ما هو وكيف يعمل

لمواكبة السيناريوهات المتطورة ، يعد تحسين إجراءات العمل (BPI) ضروريًا لكل مؤسسة.

يتعين على كل شركة التعامل مع مئات العمليات التجارية. لا يمكن لأي رائد أعمال أن يصف هذه العمليات بأنها مضمونة بنسبة 100٪ ، حيث توجد دائمًا بعض الاختناقات التي تكلفهم الوقت والمال.

يمكن أن يساعد تحسين عمليات الأعمال هذه أو تحسينها في التخلص من أي مشكلات تتسبب في إزعاج فريقك أو عملائك. لنلقِ نظرة على كيفية عمل تحسين إجراءات العمل وكيف يساعد ذلك على ازدهار أعمالك.

جدول المحتويات

ما هو تحسين إجراءات العمل؟

العمليات التجارية هي المهام التي تقوم بها لإدارة عملك. تحتاج إلى تحسين هذه العمليات للبقاء قويًا في هذا العالم التنافسي. لذا ، فإن تحسين إجراءات العمل يعني التحسين المستمر للعمليات التجارية لزيادة الإنتاجية والفعالية.

تتضمن العمليات التجارية للمؤسسة ثلاثة أنواع من الأنشطة:

  • المهمة التشغيلية: المهام المتكررة التي يتعين على الشركات القيام بها كل يوم ، مثل التصنيع والخدمات اللوجستية وإعداد التقارير.
  • المهام الإدارية: تشمل هذه المهام إعداد الميزانية والإدارة وتطوير الموارد البشرية.
  • مهام الدعم: تندرج المهام المتبقية ضمن هذه الفئة ، مثل الدعم الفني والتوظيف والمحاسبة وما إلى ذلك.

يجب أن تخضع جميع المهام التي تنتمي إلى هذه الفئات إلى التقييم المنتظم والتصحيح لمنع أوجه القصور. من خلال BPI ، يمكن للشركات إجراء تغييرات إيجابية باستمرار على هذه العمليات وفقًا لمدخلات أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

تقدم هذه التحسينات إما طرقًا جديدة للقيام بالأشياء أو تزيل العيوب من العمليات الحالية. في كلتا الحالتين ، الهدف هو تبسيط العملية.

أهمية تحسين إجراءات العمل

بغض النظر عن الصناعة التي تنتمي إليها مؤسستك ، فأنت بحاجة إلى التكيف مع التغييرات للبقاء على قيد الحياة في المنافسة. يمكّنك تحسين إجراءات العمل من إجراء هذا التغيير.

خلال هذه العملية ، يمكن للشركات تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتحديد أي عدم كفاءة تحتاج إلى الإزالة. يساعد المؤسسات على فهم النظام والتطور وفقًا لمعايير الصناعة الحالية.

  كيفية فرض "الوضع الداكن" في أي تطبيق iPhone باستخدام Smart Invert

علاوة على ذلك ، فإنه يقدم نظرة جديدة على عملية عملك لتحسين الإنتاجية والجودة والعلاقة مع العميل وتنمية المهارات.

كيف يعمل تحسين إجراءات العمل؟

# 1. حدد عملية

أولاً ، تحتاج إلى تحديد المجالات أو العمليات التي تحتاج إلى تحسين. بينما تستمر العديد من العمليات التجارية في الشركة ، يمكنك إعطاء الأولوية للعمليات المتكررة من أجل التحسين.

# 2. قضايا عملية الخريطة

ركز على العملية المختارة لتحديد المشاكل التي تحتاج إلى التخلص منها. يعني رسم الخرائط تصور العملية بأكملها واكتشاف الاختناقات.

# 3. تحليل العمليات التجارية

الآن ، تحتاج إلى تحليل نقاط الألم للعثور على المشكلات التي يمكن تحسينها. يمكنك طرح الأسئلة ذات الصلة على الأشخاص المسؤولين للحصول على الإجابات.

# 4. إعادة تصميم العملية

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى إعادة تصميم العملية لجعلها أفضل. استخدم المنهجية الأكثر ملاءمة للتخلص من المشكلات المحددة وجعل عملياتك أكثر كفاءة.

# 5. اكتساب الموارد

لأي نوع من التحسين في عملية الأعمال ، تحتاج الشركات إلى تأمين الموارد اللازمة. قد يكون الحصول على برامج أو أجهزة أو قوى عاملة جديدة. لكل هذا ، احصل على موافقة من الإدارة.

# 6. اختبر العملية الجديدة

قبل تطبيق نظام BPI في مؤسستك ، يعد الاختبار عملية إلزامية. تحقق من كل خطوة في سير العمل حتى لا تفوت أي شيء مهم. إذا كنت بحاجة إلى أي تغييرات ، فهذه هي الخطوة للقيام بذلك.

# 7. نفذ الطريقة

بعد نجاح الاختبار والموافقة الإدارية ، حان الوقت لتنفيذ منهجية تحسين عمليات الأعمال. يمكنك البدء على نطاق صغير وتوسيع النطاق لتحقيق نتائج أفضل.

# 8. مراجعة وصقل

عملك لا ينتهي بمرحلة التنفيذ. تحتاج إلى المراقبة المستمرة ما إذا كانت الأساليب الجديدة تعمل على تحسين عمليتك أم لا. قد يكون التحسين ضروريًا في بعض الأحيان ، وعليك تنفيذ ذلك وفقًا لذلك.

طرق تحسين إجراءات العمل

اعتمادًا على عملية عملك ومجال عملك ، يمكنك اختيار المنهجيات التالية لـ BPI.

# 1. منهجية رشيقة

تحرر هذه المنهجية المشروع من تحديد موعد نهائي صارم وتتيح لك دمج المزيد من التكرارات. بناءً على ملاحظات الفريق والعميل ، يسمح لك Agile بإصلاح المشكلات المميزة. كما أنه يحسن التواصل والتعاون بين جميع الأطراف.

# 2. صناعة هزيلة

الهدف من هذه المنهجية هو القضاء على الهدر وبالتالي تقليل التكلفة. بصرف النظر عن الصناعة التحويلية ، يمكن للآخرين أيضًا تنفيذ مبادئها الأساسية. هنا ، تحتاج الفرق إلى فهم تصور المشتري للتخلص من الهدر والتكرار.

# 3. ستة سيجما

يمكن لهذا النهج الشائع تقليل التباين والأخطاء من خلال الاستفادة من البيانات والإحصاءات مع تعظيم القيمة. تتضمن ستة سيجما استخدام DMAIC و DMADV لتحقيق عملية مبسطة وزيادة عائد الاستثمار.

# 4. إدارة الجودة الشاملة (TQM)

تحتاج الشركات التي تستخدم هذه المنهجية إلى إشراك فريقها بالكامل لتحسين رضا العملاء. إنه يوفر للموظفين بيئة وثقافة عمل حيث يتم تقدير الخبرات ، ويتم تشجيعهم على أن يكون لديهم هدف عمل مشترك.

  لماذا حساب الجوز الخاص بك يخسر المال؟

# 5. نظرية القيود

يتم استخدام منهجية نظرية القيود بشكل شائع كلما كانت هناك حاجة للتحسين الفوري. يمكنه تحديد اختناقات العملية وتحسينها حتى يتم التخلص منها.

# 6. كايزن

تركز منهجية تحسين إجراءات العمل هذه على الممارسات المرنة والمرنة. يعدل بشكل طفيف عملك وثقافة الشركة لتحسين جودة وإنتاجية العمليات.

# 7. كانبان

Kanban هو أسلوب سير عمل مرئي يتيح لك تحديد المشكلات والقضاء على الاختناقات. نتيجة لذلك ، يمكنك زيادة الكفاءات ومراقبة تقدم مبادرتك.

# 8. في الوقت المناسب

هذه الطريقة مثالية لشركات التصنيع التي ترغب في تقليل تكاليف المخزون عن طريق إنتاج السلع حسب الطلب. في معظم الحالات ، يتم استخدامه مع منهجية كانبان للتنبؤ الدقيق وتجنب الطاقة الإنتاجية الزائدة.

# 9. عملية رسم الخرائط

يمكن للشركات وضع خطة تحسين العملية باستخدام تقنية تصور سير العمل هذه. يمكنك أيضًا استخدامه لتطوير خرائط لأدوار أو أهداف عمل محددة.

# 10. PDCA

يرمز هذا النموذج إلى التخطيط ، والقيام ، والتحقق ، والعمل. كونه جزءًا من منهجية كايزن ، فإنه يساعد المؤسسات على تحديد العمليات غير الفعالة.

فوائد تحسين إجراءات العمل

خفة الحركة التجارية

من خلال تحسين إجراءات العمل ، يمكن للشركات أن تصبح أكثر قدرة على تلبية متطلبات العملاء المتغيرة باستمرار. يمكنهم الاستجابة بسرعة للطلبات وصقل المشاريع وفقًا لذلك.

رؤية أفضل للعمليات

لتنفيذ BPI ، تحتاج الشركات إلى تصور سير العمل بأكمله. يسمح لهم بمراقبة العمليات التجارية وقياس فعالية كل مرحلة.

فعالة من حيث التكلفة💰

الهدف من تحسين العمليات التجارية هو إزالة الاختناقات وعدم الكفاءة. نظرًا لأنه يتيح لك تحديد الإنفاق غير الضروري والقضاء عليه ، فإن المصاريف الإجمالية ستقل تلقائيًا.

المزيد من الإنتاجية

لجعل عملياتك فعالة ، يزيل BPI جميع المهام المتكررة وغير الضرورية من سير العمل. نتيجة لذلك ، تزيد إنتاجية الموظف بشكل متنوع.

الامتثال والأمان

يعني تنفيذ تحسين إجراءات العمل وجود مكان عمل منظم ومُدار بشكل صحيح. وبالتالي ، يمكن أن تلتزم هذه الشركات باللوائح والتدابير الأمنية اللازمة المعمول بها.

رضا العملاء والموظفين

أي عملية مرتجلة ستضيف قيمة للعملاء. مع العملاء الراضين ، يمكن أن يكون لديك عمل مزدهر. كما أنه يجعل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية من خلال التخلص من المهام غير الضرورية.

تحديات تحسين إجراءات العمل

# 1. مقاومة الموظفين

التحدي الأكبر الذي يواجه BPI هو مقاومة الموظفين. يعارض معظم الناس أي تغييرات ويرغبون في مواصلة العمل بشكل تقليدي. ومن ثم ، تحتاج الشركات إلى جعل الموظفين يفهمون فائدة هذا التحسين. وإلا ستتحول المبادرة إلى فشل كامل.

# 2. عدم القدرة على تحديد الأهداف

خلال هذه العملية ، يجب أن يكون للقيادة أهداف واضحة ومحددة. بدون أهداف واضحة ، لن يتمكنوا من الحصول على الصورة الكاملة لاتجاه الشركة. بينما ستتيح لك الأهداف معرفة المكان الذي تضع فيه وقتك ومواردك ، فإن الافتقار إليها سيسبب صعوبة في تحسين العمليات التجارية.

  كيفية إلغاء موسيقى أمازون من الهاتف أو الكمبيوتر الشخصي أو أي تيونز

# 3. ضبط الوقت⏲️

لجعل الأشياء تعمل ، تحتاج إلى منحها بعض الوقت. تعتقد العديد من الشركات أن تحسين العملية أمر مستحيل بسبب أنشطتها اليومية. ولكن ، غالبًا ما يكون من الممكن تبسيط سير العمل وتعيين شخص واحد لتنفيذ هذه العملية. ومع ذلك ، يمكن للشركات حتى توظيف مقاول أو مترجم مستقل لتحليل العملية.

# 4. إدخال تقنيات جديدة

تتطلب معظم تحسينات إجراءات العمل تقديم عروض وداع للتطبيقات القديمة واعتماد تقنيات جديدة. تجد معظم الشركات أن هذا يمثل تحديًا كبيرًا. بالإضافة إلى كونه مكلفًا ، يجب عليك أيضًا جعل موظفيك على دراية بالتقنيات المبتكرة.

مصادر التعلم

أساسيات تحسين عمليات الأعمال: Udemy

تعلمك دورة أساسيات تحسين عمليات الأعمال هذه الإطار والخطوات اللازمة لـ BPI. يتم أيضًا تضمين مواءمة العمليات التجارية مع الأهداف وإيجاد حلول عملية للتحسين في هذه الدورة التدريبية.

يمكنك أيضًا تعلم استخدام أدوات مختلفة لإنشاء عمليات وتقنيات تجارية جديدة لقياس أهدافك من هذا المورد.

تحسين عملية الأعمال الفعالة: Udemy

تعلمك دورة تحسين عمليات الأعمال الفعالة هذه تأثير تحسين عمليات الأعمال بحيث يمكنك إعادة هندسة عملياتك التنظيمية.

يتم تدريس تطوير نموذج BPI وتطبيقه في المشروع وقياس التقدم في هذه الدورة. يتضمن 2.5 ساعة من الفيديو عند الطلب وشهادة عند الانتهاء من الدورة.

تحسين إجراءات العمل

يخبرك هذا الكتاب عن تحسين عمليات الأعمال بكيفية تنفيذ تقنيات تحسين الجودة في صناعة الخدمات.

يخبرك بكل ما يجب أن تعرفه لبدء BPI على الفور. من هذا المورد ، يمكنك أيضًا تعلم كيفية إنشاء وتدريب فرق لـ BPI ، وتبسيط العملية ، وتقليل الوقت ، وتتبع التقدم.

مجموعة أدوات تحسين عمليات الأعمال

سيعطيك هذا الكتاب حول صندوق أدوات تحسين عمليات الأعمال رؤية عملية وشاملة لتطوير نظام BPI متماسك.

يناقش نموذج BPI باستخدام قياس الأداء ويقدم لك الأدوات المناسبة. علاوة على ذلك ، يمكنك معرفة كيفية استخدام هذه الأدوات والحصول على بعض القوالب للتنفيذ.

الكلمات الأخيرة

بدون تحسين إجراءات العمل ، من المستحيل البقاء في المنافسة. يتيح لك اكتشاف نقاط الضعف وعدم الكفاءة لديك حتى تتمكن من تنفيذ طرق جديدة لتحسينها.

هنا ، ناقشنا كيفية عالم تحسين العمليات التجارية جنبًا إلى جنب مع بعض الدورات والكتب المفيدة لتعلمه. بمجرد حصولك على المعرفة الكافية ، ابدأ في إجراء التحسينات اللازمة لنقل عملك إلى المستوى التالي.

يمكنك أيضًا التعرف على برامج إدارة عمليات الأعمال.