ما هي أفضل أداة للتوقيع الإلكتروني؟

تعد التوقيعات الإلكترونية أو التوقيع الإلكتروني مفيدة لإجراء الأعمال التجارية مع الشركاء والعاملين عن بُعد والعملاء الدوليين.

هل تتذكر آخر مرة وقعت فيها باستخدام القلم والورقة؟

يتطلب التوقيع الورقي بالقلم المسح الضوئي والطباعة والتعيين الشخصي وإرسال البريد والفاكس وغير ذلك إلى الموظفين المعنيين. يمكن أن تكون العملية بأكملها كثيفة العمالة ، وتستغرق وقتًا طويلاً ، ومملة.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه التوقيع الإلكتروني إلى الصورة.

Dropbox Sign و DocuSign هما أداتان رائعتان للتوقيع الإلكتروني يمكنك تجربتهما.

لذلك ، دعنا نقارن بين هاتين المنصتين للتوقيع الإلكتروني لفهم أيهما أفضل لمتطلباتك.

ما هو التوقيع الإلكتروني؟

التوقيع الإلكتروني (eSignature) هو وسيلة قانونية وفعالة لتوقيع المستندات إلكترونيًا وبسرعة. إنه موثوق به في جميع أنحاء العالم لأنه آمن. يمكن أن تحل التوقيعات الإلكترونية محل التوقيعات المكتوبة بخط اليد في عمليات مختلفة.

بعبارات بسيطة ، التوقيع الإلكتروني هو توقيع في شكل إلكتروني. يمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة الإلكترونية لمصادقة الموقع والتأكد من أمان المستند.

يمكننا أن نقول إن الإشارة الإلكترونية إلى نية الشخص لقبول شروط المستند أو مجموعة من البيانات وإعادة هذه البيانات بالتوقيع الإلكتروني يُعرف بالتوقيع الإلكتروني. هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية:

  • تواقيع إلكترونية بسيطة
  • التوقيعات الإلكترونية المتقدمة
  • التوقيعات الإلكترونية المؤهلة

يمكن استخدامه في مواقف مختلفة ، مثل المعاملات والعقود والإجراءات الإدارية. التواقيع الإلكترونية موثوقة وقابلة للتنفيذ وقانونية في جميع أنحاء العالم. سيساعدك ذلك في تسريع عملية التوقيع ، ويمكنك توفير ساعات من هذه العملية.

التوقيعات الإلكترونية هي الطريقة الجديدة لممارسة الأعمال التجارية مع عملائك ، ولهذا السبب يجب أن يكون لديك تطبيق توقيع إلكتروني يمكنك الوثوق به.

باستخدام أداة التوقيع الإلكتروني ، يمكنك الحصول على طريقة مريحة وسريعة لحل مشاكل التوقيع. يمكنك ضمان سلامة عملائك وإعادة المستندات بسهولة دون الانتقال إلى أي مكان.

إنه بالأحرى نهج صديق للبيئة يمكن أن يوفر ملايين المطبوعات الورقية. علاوة على ذلك ، فهو يساعد في الحفاظ على تنظيم المستند الخاص بك ، وحسابه ، وإمكانية الوصول إليه.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يوفر استخدام التوقيعات الإلكترونية الكثير من الوقت والمال. كما أنه يبسط سير العمل الخاص بك ويمكن أن يحقق الكفاءة في الصناعة أو القسم.

يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية في العديد من الصناعات مثل المبيعات والموارد البشرية والخدمات المالية وتكنولوجيا المعلومات وعلوم الحياة والحكومة وغير ذلك.

دعنا نقارن Dropbox Sign و DocuSign ، بدءًا من Dropbox Sign.

ما هو دروب بوكس ​​تسجيل؟

Dropbox Sign (المعروف سابقًا باسم HelloSign) هو تطبيق للتوقيع الإلكتروني وإدارة المعاملات الرقمية يتضمن تتبع التوقيع وسجل التوقيع وتوقيع المستندات والامتثال التنظيمي والمزيد.

يتيح لك طلب التوقيعات الإلكترونية وإضافة توقيعات ملزمة قانونًا إلى المستندات. إنها مملوكة لشركة Dropbox ، التي تعد بالسماح للعملاء بإغلاق الصفقات بشكل أسرع ، واستكمال مستندات الطوارئ في الوقت المناسب دون أخطاء ، وتعيين موظفين جدد على الفور ، والمزيد.

Dropbox Sign هو حل مفيد للعاملين لحسابهم الخاص. يمكن للعاملين لحسابهم الخاص إرسال المستندات بسهولة إلى عملائهم واستلام المستندات مثل الاتفاقيات للتوقيع إلكترونيًا. النظام الأساسي قوي ، مع تكاملات متعددة ، وقدرات مخصصة للعلامة التجارية ، والمزيد.

من المستخدمين الخاصين إلى الشركات الكبيرة يمكنهم استخدام هذه المنصة دون أي متاعب. سواء كنت ترغب في استخدامه على هاتفك المحمول أو سطح المكتب ، فإن تطبيقه مدعوم من جميع الأجهزة بحيث يمكنك استخدامه أينما تريد.

بالإضافة إلى ذلك ، يتوفر Dropbox Sign بأكثر من 20 لغة ويمكن أن يتكامل مع الأدوات الشائعة مثل Salesforce و Slack و HubSpot والمزيد. علاوة على ذلك ، فإنه يبسط سير العمل ويجعل التواصل بين العملاء والموردين والزملاء أسهل.

  9 أفضل أكواد برمجية مدعومة بالذكاء الاصطناعي من أجل التطوير الإنتاجي

باستخدام Dropbox Sign ، يمكنك:

  • جمع التوقيعات الإلكترونية بشكل آمن وآمن مع تشفير البيانات
  • إغلاق الصفقات بسرعة مع العمليات الآلية لتقديم العروض وتوقيع العقد
  • أتمتة المهام وتقوية الامتثال وإدارة المخاطر في ميزات الذكاء الاصطناعي
  • قم بتوجيه المستندات إلى العاملين المعينين لك لإدارة مهام سير العمل الداخلية
  • قم بإنشاء وتعديل العقود الخاصة بك باستخدام قوالب قابلة لإعادة الاستخدام والتخصيص
  • انتقل من الأعمال الورقية المحمومة إلى العمل غير الورقي لإنقاذ الأشجار

يقدم Dropbox Sign حزمة مجانية تتضمن ميزات أساسية وثلاثة طلبات توقيع كل شهر. هذا يجعله خيارًا جيدًا لأولئك الذين لديهم احتياجات توقيع منخفضة الحجم.

ميزات تسجيل Dropbox

يتميز Dropbox Sign بميزات فريدة تجعله خيارًا رائعًا للجميع. يركز عادةً على تبسيط العملية للمستخدمين والمؤسسات. دعونا نناقش ميزاته:

# 1. القوالب

يمكنك تحويل المستندات المستخدمة بشكل متكرر إلى قوالب Dropbox Sign لتبسيط كل طلب توقيع. يمكنك تنسيق المستندات في بضع دقائق لجعل كل عملية إرسال سهلة وسريعة.

كل ما تحتاجه هو أربع خطوات يجب اتباعها أثناء تنسيق المستندات:

  • تحميل المستند الخاص بك: اختر مستندًا ترسله بشكل متكرر ، مثل اتفاقية عدم الإفشاء أو اتفاقية W2.
  • حدد من سيقوم بالتوقيع: قم بتعيين دور موقع ، مثل العميل ، أو صاحب العمل ، أو الموظف ، أو المستأجر ، وما إلى ذلك.
  • ضع الحقول أو الفضاء: لكل دور ، اسحب وأسقط حقول التوقيع حيث تريد أن يملأ الموقّع هذا الجزء.
  • حفظ وإرسال وإعادة الاستخدام: بمجرد إنشاء قالب ، سيكون من السهل إرسال المستند بسرعة وسلاسة دون تكرار.

باستخدام هذه الميزة ، يمكنك أتمتة مهمتك الشاقة ، وتبسيط عمليات الإرسال المجمعة باستخدام إمكانات الموقعين المتعددين ، وتحضير المستندات للتوقيع على الفور.

# 2. تحرير الوثيقة

تعد ميزة مثل محرر المستندات ميزة شائعة جدًا في كل تطبيق. باستخدام الأداة ، يمكنك إضافة الحقول في المستندات الخاصة بك حتى يتمكن الموقّع من ملء المعلومات المطلوبة. يتضمن ميزات التنقل وهي ميزة فريدة في Dropbox Sign.

يتيح لك Dropbox Sign إضافة علامة تجارية مخصصة وتخصيص لغة التطبيق. يساعد ذلك شركتك على رفع علامتها التجارية وتعزيز التواصل مع أصحاب المصلحة. عند إضافة عناصر بريد إلكتروني ، يجب عليك تحميل شعار الشركة وإضافة شعار الشركة وتحرير اسم المرسل وتوقيع البريد الإلكتروني.

# 3. إرسال المستند

هناك عدة طرق لإرسال المستندات. يمكن لـ Dropbox Sign تحميل ملف CSV لإنشاء ارتباط توقيع أو ملف CSV للتوقيعات الجماعية والتوقيع شخصيًا.

عند إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك تخصيص عنوان المستند وطلب المرفقات وتخصيص رسالة للموقِّعين وتعيين نسخ.

# 4. توقيع الوثيقة وتخزينها

يوفر Dropbox Sign ميزات قيمة ، بما في ذلك زر “التالي” الذي يوجه المستلمين إلى الحقل الفارغ للتوقيع مباشرة.

بعد تنفيذ المستندات ، يجب الوصول إليها بسهولة وكفاءة. Dropbox Sign عبارة عن نظام أساسي لتخزين المستندات قائم على السحابة يقوم بتخزين جميع مستنداتك ويمنحك إمكانية الوصول إلى الاستخدام وقتما تشاء.

# 5. حماية

يجب أن يأتي برنامج التوقيع الإلكتروني مصحوبًا بأمان خاص وامتثال قانوني. يوفر Dropbox Sign تشفير SSL ، والمصادقة الثنائية ، والامتثال للقانون الدولي ، والامتثال HIPAA ، والامتثال ESIGN ، وتخزين المستندات الآمن.

توفر الأداة تقارير تدقيق لتتبع التغييرات والأنشطة الأساسية لكل مستند. يتم إرفاقها بالمستندات الموقعة تلقائيًا.

# 6. التكامل و API

يحتوي Dropbox Sign على العديد من عمليات الدمج وواجهة برمجة تطبيقات تساعد على تبسيط سير عمل المستندات. يمكنك دمج أدواتك المفضلة مع Dropbox Sign وإنشاء تطبيقات مخصصة عبر وظائف Dropbox Sign.

# 7. دعم العملاء

لدى Dropbox Sign دعم عملاء أفضل. يستخدم الدردشة الحية وقنوات البريد الإلكتروني للتواصل مع عملائه. يتوفر الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وستحصل على صفحة حالة التطبيق والموارد المدعومة وإشعارات تحديث النظام الأساسي.

ما هو DocuSign؟

تأسست DocuSign في عام 2003 ، وهي واحدة من أولى تطبيقات التوقيع الإلكتروني ، مع أكثر من مليون عميل ، و 44 لغة ، و 400 عملية تكامل.

تجمع أداة eSignature المستندات من الموقع أو الجهاز وتديرها بكفاءة ، وتوفر مسارات تدقيق ، وتبسط سير عملك. باستخدام DocuSign ، يمكنك إرسال المستندات الرقمية وتوثيقها وتوقيعها بسهولة.

  أرقام المنافذ الافتراضية التي تحتاج إلى معرفتها كمسؤول نظام

علاوة على ذلك ، يمكنك بسهولة توجيه المستندات إلى العمال المعينين لتنظيم مهام سير العمل الداخلية. يساعد في أتمتة المهام وتقوية الامتثال وإدارة المخاطر باستخدام إدارة دورة حياة العقد وميزات الذكاء الاصطناعي الديناميكية.

قم بإنشاء مجموعة واسعة من العقود وقم بتحريرها وفقًا لاستخدامك بمساعدة القوالب القابلة للتخصيص وإعادة الاستخدام.

تم تصميم DocuSign للعديد من الصناعات وقطاعات الأعمال والمزيد. إذا كنت بحاجة إلى مستندات يجب توقيعها بانتظام ولا تمانع في دفع ثمنها ، فإن DocuSign هو خيارك.

من خلال عمليات التكامل الاختيارية القوية ، يمكنك دمج DocuSign مع أدوات عملك لتبسيط عمليات الأعمال. أيضًا ، ستكون إمكانات القوالب غير المحدودة ذات فائدة كبيرة لأنها تحفظ العديد من المستندات للتوقيع والسماح بتغيرات غير محدودة على قالب مشابه دون تغيير أي شيء.

يوفر DocuSign وقت تشغيل بنسبة 99.99٪ ، ويستخدمه أكثر من 180 دولة لتوقيع الاتفاقيات. إذا كنت ترغب في عرض العقد وتوقيعه ، فسيقوم DocuSign بإعداد كل شيء من خلال تطبيق الهاتف المحمول الفائق والدعم داخل المستعرض.

حان الوقت لكي تصبح بطلاً لشركتك عن طريق تقليل المهام اليدوية وتبسيط عمليات إرسال المستندات وتوقيعها وإدارتها باستخدام DocuSign.

ميزات DocuSign

يوفر DocuSign ميزات مرنة تساعد الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم على تخزين مستنداتها وتحريرها في لمح البصر. تتيح لك ميزات مثل القوالب وتقارير التدقيق والتوقيع الشخصي والتوقيع متعدد الأطراف والتوقيعات الملزمة قانونًا والمزيد لتحرير نفسك من وظيفتك اليدوية العادية.

دعونا نناقش بعض ميزاته بالتفصيل:

# 1. إنشاء الوثيقة

مع وجود ملايين المستخدمين حول العالم ، يعالج DocuSign أكثر من مليون مستند يوميًا. يجعل المستند سهل الوصول إليه ومتوافقًا على نطاق واسع. فإنه يوفر:

  • دعم شامل لنوع الملف: يدعم DocuSign أي نوع من أنواع ملفات المستندات ، مثل Microsoft Excel و Word و PowerPoint ، بحيث يمكنك إرسال المستندات للتوقيع. كما أنه يدعم ملفات .pdf و .doc و .xls و .txt و .xlsx و .docx والمزيد.
  • تحويل نموذج PDF: قم بإعداد المستندات في أي وقت من الأوقات باستخدام تحويل نموذج PDF. أثناء تحميل ملف PDF ، يتعرف DocuSign على الملف ويحوله تلقائيًا إلى حقول الموقّع.
  • أكثر من 20 علامة وحقل قياسية ومخصصة: باستخدام هذه الميزة ، يمكنك توجيه عملائك أو المحترفين لتسجيل الدخول إلى الأماكن الصحيحة دون متاعب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرسال علامات قياسية للحصول على التوقيعات والعناوين والأحرف الأولى وأسماء الشركات والنصوص والأرقام والأسماء والمزيد.
  • الرسم: يسمح هذا الحقل للمُوقِّعين والمُرسِلين بتحميل المُوقِّعين والصور مباشرةً إلى المستند.

يوفر DocuSign أيضًا تكاملات التخزين السحابي ووضع العلامات التلقائي و PowerForms والمستندات التكميلية في هذا القسم.

# 2. حقول البيانات

تعمل إمكانات التحقق الميداني المتقدمة في DocuSign على أتمتة منطق الأعمال وتبسيط العملية للمُوقِّعين. يمكنك دمج DocuSign بسلاسة مع التطبيقات الأخرى لملء النماذج مسبقًا.

  • وظائف النماذج الكاملة: يشكّل التصميم بالطريقة التي تريدها من خلال وظائف النموذج القوية التي تتضمن مربعات الاختيار ، والعلامات المنسدلة ، والنص ، وحقول العملات ، والحقول الرقمية ، وأزرار الاختيار ، وما إلى ذلك.
  • حقول بيانات الطرف الثالث: يمكنك ربط الحقول الخاصة بك ببيانات من خدمات الجهات الخارجية. يتم تحديث البيانات تلقائيًا من نظام الطرف الثالث إلى المستند والعكس ، مما يلغي العمل الشاق.
  • التحقق من صحة البيانات: تقييد نوع البيانات الذي تم إدخاله في الحقل المختار لتقليل المعاملات التي ليست في حالة جيدة. سيؤدي ذلك إلى التخلص من أخطاء إعادة إرسال المستندات وإدخال البيانات. يتضمن البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والرمز البريدي المكون من 9 أرقام والنص والتاريخ والرمز البريدي المكون من 5 أرقام وإخفاء التعبير العادي ورقم الضمان الاجتماعي.
  • تنسيق الحقل والمنطق: يمكنك استخدام الحقول الشرطية لإخفاء البيانات وكشفها عند الحاجة. يتم حساب القيم ديناميكيًا باستخدام الحقول المحسوبة بناءً على مدخلات الحقول الأخرى. علاوة على ذلك ، تضمن الحقول المؤمنة البيانات والحقول المرتبطة تنعكس جميع التغييرات عبر الحقول المماثلة.
  • ترميز الحقول والمستندات: يتيح DocuSign إمكانية تعديل بعض الحقول. يمكنه إدارة الطلبات وتغيير الأحرف الأولى التي تم إجراؤها. باستخدام سجل المعاملات ، يمكنك تتبع جميع التغييرات.
  معادل الصوت لجميع تطبيقات الموسيقى على iPhone الخاص بك [Jailbreak]

# 3. توقيع سير العمل

يسمح لك DocuSign بتحديد وطلب عدد الموقعين. يمكنك تعيين أدوار ووصول مختلفة للمستلمين ، وسيكون لديك التحكم في كل خطوة.

يتضمن التوجيه التسلسلي والمتوازي والمختلط والإرسال الجماعي وأذونات المستلم والمستندات الصحيحة والتذكيرات والإشعارات ورؤية المستندات والقوالب.

# 4. المصادقة على الموقع

مع مستويات متعددة من المصادقة ، يمكنك التأكد من أن الموقعين حقيقيون. فهو يزيد من الحدود المطلوبة للموقِّعين لتأكيد هويتهم قبل منحهم أي وصول إلى الملفات.

يتضمن المصادقة المستندة إلى البريد الإلكتروني ورمز الوصول والرسائل القصيرة والهاتف والمصادقة القائمة على المعرفة والتحقق من الهوية ومصادقة الطرف الثالث والمزيد.

# 5. تجربة الإرسال والتوقيع

أرسل المستندات بسهولة باستخدام DocuSign ودع عميلك يوقع ويرسل المستند مرة أخرى في غضون بضع دقائق. يجعل DocuSign الإرسال والتسجيل طريقة سريعة وسهلة.

يتضمن التوقيع سريع الاستجابة ، وإشعارات الرسائل القصيرة ، والتوقيع والإرسال في وضع عدم الاتصال ، وتطبيقات الهاتف المحمول ، والوصول المشترك ، والتوقيع المرن ، والعلامات التجارية ، والمزيد.

# 6. الإبلاغ

التقارير القوية عن المنتج تجعل عملك في غاية السهولة. يتيح لمسؤولي الحساب ومستخدمي DocuSign الحصول على رؤية واضحة للحساب.

يمكن الوصول إلى إحصاءات الأعمال وإتاحتها دائمًا من خلال الوصول في الوقت الفعلي والتقارير المجدولة الموسعة. يتضمن الحالة في الوقت الفعلي وإحصاءات التوقيع وتصدير البيانات والمستندات وتقارير الحساب والمزيد.

علاوة على ذلك ، يقدم DocuSign مجموعة واسعة من الميزات مثل التوافق والخدمات الإضافية والأرشفة والاحتفاظ بالمستندات والتوافر والأمان والإدارة الدولية وسياسات كلمات المرور والمزيد.

تسجيل Dropbox مقابل DocuSign

تقدم كلتا أدوات التوقيع الإلكتروني مخرجات مماثلة. في النهاية ، ترسل المستند ليوقعه العميل باستخدام الأداة. تتمثل الاختلافات الرئيسية التي يمكننا تصورها بين DocuSign و Dropbox Sign في ميزاتها وتسعيرها ودعمها. دعونا نرى كيف يختلف كلاهما عن بعضهما البعض في بضع نقاط.

Dropbox SignDocuSignIt يسمح بالتكامل في خططه الأعلى يسمح بالتكامل في كل خطة وله ميزات قياسية ولديه ميزات متقدمة أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة أكثر ملاءمة للشركات المتوسطة والكبيرة الحجم دروب بوكس ​​Sign أقل تكلفة DocuSign أغلى عددًا محدودًا من القوالبقوالب قابلة لإعادة الاستخدام على الخطط المحددة لا لديك خيار إدارة جهات الاتصال يمكنك إدارة جهات الاتصال لا خيار لمقارنة المستندات يمكنك مقارنة المستندات لا يمكنك جدولة وقت مشاركة الملفات يمكنك جدولة وقت إرسال الملفات يمكن للمستخدمين والمرسلين إرسال المستندات وتوقيعها بـ 22 لغة مختلفة يمكنك إرسال المستندات بـ 14 لغة مختلفة ، ويمكن للمستلمين الخاصين بك تسجيل الدخول بـ 44 لغة مختلفة بنقرة واحدة ، يمكنك إرسال المستندات إلى قائمة كبيرة من المستلمين في خطط أعلى ، حيث يقوم تلقائيًا بإرسال رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الفريدة بعد استيراد قائمة المستلمين ، ويقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني والويب ، ويقدم البريد الإلكتروني ، والهاتف ، و دعم الويب

الكلمات الأخيرة

تتمتع كل من أدوات التوقيع الإلكتروني ، Dropbox Sign و DocuSign ، بوظائف ممتازة يمكن أن تفيد أنواعًا مختلفة من الأعمال. يعد Dropbox Sign خيارًا رائعًا للشركات الصغيرة نظرًا لأنه ميسور التكلفة ولديه ميزات قياسية قد تحتاجها. ولكن إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الميزات ولديك نشاط تجاري أكبر ، فقد ترغب في تجربة DocuSign.

وبالتالي ، إذا كنت تريد أن تعرف كيف يمكن لهذه الأدوات أن تفيد عملك ، فجربها بنفسك. سيساعدك اختبار الأدوات على تحديد الأفضل لحالة الاستخدام الخاصة بك.

الشيء العظيم هو أن كلتا الأداتين بهما خيارات تجريبية مجانية لمساعدتك على البدء بسرعة وتحديد أيهما يناسبك أكثر.

بعد ذلك ، يمكنك التحقق من كيفية إضافة توقيع إلى مستند Word.