وفر الوقت والمال مع التوقيعات الرقمية
لا يلزم توقيع عقدك يدويًا ليكون ملزمًا قانونًا – يمكنك توقيع مستند رقميًا وتوفير الوقت والمال والجهد باستخدام Zoho Sign.
في عالم اليوم ، حيث تصبح الأعمال الورقية متقادمة تدريجياً ، من المنطقي التحول إلى التوقيعات الرقمية. لا تعد التوقيعات الرقمية أسرع وأكثر ملاءمة فحسب ، ولكنها أيضًا صديقة للبيئة.
في حين أن هناك العديد من برامج التوقيع الرقمي في السوق ، يجب عليك اختيار حل موثوق به مثل Zoho Sign الذي يتسم بالكفاءة وبأسعار معقولة في نفس الوقت.
ما هو التوقيع الرقمي؟
التوقيع الرقمي هو تقنية تتحقق من صحة وسلامة مستند رقمي أو برنامج أو رسالة. يستخدم التشفير لحماية المستند من العبث وانتحال الهوية. تعتبر التوقيعات الرقمية ملزمة قانونًا في العديد من البلدان ، بما في ذلك الولايات المتحدة.
لماذا تحتاج التوقيع الرقمي؟
وفر الوقت والمال
تتضمن المعالجة اليدوية للمستندات للتوقيعات صياغتها وطباعتها ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالبريد إلى أطراف أخرى. قد يستغرق الأمر أسابيع حتى يتم استعادتها بعد التوقيع عليها. يوفر لك التوقيع الرقمي الوقت والمال من خلال التخلص من هذه المهام.
كفاءة وأمان
تعمل التوقيعات الرقمية كبديل آمن للتوقيعات التقليدية المصنوعة على الورق. لا يتعين عليك طباعة المستندات الورقية أو مسحها ضوئيًا أو إرسالها إلى الأطراف الأخرى. كما أنه يقلل من مخاطر التزوير.
إمكانية الوصول
بالنسبة لأي نوع من المستندات البعيدة والعالمية ، يكون التوقيع الرقمي ملائمًا للغاية. يساعد الأطراف على توقيع المستندات بأمان من أي مكان ، وبالتالي يعزز كفاءة العمل.
صورة أفضل للشركة
استخدام الورق لتوقيع المستندات له أيضًا تأثير بيئي. باستخدام التوقيعات الرقمية ، يمكنك تقليل ذلك وإنشاء انطباع صديق للبيئة في عالم الأعمال.
الصلاحية القانونية
في العديد من البلدان ، تكون التوقيعات الرقمية صالحة قانونيًا ، مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد. سواء كانت عقدًا أو اتفاقية أو معاملة إلكترونية أو أي مستند قانوني آخر ، فإن التوقيعات الرقمية تضمن صحتها وسلامتها لجعلها معترف بها على أنها ملزمة قانونًا في المحكمة.
نزاهة
يعد التوقيع الرقمي مفيدًا أيضًا في الحفاظ على تكامل المستند الرقمي. يستخدم خوارزميات التشفير لتوليد قيمة تجزئة فريدة. إذا قام شخص ما بتعديل هذا المستند ، فستكون هناك قيمة تجزئة مختلفة ستعمل كدليل على تغيير المستند.
أتمتة سير العمل
تتطلب التوقيعات الورقية التنسيق والتتبع اليدوي لضمان توقيع المستندات بدقة وحماية سرية البيانات. علاوة على ذلك ، هناك فرص للتأخير والأخطاء وانتهاكات السياسة في التوقيعات اليدوية.
يعني الانتقال إلى التوقيع الرقمي التبديل إلى سير عمل قياسي ومؤتمت يكون متسقًا وخاليًا من الأخطاء.
كيف يمكن أن يساعد Zoho Sign في التوقيع الرقمي
إذا كنت لا تزال تعتمد على الطريقة التقليدية للقلم والورق لتوقيع مستندات العمل ، فقد حان الوقت لاختيار Zoho Sign. يسهل هذا البرنامج التوقيع الآمن وإدارة مستندات الأعمال من أي مكان عالمي بنقرات قليلة.
يساعدك تطبيق التوقيع الرقمي الكامل هذا على التخلص من العملية المرهقة لتوقيع مستند يدويًا. بمساعدتها ، يمكنك الحصول على مستندات صالحة قانونيًا وغير قابلة للتزوير لا يمكن تغييرها بمجرد التوقيع عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك هذا البرنامج التحقق من هوية الموقع وتوقيع المستندات من أي مكان بأقصى قدر من الامتثال القانوني.
دعنا الآن نلقي نظرة على أهم ميزات Zoho Sign.
سهولة التوقيع والإرسال
ينشر Zoho Sign أسلوباً لا معنى له لتوقيع وإرسال المستندات للتوقيع الرقمي. يمكنك بسهولة تحميل المستند وإضافة المستلمين ووضع حقول النموذج لهم قبل إرسالها. للتوقيع ، تحتاج إلى فتح الرابط المرسل عبر البريد الإلكتروني ، وإدخال رمز التحقق إذا لزم الأمر ، والتوقيع على المستند.
إدارة مستندات سلسة
إدارة المستندات على هذا النظام الأساسي هي أيضًا خالية من المتاعب. يتيح لك التحقق من حالة المستند واتخاذ إجراءات أخرى بناءً عليها. علاوة على ذلك ، يمكن استخدام Zoho Sign في مسارات تدقيق كاملة. يوفر لك سجلًا كاملاً للإجراءات التي تم تنفيذها على مستند وشهادة إكمال المستندات التي لا تحتوي على مهام معلقة.
قوالب المستندات القابلة لإعادة الاستخدام
تحميك ميزة القوالب في Zoho Sign من إنشاء اتفاقيات جديدة من البداية في كل مرة تريد استخدامها. بصفتك مستخدمًا محترفًا وخطة مؤسسية ، يمكنك إنشاء قوالب لاتفاقيات المبيعات وعقود التوظيف وسياسات الوسائط الاجتماعية التي قد تحتاج إلى استخدامها بشكل متكرر.
بعد إنشاء القوالب لاحتياجات عملك ، يمكنك عرض هذه القوالب وتحريرها لكل مناسبة فريدة وتغيير الملكية وإنشاء SignForm (متاح لمسؤولي المؤسسة فقط) وحذف القوالب. ستكون هذه القوالب في حسابك حتى تقوم بحذفها يدويًا.
إرسال المستندات بكميات كبيرة
يمكّنك Zoho Sign من إرسال مستند واحد أو أكثر إلى عدة مستلمين في وقت واحد باستخدام ميزة الإرسال المجمع. متوفر فقط مع خطة المؤسسة ، يكون مفيدًا عندما يحتاج مديرو الموارد البشرية إلى الحصول على السياسة المحدثة الموقعة من قبل موظفي AM في إحدى المؤسسات.
دعم تكامل الذكاء الاصطناعي المفتوح
إذا كان لديك اشتراك Zoho Sign مدفوع باستخدام مراكز بيانات الولايات المتحدة ومفتاح OpenAI API صالح أنشأه المستخدم ، يمكنك استخدام ChatGPT وتكامل OpenAI من خلال مساعد Zoho للذكاء الاصطناعي Zia. باستخدام هذا التكامل ، تتم مشاركة بيانات المستند مع Open AI ويمكن استخدامها لأغراض مختلفة ، بما في ذلك الحصول على ملخص المستند.
AES و QES
يمكن لمستخدمي جميع الخطط المدفوعة ومراكز البيانات الأمريكية الحصول على شهادات AES (التوقيع الإلكتروني المتقدم) لتوقيعاتهم من خلال TrustFactory ومقرها جنوب إفريقيا. يحتاج المستخدمون إلى التسجيل في TrustFactory وتكوين هذا التكامل للحصول على هذه الميزة.
يتعاون Zoho Sign أيضًا مع Uanataca SA ، وهي مزود خدمة التحقق من الهوية في الاتحاد الأوروبي. بفضل مساعدتها ، يمكن لمستخدمي اشتراك Enterprise توقيع المستندات من خلال QES (التوقيع الإلكتروني المؤهل).
تطبيقات Zoho Sign Mobile
إذا كنت دائمًا في حالة تنقل ، فيمكنك تثبيت تطبيقات Android أو iOS الخاصة بـ Zoho Sign على أجهزتك المحمولة. هذه التطبيقات فعالة بنفس القدر في التوقيع والتتبع وإرسال المستندات إلى جانب إدارة القوالب.
واجهات برمجة تطبيقات Zoho Sign
يوفر Zoho Sign أيضًا واجهات برمجة تطبيقات لتكامل التوقيع الرقمي في أي تطبيق. بغض النظر عن متطلبات مشروعك ، يمكنك بسهولة تطبيق أمثلة التعليمات البرمجية بلغة البرمجة المفضلة لديك.
يمكن تنفيذ واجهات برمجة التطبيقات المرنة والقابلة للتطوير في بضع دقائق. جميع المستندات الموقعة باستخدام واجهات برمجة التطبيقات هذه مقبولة بنسبة 100٪ في المحكمة. تحصل على أعلى مستوى من الأمان مع بروتوكول OAuth 2.0 المتوافق مع معايير الصناعة.
التكامل مع أفضل المنصات
ربما تستخدم أدوات الأعمال والاتصالات لمؤسستك. يمكن دمج Zoho Sign مع تطبيقات بارزة مثل Microsoft 365 و Google Workspace و Zoho CRM و Zoho HRMS و Zapier و Box و MS Teams و Formstack Documents و Integromat.
توليد التقارير
يمكن لمسؤولي المؤسسة الوصول إلى التقارير التفصيلية التي تم إنشاؤها بواسطة Zoho Sign لجميع المستندات الموقعة والمرسلة باستخدام حسابك. تتوفر أيضًا عوامل تصفية الفئات لنوع المستند وحالة المستند (مكتمل ، تم الاستدعاء ، مرفوض ، منتهي الصلاحية) ، صلاحية المستند ، وسجل النشاط.
يقوم بإنشاء تقارير لآخر 30 يومًا بشكل افتراضي ؛ ومع ذلك ، يمكنك إنشاء تقارير على أساس أسبوعي وشهري. يمكنك أيضًا تنزيل التقارير إلى النظام المحلي بتنسيق ملف CSV.
تسعير Zoho Sign
يمكن للمستخدمين الفرديين اختيار خطة Zoho Sign المجانية التي تتيح لك توقيع خمسة مستندات شهريًا. إذا كان لديك المزيد من المتطلبات ، فيمكنك الاختيار من بين خطط Standard و Professional و Enterprise ، بدءًا من 10 دولارات لكل مستخدم / شهر.
تتوفر نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا على Zoho Sign ، حيث يمكنك تجربة جميع ميزات خطة Enterprise. حتى أنه يحتوي على خطة واجهة برمجة تطبيقات للتوقيع الرقمي بسيطة وشفافة الدفع عند الاستخدام.
الكلمات الأخيرة
لا يوفر التوقيع الرقمي الراحة لتوقيع المستند عن بُعد فحسب ، بل يضيف أيضًا طبقة أمان إضافية ضد العبث. إنها عملية صديقة للبيئة لا تتضمن الأعمال الورقية ويمكن تتبعها من خلال مسارات التدقيق.
Zoho Sign هو تطبيق توقيع رقمي ميسور التكلفة يتيح لك إنشاء المستندات وإرسالها للآخرين للتوقيع السريع. يمكن للشركات الصغيرة والكبيرة والمستخدمين الشخصيين استخدام هذا البرنامج للتوثيق القانوني.
يمكن للشركات أيضًا اختيار تطبيقات Zoho الأخرى مثل Zoho Assist و Zoho Payroll.
