كيفية كتابة توقيع بريد إلكتروني احترافي: قوالب وأمثلة

يجب أن تكون على دراية بتوقيعات البريد الإلكتروني الموجودة في تذييل البريد الإلكتروني. تعرف على كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي لنفسك.

سواء كنت محترفًا جديدًا أو متمرسًا ، فإن توقيع البريد الإلكتروني أمر بالغ الأهمية لاستراتيجية الاتصال الخاصة بك. لا تعتبرها مجرد تسجيل خروج في تذييل البريد الإلكتروني – اغتنمها كفرصة لإظهار احترافك وطريقة سهلة لإحداث انطباع دائم.

سيوضح لك هذا الدليل كيفية كتابة توقيع بريد إلكتروني جذاب وغني بالمعلومات في نفس الوقت. أيضًا ، سنشارك بعض الموارد حيث يمكنك إنشاء توقيعات بريد إلكتروني أو الحصول على قوالب توقيع.

ما هو توقيع البريد الإلكتروني؟

عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني ، يجب أن تكون قد رأيت مجموعة من النصوص والصور والروابط في نهاية بعض رسائل البريد الإلكتروني. هذا يسمى توقيع البريد الإلكتروني. يحتوي عادةً على اسم مرسل البريد الإلكتروني ومعلومات الاتصال الخاصة به. يمكن أن يشمل أيضًا التعيين ، وعنوان URL لموقع الويب ، والصورة ، وإخلاء المسؤولية ، وما إلى ذلك.

الهدف الأساسي لتوقيع البريد الإلكتروني هو تقديم ضمان للمستلمين بأنهم يتواصلون مع إنسان حقيقي بدلاً من بعض الروبوتات. باستخدام توقيع بريد إلكتروني مصمم بشكل احترافي ، يمكنك تحديد هوية شركتك وشركتك. وبالتالي ، فإن توقيعات البريد الإلكتروني تخدم أيضًا الغرض من بطاقة العمل الرقمية.

لماذا تحتاج إلى توقيع بريد إلكتروني جيد؟

إذا كنت لا تزال تتساءل عن الضرورة الكامنة وراء توقيع بريد إلكتروني جيد ، فإليك بعض الأسباب.

اسباب شخصية

# 1. يضمن انطباع أول إيجابي

يعد الانطباع الأول الإيجابي أمرًا بالغ الأهمية لكل اتصال مهني أو إعداد شبكة. يمكن لتوقيع البريد الإلكتروني المصمم جيدًا أن يعرض صورتك بشكل صحيح على المستلم.

# 2. يوفر الوقت الثمين

عندما تقوم بتعيين توقيع بريد إلكتروني لجميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة ، لا يتعين عليك إضافة التحية والتوقيع الفردي في كل مرة تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا. وبالتالي ، فإنه يوفر الوقت الثمين.

# 3. يروج للعلامة التجارية الشخصية

يمكنك إضافة شعار وشعار إلى توقيع بريدك الإلكتروني للترويج لعلامتك التجارية الشخصية. إذا كنت تعمل بالقطعة أو بدأت نشاطًا تجاريًا صغيرًا مؤخرًا ، فإن إضافة معلومات العلامة التجارية في توقيعك سيجعل علامتك التجارية مألوفة بين معارفك.

# 4. يجعلك سهلة التذكر

هل تريد أن يتذكرك الناس؟ أضف توقيع بريد إلكتروني مميزًا ولا يُنسى إلى رسائلك الإلكترونية. باستخدام النوع الصحيح من التوقيع في نهاية بريدك الإلكتروني ، يمكنك التأكد من أن المستلمين يتذكرونك.

# 5. أظهر شخصيتك

في بعض الأحيان ، قد لا يكون لديك مجال كافٍ لتصوير شخصيتك في بريدك الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكنك دائمًا استخدام توقيع البريد الإلكتروني لإظهار شخصيتك. اختر النمط واللون والخط الذي يتناسب مع شخصيتك.

أسباب مهنية

# 1. يظهر احترافك

أثناء التفاعل مع العالم كمحترف ، يجب أن تظهر كل كلمة في بريدك الإلكتروني ، إلى جانب توقيع البريد الإلكتروني ، ذلك. سيسمح توقيع البريد الإلكتروني المعقد للمستلمين بالعمل معك.

# 2. المصداقية

يلعب توقيع البريد الإلكتروني الجيد أيضًا دورًا مهمًا في ترسيخ مصداقيتك مع الآخرين. لذلك ، يعد توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي ضروريًا أثناء التواصل مع العملاء أو الزملاء أو أصحاب العمل المحتملين.

# 3. يسمح للآخرين بالاتصال بك بسهولة

تحتوي توقيعات البريد الإلكتروني على تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. إنها تمكنهم من الاتصال بك بسهولة إذا أرادوا ذلك.

# 4. يحصل على متابعين جدد على وسائل التواصل الاجتماعي

يمكنك أيضًا تضمين روابط إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بمؤسستك ، مثل Facebook و LinkedIn و Twitter و Instagram. باستخدام هذا ، يمكنك توعية الآخرين بوجودك الاجتماعي والحصول على متابعين جدد لصفحات شركتك.

# 5. يعزز اتساق العلامة التجارية

يساعد توقيع البريد الإلكتروني أيضًا في تعزيز العلامة التجارية للشركة والهوية المرئية. من خلال التأكد من استخدام كل شخص في شركتك لتوقيعات البريد الإلكتروني من نفس النمط ، يمكنك الترويج لهوية العلامة التجارية.

دليل خطوة بخطوة لإنشاء توقيع بريد إلكتروني

على Gmail

يمكن لمستخدمي Gmail إضافة توقيع بريد إلكتروني إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم باستخدام هذه الطريقة:

• انتقل إلى صندوق بريد Gmail الخاص بك.
• انقر فوق الإعدادات (رمز الترس) في الزاوية اليمنى العليا وحدد عرض جميع الإعدادات.
• في علامة التبويب عام ، قم بالتمرير لأسفل حتى تجد خيار التوقيع.

• انقر فوق زر إنشاء جديد.
• أضف اسمًا للتوقيع قبل النقر فوق الزر “إنشاء”.
• الآن ، سيتم وضع المؤشر في مربع حيث تحتاج إلى إضافة توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.
• هنا ، يمكنك اختيار نمط الخط وحجم الخط ولون النص والخط الغامق والمائل والتسطير والمحاذاة والتعداد النقطي.
• يدعم توقيع Gmail أيضًا الارتباطات التشعبية والصور.
• يمكنك أيضًا إجراء التغييرات اللازمة على إعدادات التوقيع.
• قم بالتمرير لأسفل أكثر للنقر فوق الزر حفظ التغييرات.
• سيكون التوقيع جاهزًا للاستخدام.

في Outlook

لإضافة توقيع إلى بريدك الإلكتروني في Outlook ، هذا ما عليك القيام به:

• افتح علبة الوارد في Outlook وانقر فوق القائمة ملف.
• اختر خيار من الجانب الأيسر.
• حدد علامة التبويب البريد من نافذة خيارات Outlook.
• في اللوحة اليمنى ، انقر فوق التوقيعات …

• سيتم فتح نافذة التوقيع والقرطاسية بعلامة التبويب توقيع البريد الإلكتروني.
• حدد بريدك الإلكتروني في Outlook من القائمة المنسدلة لحساب بريدك الإلكتروني.
• انقر فوق الزر جديد. بعد إضافة اسم للتوقيع ، انقر فوق “موافق”.
• اكتب توقيعك وخصصه في مربع تحرير التوقيع.
• يمكنك تحديد نمط الخط ، والحجم ، والخط العريض ، والمائل ، والتسطير ، ونمط المحاذاة ، والروابط ، وما إلى ذلك.
• يتيح لك أيضًا استيراد المعلومات من بطاقة العمل.
• انقر فوق الزر حفظ.
• حدد التوقيع الذي تريد استخدامه لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة والردود / إعادة التوجيه.
• انقر فوق الزر “موافق” ، وسيكون التوقيع جاهزًا للاستخدام.

على Yahoo Mail

إذا كنت تريد إنشاء توقيع بريد إلكتروني في حساب Yahoo Mail الخاص بك ، فإليك ما عليك القيام به:

• قم بتسجيل الدخول إلى حساب Yahoo Mail الخاص بك.
• أثناء وجودك في صندوق الوارد ، انقر فوق الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى واختر المزيد من الإعدادات.
• حدد كتابة البريد الإلكتروني من اللوحة اليمنى.
• ضمن قسم التوقيع ، انقر فوق زر شريط التمرير بجوار معرف البريد الإلكتروني الذي تريد إضافة التوقيع إليه.

• بمجرد تشغيل الخيار ، سيظهر مربع حيث يمكنك إضافة توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.
• يمكنك تخصيصه باستخدام الرموز التعبيرية والجريئة والمائلة والمحاذاة والمسافة البادئة والرموز النقطية والخط ،
• يتيح لك أيضًا اختيار نمط الخط وحجمه ويسمح لك بإضافة ارتباطات تشعبية.
• اخرج من الإعدادات عند الانتهاء. سيكون للبريد الإلكتروني التالي الذي ترسله التوقيع الذي أنشأته للتو.

أفضل ممارسات توقيع البريد الإلكتروني

✅ تتمثل قاعدة الإبهام لتوقيع البريد الإلكتروني في إبقائه قصيرًا وتضمين المعلومات الضرورية فقط.

✅ أثناء إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي ، استخدم خطًا نظيفًا ومقروءًا واحترافيًا مثل Arial أو Times New Roman. يُقترح تجنب الخطوط المنمقة للاستخدام الاحترافي ، ولكن يمكنك استخدامها لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية تمامًا.

✅ ما لم يكن لديك رسائل بريد إلكتروني منفصلة للاستخدام الشخصي والمهني ، فمن الأفضل استخدام توقيعات بريد إلكتروني متعددة. وبالتالي ، يمكنك استخدام التوقيعات المناسبة أثناء التفاعل مع جماهير مختلفة.

✅ اجعلها جذابة بصريًا باستخدام الخطوط المناسبة والتنسيق والتباعد والرسومات.

✅ حتى إذا كنت ترغب في جعل التوقيع جذابًا ، فيجب عليك الالتزام باستخدام لون أو لونين. الكثير من الألوان يمكن أن تشتت انتباه الناس.

✅ يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني صورة الرأس وشعار الشركة وعنوان URL لموقع الويب ورابطًا لملفات تعريف الوسائط الاجتماعية.

✅ قم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني يمكن قراءته بسهولة من أي جهاز ، بما في ذلك الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

✅ قبل استخدام توقيع بريد إلكتروني جديد في بريدك الإلكتروني ، اختبره على أجهزة مختلفة وعملاء بريد إلكتروني لضمان مظهر ووظائف عناصر التوقيع.

✅ إذا كان جميع موظفي شركتك سيستخدمون توقيعات البريد الإلكتروني ، فيجب عليهم استخدام تنسيق واحد يتوافق مع هوية العلامة التجارية.

✅ استخدم دائمًا أحدث المعلومات في توقيع البريد الإلكتروني ، مثل عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وعنوان URL وما إلى ذلك.

✅ لا تقم أبدًا بتضمين معلوماتك الشخصية ، مثل عنوان منزلك ورقم الاتصال الشخصي ، لتجنب أي مخاطر أمنية.

✅ قد تكون هناك قيود على المعلومات التي يمكنك إضافتها إلى توقيع بريدك الإلكتروني ، مما يؤدي إلى تعميق مجال عملك وموقعك. يجب عليك معرفة هؤلاء من فريقك القانوني لضمان الامتثال.

# 1. HubSpot

يقدم HubSpot مولد توقيع بريد إلكتروني مجاني لإنشاء توقيع بريد إلكتروني لنفسك. يحتوي على ستة قوالب للاختيار من بينها يمكن تخصيصها وفقًا لمهنتك وهوية علامتك التجارية.

هنا ، يمكنك إضافة اسمك والتسمية واسم الشركة ومعلومات الاتصال والمزيد. يمكنك أيضًا تضمين روابط إلى حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، مثل LinkedIn و Facebook و Twitter و Instagram. إذا لزم الأمر ، يمكنك إضافة حقول مخصصة إضافية لتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.

بالنسبة إلى الأسلوب ، يوفر HubSpot خيارات تخصيص للون السمة ولون النص ولون الارتباط ونوع الخط وحجم الخط. هناك أيضًا خيارات لتحميل صورة الرأس وشعار الشركة بالإضافة إلى إنشاء CTA مخصص.

# 2. نيولدستامب

Newoldstamp عبارة عن منصة لإنشاء توقيعات مخصصة. هذه الأداة المستندة إلى الويب مثالية لك ولفريقك لإنشاء توقيعات بريد إلكتروني مصممة خصيصًا لمتطلبات علامتك التجارية.

في هذا الحل ، تحصل على صفحة منشئ توقيع ذات علامة تجارية كاملة تحتوي على قوالب قابلة للتخصيص. يمكنك إضافة التصميم الخاص بك واستخدام الألوان والخطوط التي تختارها في توقيع البريد الإلكتروني.

هناك أيضًا لوحة تحكم مركزية يمكن للشركات استخدامها. حصلت Newoldstamp أيضًا على نظام إدارة التحليلات والشعارات الذي سيكون مفيدًا لك. يمكن دمج التوقيعات مع Google Workspace و MS Exchange و Microsoft 365.

# 3. وايز ستامب

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي لإنشاء توقيعات بريد إلكتروني للأفراد أو المؤسسات ، فيمكنك اختيار WiseStamp. يمكنه تصميم توقيعات بريد إلكتروني احترافية يمكنها تحويل بريدك الإلكتروني إلى أداة تسويق جذابة.

تواقيع البريد الإلكتروني التي تم إنشاؤها بواسطة هذا الحل تناسب Gmail (فردي أو مساحة العمل) و Outlook (سطح المكتب والويب) و Apple Mail و Yahoo. يتيح لك مصمم توقيع البريد الإلكتروني سهل الاستخدام اختيار الخط المناسب واللون والتخطيط والشكل والعناصر الأخرى.

هناك أيضًا خيارات لإضافة ميزات ثرية ، بما في ذلك إخلاء المسؤولية ، والفيديو ، والزر ، والشعار ، وما إلى ذلك. إذا كنت تقوم بإنشاء توقيعات لشركتك ، فاستخدمها لإنشاء توقيع بريد إلكتروني موحد على مستوى الشركة.

موارد قالب توقيع البريد الإلكتروني الشائعة

# 1. مكتبة قوالب توقيع البريد الإلكتروني في Microsoft 365

يجب على أولئك الذين يبحثون عن توقيع بريد إلكتروني في Outlook ذو مظهر احترافي اختيار معرض توقيع البريد الإلكتروني في Microsoft 365. تحتوي مكتبة الموارد هذه على 20 نموذجًا لتوقيع البريد الإلكتروني يمكن تخصيصها بسهولة باستخدام الصور وروابط مواقع الويب وشعارات الشركة وملفات التعريف الاجتماعية.

باستخدام هذه القوالب القابلة للتخصيص بالكامل بنسبة 100٪ ، يمكنك إضافة لمسة احترافية إلى رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. يتيح لك الإبداع مع الخطوط والرسومات والصور ومقاطع الفيديو والرسوم المتحركة والتحولات.

تتوفر القوالب على MS Word ، لذا يمكنك تعديلها بسهولة لإضفاء الطابع الشخصي. بعد إنشاء توقيعات البريد الإلكتروني ، يمكنك مشاركتها ونشرها بسرعة في أي مكان.

# 2. تواقيع البريد

إذا كنت بحاجة إلى قوالب توقيع بريد إلكتروني مجانية ملائمة للوضع المظلم ، فإن توقيعات البريد هي المكان المناسب. يتيح لك موقع الويب هذا تنزيل قوالب توقيع جاهزة للاستخدام للعمل والاستخدام الشخصي. لا يحتاج حتى إلى أن يكون لديك معرفة بتنسيق HTML لإنشاء توقيعات البريد الإلكتروني أو تخصيصها.

يمكّنك منشئ التوقيع المدمج هذا أيضًا من تخصيص القوالب. يمكن استخدام التوقيعات التي تم إنشاؤها هنا في Outlook و Office 365 و Apple Mail و Thunderbird و Gmail و Exchange Server وغيرها الكثير. هناك أيضًا خيارات لنمط الخط المخصص وثلاثة ألوان للخط.

أمثلة شائعة لتوقيعات البريد الإلكتروني

توقيع البريد الإلكتروني لشركة الطاقة الخضراء

رصيد الصورة: توقيعات البريد

هذا المثال مثالي لأي شخص يعمل في شركة صديقة للبيئة. يطرح اللافتة سؤالًا بلاغيًا يطلب من المستلمين بشكل غير مباشر حفظ الورق من خلال عدم طباعة البريد الإلكتروني. لون الخط الأساسي المستخدم هنا هو الأخضر ، وهو رمز الطبيعة والغابات.

توقيع البريد الإلكتروني لشركة السيارات

رصيد الصورة: توقيعات البريد

في توقيع البريد الإلكتروني هذا ، يتم تمييز الجائزة التي فازت بها شركة السيارات بعلامة كبيرة. يضمن اللقطة في الرأس عدم ضياع معلومات المرسل بسبب اللافتة. اللون الأساسي لهذا التوقيع هو المارون ، ولكن يمكن أن يختلف بناءً على لون العلامة التجارية لشركتك.

الكلمات الأخيرة

يعد توقيع البريد الإلكتروني طريقة رائعة للتعامل مع الآخرين بشكل احترافي. كما أنه يمكّن المستلمين من التواصل والتواصل معك بسهولة. الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي ، يمكنك إضافة ذلك إلى عميل البريد الإلكتروني المفضل لديك باتباع الخطوات المذكورة هنا.

قد ترغب أيضًا في التعرف على حلول التوقيع الإلكتروني وواجهات برمجة تطبيقات التوقيع الإلكتروني.