8 أدوات استجابة معلبة للمساعدة في الإنتاجية وخدمة العملاء
يحتاج المدراء التنفيذيون لدعم العملاء إلى الإجابة على مئات الاستفسارات كل يوم. يمكن لتطبيقات الاستجابة المعلبة أن تجعل عملها سريعًا وسهلاً.
تتشابه العديد من الاستفسارات التي يتلقاها فريق الدعم يوميًا. تعد كتابة الإجابات على هذه الأسئلة يدويًا مهمة ذات نتائج عكسية. ولكن ، يمكن للمستخدمين إنشاء إجابات محددة مسبقًا للأسئلة الشائعة وتخزينها في أدوات استجابة جاهزة للاستخدام الفوري.
دعنا نستكشف المزيد عن الاستجابة المعلبة ، بما في ذلك مزاياها وأفضل الأدوات التي تقدم هذه الخدمة.
ما هو الرد الجاهز؟
كثير من الناس يخلطون بين الرد الجاهز والاستجابة التلقائية. في حين أن الردود التلقائية آلية وغير شخصية ، فإن الردود الجاهزة وصفية ومخصصة.
هذه ردود محددة مسبقًا على الاستعلامات الشائعة. دائمًا ما تكون الردود الجاهزة مفيدة ومخصصة ، لذلك لا يبدو أنها تم إنشاؤها آليًا للعملاء.
كيف تعمل الردود الجاهزة مع الأسئلة الشائعة / Wiki الخاصة بشركتك؟
يجب أن تكون الردود الجاهزة وموقع Wiki الخاص بالشركة والأسئلة الشائعة وقاعدة معارف استكشاف الأخطاء وإصلاحها متزامنة. يجب أن يكون هناك نظام آلي لإدخال خطوات محددة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها أو معلومات عامة في عنصر نائب ضمن الاستجابة المعلبة.
إذا كنت لا تستخدم العناصر النائبة للنص ، فسوف تتراكم الردود الجاهزة. سيكون من الصعب على وكلاء خدمة العملاء التعامل مع مثل هذه القائمة الطويلة من الردود الجاهزة. لحل هذه المشكلة ، تأتي بعض خدمات النص المكتوب أو الأدوات مع الصيغ.
عندما يقوم فريق الدعم بإدخال رموز مختصرة أو صيغ معينة في رسالة بريد إلكتروني أو وحدة تحكم دردشة ، تقوم الأداة تلقائيًا بإنشاء البرنامج النصي. تسحب الأداة أيضًا معلومات الدعم من قاعدة معارف الشركة أو الأسئلة الشائعة أو Wiki.
يساعدك أيضًا ربط أداة الردود الجاهزة بقاعدة معارف الشركة في تغذية الإرشادات التفصيلية المحدثة أو خطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها. خلاف ذلك ، سوف تحتاج إلى تحديث جميع البرامج النصية الخاصة بالدعم يدويًا.
فوائد استخدام الردود الجاهزة
# 1. يوفر الوقت
تضمن الإجابة الجاهزة أنك لست مضطرًا لكتابة إجابات للأسئلة المتداولة. نظرًا لأن المديرين التنفيذيين لدعم العملاء يمكنهم الإجابة بسرعة على الاستفسارات الشائعة بهذه الردود ، فيمكنهم التركيز على مهام أكثر إنتاجية في الوقت الذي يتم توفيره.
# 2. إدارة سلسة
يمكن لمقدمي خدمة العملاء إدارة عدد كبير من العملاء بسهولة بمساعدة تطبيقات الاستجابة المعلبة. إذا كنت تعمل لدى مزود خدمة الإنترنت ، فإن سعر الحزم المتاحة هو سؤال قد تطرحه كثيرًا.
بدلاً من الرد على كل شخص لديه نفس الإجابة عن طريق الكتابة ، يمكنك بسهولة القيام بهذه المهمة عن طريق لصق الرد الجاهز في نافذة الدردشة.
# 3. إرضاء العملاء
يريد العملاء حلاً فوريًا لمشاكلهم. إذا كان هناك تأخير في الاستجابة ، فقد تفقدها أمام منافسيك. باستخدام الردود الجاهزة ، يمكنك الرد على أسئلتهم والتأكد من بقائهم مخلصين لشركتك.
# 4. زيادة معدل المحادثة
تساعدك الردود الجاهزة أيضًا على تحويل عميل متوقع إلى عميل من خلال الإجابة على استفساراته بسرعة وبنجاح. في بعض الأحيان ، يسأل أحد العملاء المحتملين بعض الأسئلة الفريدة ، ولدى موظفي الدعم الكثير من المهام.
في هذه الحالة ، يمكنهم الرد على الأسئلة السهلة باستخدام الردود الجاهزة واستخدام الوقت للإجابة على الاستعلام الفريد. وبالتالي ، يمكنك تحويل هذا العميل المتوقع إلى عميل وتحسين معدل التحويل الخاص بك.
فيما يلي بعض من أفضل تطبيقات الاستجابة الجاهزة.
الطباعة
قد تكون الكتابة المتكررة محبطة ومملة لموظفي دعم العملاء. تيبيديسك هي عبارة عن نظام أساسي بسيط يساعدهم في التخلص من هذا عن طريق السماح لهم بإنشاء وإدارة ردود جاهزة متسقة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمج هذه الأداة متعددة اللغات مع جميع مواقع الويب والتطبيقات التي تستخدمها شركتك ، بما في ذلك Chrome و Gmail و Facebook و Slack و Zendesk و Linkedin.
إذا اخترت استخدام typedesk ، فسيحصل فريقك على القدرة على الرد على استفسارات العملاء باستمرار. نتيجة لذلك ، سيحصل العملاء والعملاء المحتملون على تجربة محسنة أثناء الاتصال بمكتب الدعم الخاص بك.
تأتي هذه الأداة أيضًا مع ميزة Team Folders التي تتيح لك مشاركة ومزامنة جميع الردود الجاهزة مع كل عضو في الفريق. علاوة على ذلك ، يمكن لمسؤولي الدعم أن يجعلوا كل استجابة معلبة فريدة باستخدام المتغيرات.
فريش ديسك
الغرض من خدمة العملاء هو الرد على استفسارات العملاء ، ويتيح لك Freshdesk القيام بذلك بسلاسة. يمكنك الانخراط مع العملاء في محادثة هادفة عبر قنوات مختلفة باستخدام تطبيق الرد الجاهز هذا.
تقدم مجموعة القنوات الشاملة هذه حلاً دعمًا كاملاً يركز على تقديم خدمة عملاء متميزة بسرعة. إنه يتفهم بشكل استباقي متطلبات العملاء ويرد عليهم بأكبر قدر من الدعم البديهي.
نظرًا لأنك تحتاج إلى أداء مهام متكررة أقل ، فإنك توفر الوقت وتستثمره في شيء أكثر إفادة. توفر هذه المنصة الموحدة قاعدة المعرفة وأتمتة سير العمل لمعالجة استفسارات العملاء بسرعة.
باستخدام Freshdesk ، يمكنك أيضًا التواصل مع العملاء من خلال قناة الاتصال المفضلة لديهم وتغيير الوضع بسلاسة في أي وقت.
النوايا الاجتماعية
هل سئمت التبديل بين أدوات المراسلة والمحادثة المتعددة؟ بعد ذلك ، حان الوقت لاستخدام Social Intents ، أحد أفضل تطبيقات الاستجابة الجاهزة. باستخدام هذا الحل ، يمكنك الدردشة مع زوار موقعك مباشرة من تطبيق التعاون الذي تستخدمه بالفعل كفريق.
يعد برنامج الدردشة المباشرة تطبيقًا شائعًا يعمل على Microsoft Teams و Slack و Webex. نظرًا لأنك لست مضطرًا لمغادرة التطبيق الحالي ، يمكنك الرد على الفور على الاستفسارات وإرضاء العملاء.
يتيح لك Social Intent استخدام الردود الجاهزة لمساعدة العملاء في أوقات الاستجابة السريعة وبناء علاقات مع العملاء. تعد مشغلات الدردشة المباشرة الاستباقية مفيدة أيضًا في إشراك زوار الموقع. علاوة على ذلك ، يدعم التطبيق التعاون مع جميع أعضاء الفريق لحل مشاكل العملاء.
HappyFox
HappyFox هو نظام تذاكر مكتب مساعدة الكل في واحد لدعم العملاء بشكل أسرع وأفضل. يساعدك على تقليل الفوضى وتنظيم عملية الدعم الخاصة بك بميزات مثل نظام تذاكر الدعم القوي وقاعدة معرفة الخدمة الذاتية.
يمكنك الرد بشكل أسرع على الاستفسارات الشائعة والمتكررة باستخدام أداة الدعم المعلبة الخاصة بها. بصرف النظر عن إضافة قوالب الاستجابة ، ينفذ هذا التطبيق إجراءات التذاكر مثل تغيير الحالة وإضافة العلامات.
عندما تكون على وشك الرد على تذكرة ، ستكون جميع الإجراءات الجاهزة المتاحة مرئية لك. أيضًا ، من الممكن البحث عن إجراءات معلبة معينة ثم تطبيقها. يدعم هذا النظام الأساسي إنشاء إجراءات معلبة خاصة بالفريق أيضًا.
يدعم HappyFox أيضًا التكامل مع العديد من تطبيقات الأعمال ، بما في ذلك MS Teams و WhatsApp و Salesforce و Wrike و Asana و Slack و Facebook و Jira و Shopify و Adobe Commerce و Zapier و Twitter.
هش
تتطلب سيناريوهات الأعمال الحديثة من الشركات التواصل مع العملاء والقيادة على الفور. هش هو نظام أساسي للمراسلة متعدد القنوات يتيح لك القيام بذلك. وهو يتألف من قائمة بالأدوات المتطورة التي يمكنك من خلالها تحقيق ثورة يحركها العملاء لشركتك وإطلاق العنان للنمو المفرط من خلال المحادثات معهم.
يأتي هذا النظام الأساسي مع ميزة تسمى علبة الوارد المشتركة. إنه يجعل محادثاتك مركزية من قنوات مختلفة ، مثل البريد الإلكتروني والمسنجر والرسائل القصيرة والدردشة الحية و Twitter DM. وبالتالي ، يصبح من الممكن تقديم أفضل خدمة عملاء من خلال التعاون السلس.
يدعم Crisp أيضًا مركزًا مركزيًا لقاعدة المعرفة. يمكنك دمجها مع روبوتات الدردشة والمحادثات المباشرة لتحسين تجربة العملاء من خلال الاستجابات في الوقت الفعلي.
UseResponse
UseResponse هو برنامج دعم عملاء متعدد القنوات يقلل بشكل كبير من وقت الاستجابة ويعزز تجربة العملاء. النظام الأساسي عبارة عن مجموعة قابلة للتطوير والتخصيص تمامًا تهدف إلى مساعدة فريق الدعم الخاص بك.
باستخدام هذه الأداة ، يمكنك بسهولة إدارة أكثر من 10 قنوات دعم مثل البريد الإلكتروني والدردشة الحية والمراسلة والمنتديات المجتمعية ووسائل التواصل الاجتماعي. يسهّل الإخطار الآلي وتعيين الاستعلام المهمة لجميع المديرين التنفيذيين لدعم العملاء.
بالإضافة إلى ذلك ، يوفر لك UseResponse تحليلات وتقارير متقدمة بخصوص أداء عملية دعم العملاء. باستخدام أداة تعقب تصنيف الموظفين واتفاقية مستوى الخدمة ، يمكن للأداة تقديم خدمة عملاء أفضل. علاوة على ذلك ، يمكن للمستخدمين دمج هذا التطبيق مع أدوات أخرى ، مثل Google و Salesforce و Jira و Zapier.
كلوتش
هل سئمت البحث في المستندات ومحركات الأقراص للعثور على الاستجابة الصحيحة في الوقت المناسب؟ يستخدم كلوتش لتخزين جميع الردود والأدلة السريعة في قاعدة معرفية واحدة للشركة.
الآن ، لا تحتاج إلى قضاء الوقت في البحث عن الردود المناسبة أو كتابة نفس الإجابات للأسئلة المتكررة. الوصول إلى الردود الجاهزة المناسبة من أي جهاز والرد بها.
يمكنك حتى كتابة بريد إلكتروني بنقرة واحدة لعملائك. أيضًا ، يتيح لك هذا النظام الأساسي تخزين المقتطفات والروابط المستخدمة بشكل متكرر. يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه الأداة من تطبيق سطح المكتب و Chrome و Edge وأي جهاز محمول.
EngageBay
EngageBay يمكن أن يزودك بأفضل الردود الجاهزة المفيدة لخدمات العملاء مثل مكتب المساعدة ورسائل البريد الإلكتروني. خاصة عندما تحصل على المئات من أسئلة الخدمة المماثلة ، يمكن لهذه الردود الجاهزة أن توفر وقتك وتساعدك على بيع المزيد.
وبالتالي ، ستشهد خدمة العملاء لديك دفعة وستصبح أكثر إنتاجية من خلال بيع المزيد من المنتجات في وقت أقل.
للحصول على اتصال أفضل بالعملاء ، يمكنك أيضًا تجربة أدوات التخصيص السريع. ستجعل ميزات التخصيص الردود الجاهزة تبدو وكأنها بعض الردود المكتوبة حديثًا والمخصصة.
لتعزيز كفاءة الأعمال ، يروج EngageBay لميزات الأتمتة. ما عليك سوى تحديد شروط استفسارات العملاء ، وستستجيب الأداة بردود جاهزة ومخصصة.
لا يتعين عليك أن تكون شخصًا خبيرًا في التكنولوجيا لاستخدام هذه الأداة نظرًا لاختصاراتها وأيقوناتها البديهية. علاوة على ذلك ، يمكن للمستخدمين كتابة أي رد ووضع علامة عليه على أنه جاهز للاستخدام لاحقًا.
استنتاج
عندما يكون هناك عدد كبير من الاستعلامات ، يمكن أن توفر لك تطبيقات الاستجابة الجاهزة أسهل الحلول. إلى جانب الاستجابة السريعة ، تجعل هذه التطبيقات فريق الدعم الخاص بك منتجًا وتحويل المزيد من العملاء المحتملين.
إذا كنت مهتمًا أيضًا بإنشاء قاعدة معرفية لشركتك ، يمكنك تجربة هذه الأنظمة الأساسية لإنشاء قاعدة معرفية.
