرور إلى منع حدوث هذا الموقف والحفاظ على أمان المستند.

# 10. تجنب القرصنة وحماية الملكية الفكرية

ملفات PDF هي تنسيق ملفات متعدد المنصات ممتاز وغير متوازي لتوزيع المنشورات الإلكترونية على المشتركين. لهذا السبب ، يتعين على المرء اتخاذ التدابير اللازمة لمنع إنتاج ملف غير مصرح به من النسخة الموزعة.

عندما يتعلق الأمر بحماية المنشورات منخفضة الحجم أو غير الرسمية من القرصنة ، فإن حماية كلمة المرور مفيدة للغاية. إذا كنت تنتمي إلى شركة توزع أوراقًا بيضاء أو تقارير صناعية أو دراسات حالة عبر مستندات PDF ، فإن كلمة المرور يمكن أن تحمي بياناتك الفكرية من السرقة.

ناهيك عن حاجة الشركات الإبداعية مثل صناعة النشر والأفلام إلى حماية مخطوطاتها غير المنشورة وسيناريوهاتها لمنع القرصنة والتسريب.

كيفية حماية ملف PDF بكلمة مرور

يعد تطبيق Adobe Acrobat Reader الطريقة الأكثر ملاءمة وبأسعار معقولة لحماية كلمة المرور للأعمال أو ملفات PDF للاستخدام الشخصي. اتبع هذه الخطوات في برنامج Adobe Acrobat Reader الخاص بك:

  • افتح مستند PDF الذي تريد حمايته بكلمة مرور على Adobe Acrobat Reader.
  • في الشريط الجانبي “كل الأدوات” ، حدد “عرض كل الأدوات”.

  • سيفتح قائمة بملء الشاشة للأدوات المتاحة. اختر حماية ملف PDF. حاليًا ، هذه الميزة متاحة فقط لإصدار مرخص من Adobe Acrobat Reader.

  • داخل قائمة حماية ملف PDF ، حدد الحماية باستخدام كلمة المرور.

  • الآن ، اكتب كلمة مرور جديدة وتحقق منها من خلال إعادة الكتابة.
  • انقر فوق “موافق” لحماية ملف PDF بكلمة مرور.

يمكنك أيضًا إعداد كلمة مرور أذونات لتمكين الوصول المستند إلى الأدوار إلى مستندات PDF. على سبيل المثال ، الموظف الذي لديه حق الوصول فقط إلى كلمة المرور لفتح ملف PDF لا يمكنه نسخ ملف PDF أو تحريره أو تعديله أو حذفه.

على العكس من ذلك ، إذا قمت بمشاركة كلمة مرور الأذونات مع الموظف ، فيمكنه إجراء تغييرات متنوعة على ملف PDF.

تضيف بعض تطبيقات محرر PDF ، مثل Foxit ، وظيفة إضافية لبرنامج MS Word. تتيح لك هذه الوظيفة الإضافية أيضًا إنشاء ملفات PDF من تطبيق Word. علاوة على ذلك ، تتيح لك الوظيفة الإضافية استخدام ميزة الحماية بكلمة مرور لتطبيق المحرر لتشفير ملفات PDF للحصول على أمان إضافي.

ميزة “التشفير باستخدام كلمة المرور” الخاصة بـ MS Office

يمكّنك Microsoft Word 2013 والإصدار الأحدث من هذا التطبيق من حماية ملف PDF بكلمة مرور عند إنشائه من ملف Word.

  11 من أفضل البرامج والأدوات عبر الإنترنت لدمج مقاطع الفيديو

العملية بسيطة ومباشرة ومذكورة في خطوات سهلة:

  • أثناء فتح ملف Word ، اضغط على Alt + F و Alt + E.
  • سيتم فتح شاشة إنشاء مستند PDF / XPS.
  • انقر فوق إنشاء PDF / XPS.
  • حدد خيارات فوق الزر نشر.
  • في قائمة السياق التالية ، اختر تشفير بكلمة مرور.
  • أدخل كلمة مرور وتحقق منها.
  • انقر فوق نشر للحصول على ملف PDF محمي بكلمة مرور من ملف Word.

على جهاز Mac باستخدام تطبيق المعاينة

تطبيق Preview على macOS هو عارض PDF والصور الافتراضي لأجهزة كمبيوتر Mac. كما يسمح لمستخدمي Mac بتحرير ملفات PDF وملفات الصور. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام محرر PDF الافتراضي الخاص به لإضافة حماية بكلمة مرور إلى ملف المستند. ستجد الخيار في قائمة التصدير الخاصة بالتطبيق.

حماية كلمة المرور لملف PDF باستخدام Adobe Acrobat

حماية ملف PDF بكلمة مرور هي أداة عبر الإنترنت من Adobe تساعد في تشفير ملف PDF بكلمة مرور قوية عبر الإنترنت. تحتاج فقط إلى زيارة تطبيق الويب أعلاه وتحديد ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتقييد الوصول إلى ملفات PDF باستخدام كلمات المرور.

سترى واجهة مرئية لإدخال كلمة المرور وتأكيدها بمجرد تحميل ملف PDF غير محمي. سيؤدي النقر فوق حفظ كلمة المرور إلى تشفير المستند بكلمة مرور. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سترى زر تنزيل للحصول على ملف PDF على الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب.

PDF 2 Go.com: حماية PDF

حماية PDF من PDF 2 يوفر موقع Go.com واجهة متقدمة لحماية ملفات PDF بكلمة مرور وتعيين الوصول المستند إلى الأدوار. أيضًا ، يمكنك استيراد ملفات PDF من التخزين السحابي مثل Dropbox و Google Drive.

بمجرد استيراد ملف ، أدخل كلمة مرور لفتح المستند وتأكيده. ثم اختر القيود التي تريد إضافتها ، مثل “منع الطباعة” و “منع النسخ” و “منع التعديل”. إذا اخترت القيود ، يجب عليك إضافة كلمة مرور منفصلة للتحكم في الأذونات.

pdfFiller بواسطة airSlate

يوفر pdfFiller من airSlate وسيلة حماية بكلمة مرور PDF لحساب مسجل. تحتاج إلى التسجيل برسالة بريد إلكتروني للوصول إلى تطبيق الويب pdfFiller. يمكنك تحميل ملفات PDF وتحديد خيار الحماية بالنقر فوق رمز قائمة الكباب في كل ملف وتعيين كلمة مرور.

يمكنك أيضًا إنشاء مجلد PDF محمي بكلمة مرور عن طريق تنشيط مجلد المستندات المشفر على pdfFiller.

الكلمات الأخيرة

في هذه الأيام ، تحمي معظم الشركات والأفراد المعنيين ملفات PDF بكلمة مرور لإبعاد المتسللين عن معلوماتك الشخصية. سواء أكنت تشارك سيرة ذاتية بتنسيق PDF مع صاحب عمل أو ترسل نطاق عمل بتنسيق PDF إلى عميل ، يجب عليك حماية هذه الملفات بكلمة مرور.

تحتوي معظم برامج تحرير PDF على أدوات تشفير صارمة لحماية ملفات PDF بكلمة مرور مباشرة من الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر الشخصي أو الهاتف الذكي. أيضًا ، هناك تطبيقات سحابية أيضًا. يمكنك استخدام الأدوات المذكورة أعلاه لتأمين ملفات PDF الخاصة بك من أعين المتطفلين.

قد تكون مهتمًا أيضًا بأفضل برامج تحرير PDF للاستخدام الشخصي أو التجاري.