8 برامج إدارة العقود لتبسيط سير العمل الخاص بك

العقود هي خط أنابيب الإيرادات لأي عمل ، ويضمن برنامج إدارة العقود أن القناة خالية من العيوب وفي الوقت المناسب.

أصبحت العقود التجارية الآن رقمية بالكامل. لم يعد هناك المزيد من صياغة المستندات ، أو الصياغة النهائية ، أو التوقيع ، أو البريد العادي ، إلخ. يستخدم فريق الشؤون المالية أو المبيعات أو دعم العملاء الآن أدوات آلية لإنتاج مئات العقود يوميًا.

إذا لم تكن قد جربت أي تطبيق لإدارة العقود ، فأنت في المكان الصحيح. نقدم القائمة النهائية لتطبيقات إدارة العقود أدناه بحيث يمكنك الاختيار.

ما هو الغرض من برامج إدارة العقود؟

تجعل تطبيقات إدارة العقود عملية العقد سهلة من خلال التعامل مع المفاوضات حتى التوقيع النهائي. مثير للاهتمام؟ ابحث أدناه عن بعض الأغراض الشائعة:

تقليل الإطار الزمني للعقد

عادةً ما يستغرق إنهاء مسودة محتوى العقد مدة تصل إلى 4 أسابيع. إذا كنت مسؤولاً عن صياغة العقود ، فقم بإبهار مديرك من خلال إنتاج عقود احترافية في دقائق باستخدام إدارة عقود قوية أيضًا.

زيادة دقة العقد

يمكن أن تؤدي الأخطاء غير المقصودة في ورقة العقد إلى كسر صفقة جيدة وتقليل ثقة شركتك. يمكنك تجنب مثل هذه الحوادث المؤسفة باستخدام أدوات العقد الآلي. تستخدم هذه الأدوات جهات الاتصال السابقة للتعبئة التلقائية للأرقام والحقول والبيانات الحيوية وما إلى ذلك.

كل ما عليك القيام به هو إجراء بعض التخصيص والتعديلات على البيانات المأهولة لجعل العقد محدثًا.

أتمتة العمليات الرئيسية

تتضمن عملية العقد العديد من الخطوات مثل التفاوض ، والإنشاء ، ومسودة عروض الأسعار ، وعروض الأسعار المحدثة ، وعروض الأسعار المتجددة ، وتذكيرات توقيع العقد ، وما إلى ذلك. يمكنك أتمتة جميع هذه الخطوات باستخدام برنامج إدارة العقود للحفاظ على عقلك ، وبالطبع الكثير من الأوراق أيضًا .

تمكين التوقيع الإلكتروني

يمكن لفريق دعم المبيعات والعملاء الاستمرار في نقل عملية توقيع العقد من شخص إلى آخر من خلال التوقيعات الإلكترونية. يعد التوقيع الرقمي للمستندات أسرع من التوقيع الشخصي.

الآن بعد أن تعلمت الأغراض الكامنة وراء تطبيقات إدارة العقود ، حان الوقت لتعلم بعض الحلول الشائعة لإدارة العقود.

PandaDoc

في حين أن PandaDoc هو برنامج إدارة عقود شائع وقوي ، إلا أنه يفعل أكثر من ذلك. إلى جانب السماح لك بالتخصيص والتفاوض وإدراج eSign في العقود المعقدة ، فإنه يحافظ على المحادثات تتحرك ويعمل بسرعتك.

تحتوي هذه المنصة الغنية بالميزات على مئات من قوالب العقود التي يمكنك تخصيصها باستخدام محرر السحب والإفلات ومشاركتها مع عملائك على الفور. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام مكتبة اختيارات البنود المعتمدة مسبقًا لإنشاء عقود خالية من الأخطاء لاستخدامات متعددة.

الميزات المميزة لـ PandaDoc هي:

  • إخطارات في الوقت الحقيقي
  • معالجة دفع سلسة
  • تطبيق جوال لنظامي Android و iOS
  • عدد غير محدود من المستندات والمستخدمين
  • تكامل CRM لاستيراد بيانات العميل

يتيح لك تبسيط عملية إدارة العقود الخاصة بك عن طريق أتمتة المهام مثل الموافقة وأمر التوقيع وأذونات المستخدم المفصلة. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا التعليق على المستند أو متابعة المحادثة من خلال ميزة الدردشة العامة.

  يمكن تتبع جميع الطرق الخاصة بموقعك على جهاز iPhone

عقود Zoho

Zoho Contracts هو برنامج شامل لإدارة العقود يتيح لك تبسيط دورة حياة العقد. يساعد الشركات على تحسين الكفاءة في جميع جوانب إدارة العقود من خلال تحسين الامتثال وتخفيف مخاطر الأعمال. يمكن لهذا التطبيق أن يلبي جميع احتياجاتك المتعلقة بالعقد ، بدءًا من إنشاء المستندات والموافقة عليها والتفاوض حتى التوقيع.

الميزات الرئيسية لعقود Zoho هي:

  • التوقيعات الملزمة قانونا
  • عناصر العمل للتذكير
  • أدوار المستخدم المحددة مسبقًا وأذونات الوصول
  • التشفير ومراكز البيانات الخاصة
  • المستودع المركزي للمؤسسات

يمكنك إنشاء عقود جديدة على الفور باستخدام معالج إنشاء العقود ، أو تجربة أي قوالب محددة مسبقًا للعقود العامة ، أو إنشاء قوالب مخصصة. ميزات مثل محرر المستندات المدمج وتتبع التغييرات والتعليقات تجعل التعاون في المستندات أمرًا سلسًا بالنسبة لك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام هذا النظام الأساسي لتصميم سير عمل الموافقة ، والحصول على رؤى بيانات قيّمة من التحليلات ، والتقاط محفوظات العقد ، والاطلاع على التغييرات الحالية وإدارة التزامات العقد.

ContractWorks

إذا كنت تبحث عن برنامج بسيط لإدارة العقود لا يستغرق إعداده سوى بضع دقائق ، فاختر ContractWorks. فهو لا يزيد من رؤية العقد بشكل كبير فحسب ، بل يقلل أيضًا من مخاطر فقدان تاريخ التجديد التالي.

الميزات المميزة لـ ContractWorks هي:

  • تقارير مخصصة ومجدولة تغطي جميع الجوانب
  • تنبيهات وإشعارات غير محدودة للعقود المهمة
  • علامات AI لسهولة التنقل والبحث في العقد
  • أدوات الذكاء الاصطناعي الذكية لتتبع نقاط البيانات الرئيسية
  • واجهة مستخدم رسومية بديهية ومدير تنفيذ مخصص

يتيح لك هذا التطبيق تضمين عدد غير محدود من المستخدمين بغض النظر عن الخطة التي تختارها. باستخدام OCI وميزة البحث المتقدم ، يمكنك العثور على تفاصيل الاتفاقية التي تحتاجها على الفور.

علاوة على ذلك ، يتيح لك تخزين جميع العقود في مستودع تعاقد آمن وقابل للتطوير. تتيح لك ميزة التوقيع الإلكتروني المدمجة إرسال العقود وتوقيعها وحفظها من أي مكان.

كونكورد

كونكورد منصة واحدة لجميع عمليات التعاقد الخاصة بك. يتيح لك إدارة الصياغة والموافقة والتوقيع الإلكتروني وتخزين العقود والتحكم الكامل في إدارة دورة حياة العقد.

على هذا النظام الأساسي ، يمكنك إجراء مهام أساسية أخرى مثل المفاوضات الخارجية والبحث في العقود وإدارة تنبيه الموعد النهائي وإعداد التقارير. كما أنه يسهل الخط الأحمر التعاوني للمستند والتعليق والمحادثة مع الزملاء والموردين.

تشمل الميزات الرئيسية لـ Concord ما يلي:

  • أتمتة المهام العادية مع تكامل غني
  • الرؤى المتعلقة بالعقود مع المقارنة الميدانية
  • تنبيهات البريد الإلكتروني لتجديد العقد أو الموعد النهائي
  • توقيعات ملزمة قانونًا غير محدودة
  • التوجيه التلقائي للوثيقة والموافقة عليها

يدعم Concord التكامل مع العديد من التطبيقات لتسهيل سير عملك. يمكنك دمجه مع أكثر من 4000 تطبيق من خلال Zapier أو استخدام REST API و webhooks. علاوة على ذلك ، يمكنك دمجها مع Salesforce و DocuSign و Dropbox و Box و Google Drive و Slack و Hubspot و Microsoft Teams و Typeform و Google Forms وغيرها الكثير.

DocuSign CLM

DocuSign CLM هو الخيار الصحيح للشركات الصغيرة لأنه يوفر برنامج إدارة عقود فعال من حيث التكلفة. يساعدك على تنظيم العملية برمتها من خلال إنشاء اتفاقيات مخصصة ، وأتمتة العمل المشغول بالعقد ، والتعرف على الاتجاهات والمخاطر والفرص.

يمكنك إنشاء عقد بسرعة باستخدام القوالب ومكتبات العبارات ومحرر السحب والإفلات والقواعد الشرطية. كما أنه يمكّنك من التحكم في الإصدار وتوجيه العقود للمراجعة الداخلية والخارجية.

أهم ميزات DocuSign CLM هي كما يلي:

  • أتمتة المهام وإدارة سير العمل المعقدة
  • يوفر الوقت من خلال توحيد عمليات إدارة العقود
  • يزيل الاختناقات للعمل بكفاءة
  • دعم ذكاء الأعمال بمراجعة سريعة ومعلومات الاتجاه
  • تعاون سلس وسهل بين أعضاء الفريق
  كيفية استخدام آخر أمر على لينكس

علاوة على ذلك ، يمكن للشركات استخدام DocuSign CLM لتخزين العقود في الجهاز التنفسي المركزي وإدارة الالتزامات واتفاقيات البحث باستخدام عوامل التصفية وغير ذلك الكثير. يحتوي التطبيق على أكثر من 100 خطوة سير عمل معدة مسبقًا يمكنك استخدامها لإنشاء العقود ومراجعتها والموافقة عليها وتخزينها.

كلب الصيد

هل غالبًا ما تفقد مسار عقودك المهمة؟ كلب الصيد هنا لمساعدتك. يتيح لك برنامج إدارة العقود البسيط هذا العثور بسهولة على جميع العقود وتخزينها وتنظيمها حتى تتمكن من ترك مخاوفك جانبًا.

السمات البارزة لـ Contract Hound هي:

  • تخزين وتنظيم المستندات في قاعدة بيانات قابلة للبحث
  • سهولة إضافة عدد غير محدود من المستخدمين مجانًا لعرض جهة اتصال
  • تأمين التوقيع والموافقة من خلال عمليات الدمج
  • فريق دعم متجاوب لحفظ ظهرك
  • مرفق تخزين احتياطي آمن ومقاوم للطوارئ

يمكنك تعيين تذكيرات وإشعارات لانتهاء العقد وتواريخ التجديد. يمكنك تقديم إذن للقراءة فقط أو إذن تحريري لزملائك المفضلين على هذا النظام الأساسي. يمكن للشركات أيضًا استخدام Contract Hound لمراجعة العقود وتوقيعها ومنح الإدارة وتتبع التغييرات.

CMx

CMx هي الأداة الديناميكية الشاملة لجميع مهام إدارة العقود الخاصة بك. هذه المنصة متاحة على السحابة وفي أماكن العمل. من خلال مساعدتها ، يمكن للشركات الوصول إلى بيانات إدارة دورة حياة العقود الثمينة الخاصة بها على منصة واحدة ، بما في ذلك العقود والاتفاقيات القانونية والمستندات ذات الصلة.

يمكنك إنشاء العقود دون عناء ، والاستفادة من استيراد البند المعتمد إلى MS Word من خلال السحب والإفلات. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بجميع إصدارات العقود في العقد المركزي للتنفس.

السمات البارزة لتطبيق CMx هي:

  • تحليلات متقدمة مع بيانات قابلة للتنفيذ وتقارير مخصصة ومجدولة
  • مصادقة متعددة العوامل ، تأمين متعدد الإيجارات ، شهادة SSL
  • البيانات المشفرة المخزنة في مراكز البيانات الآمنة
  • سير العمل لمراجعة العقد والموافقة عليه
  • سهولة التكوين والإذن الدقيق

كما أنه يدعم التكامل مع العديد من المحررين والتطبيقات ومنصات SSO مثل Google Workspace و Salesforce و Microsoft Dynamics و Okta و MS Office 365 و Azure Active Directory.

إيفيسورت

هل تبحث عن برنامج إدارة عقود مناسب لأعمالك سريعة النمو؟ في هذه الحالة ، قد يكون Evisort هو الخيار الأمثل لشركتك. تساعدك أداة إدارة العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تقليل عبء العمل وتنبيهات انتهاء صلاحية العقد والبحث عن العقود بشكل أسرع وتقليل وقت معاملات العقد.

أهم ميزات تطبيق Evisort هي:

  • أتمتة العقود لتوسيع نطاق الموارد
  • عمليات موافقة شفافة لفرض الامتثال
  • التنبيهات الآلية وتشغيل الإخطارات
  • تحليلات العقود المتقدمة والتقارير والتصور
  • لا يوجد رمز التكامل وإدارة الوصول

باستخدام منصة معلومات العقود الخاصة بـ Evisort ، يمكنك تبسيط إدارة العقود. كما أنه يبسط سير العمل لمساعدة فريقك على التركيز على العمل الاستراتيجي والتعاون من أجل إتمام الصفقات بشكل أسرع. يدعم هذا النظام الأساسي التكامل مع تطبيقات مثل Gmail و Google Drive و AWS و SharePoint و DocuSign و Adobe Sign و Box و Salesforce.

الميزات الأساسية لأداة إدارة العقود

يستحق برنامج إدارة العقود عندما يمتلك الوظائف التالية:

قوالب العقد

يجب أن يقدم التطبيق القوالب العادية التي تستخدمها الشركات بشكل متكرر. يجب أن يوفر أيضًا خيارًا لتحويل عقد جديد إلى نموذج للمستقبل.

المستودع المركزي لمحتوى العقد

يجب أن تكون هناك قاعدة بيانات للمحتوى الذي ستستخدمه العقود بشكل متكرر. يجب أن يكون المشغل قادرًا على تخصيص الحقول حسب الحاجة.

التحكم في الوصول المستند إلى الدور

يجب أن يكون لوكلاء المبيعات الميدانيين ، وكتبة المكاتب ، ودعم العملاء ، وصياغة العقود ، والمدير المحمي ، وأصحاب الأعمال مستويات وصول مختلفة في الدعوى.

تخزين آمن ومشفّر

سيستخدم برنامج إدارة العقود القوي برنامج المصادقة وبروتوكولات التشفير لحماية العقود من العناصر السيئة.

  كيفية وضع علامة على الملفات على جهاز Mac أو iPhone أو iPad

OCR و AI و PDF والطباعة

يجب أن يشتمل البرنامج على برنامج OCR إذا كنت بحاجة إلى إضافة محتوى من عقد فعلي. يمكن للذكاء الاصطناعي معالجة المدخلات لإنشاء ملفات PDF نظيفة واحترافية.

في بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى نسخ مطبوعة ، لذلك يجب أن يكون خيار الطباعة موجودًا أيضًا.

لوحة القيادة

ستساعد لوحة القيادة التي تعرض مقاييس عديدة لفريق معالجة العقود المديرين والمسؤولين الماليين وفريق القيادة على وضع الخطط التجارية والمالية المناسبة.

يجب أن يُظهر برنامج إدارة العقود من الجيل التالي لوحة تحكم بالعقود المعلقة ومسودة العقود والعقود قيد الإعداد والعقود المرسلة لموافقة العميل وعروض العقود الجديدة.

المدمج في التوقيع الإلكتروني

عند التسوق للحصول على دعوى إدارة عقد ، تأكد من أنها تتضمن ميزة التوقيع الإلكتروني. بخلاف ذلك ، قد تحتاج إلى شراء تطبيق آخر للتوقيعات الإلكترونية فقط. سيؤدي فصل هذه الميزة الحيوية بالتأكيد إلى إبطاء سرعة معالجة العقد.

خط أنابيب عملية العقد

يجب أن يوفر التطبيق سير عمل معالجة العقد بديهية. على سبيل المثال ، سيبدأ الوكيل الميداني تدفق العقد. بعد ذلك ، سيقوم فريق المبيعات أو المنتجات بالتحقق من عناصر العقد وإرسالها إلى المديرين.

بمجرد أن ينتهي المدير من التسعير والشروط ، يمكن للشخص إرسال العقد إلى القيادة. وكل هذا يجب أن يحدث داخل التطبيق.

مراقبة المشرف

يجب أن تكون هناك قدرات تصور متقدمة لمديري الأعمال والمسؤولين الماليين والقيادة وصاحب الأعمال. سيضمن أن كل شيء يسير وفقًا لسياسة الشركة.

ما هي عملية إدارة العقود القياسية؟

تتكون عملية إدارة العقود النموذجية أو سير العمل من ست خطوات. ألق نظرة على كل مرحلة من مراحل دورة الحياة.

خلق

تتمثل المرحلة الأولى من إدارة العقد في إنشاء اتفاقية. يمكنك استخدام قالب أو البدء في كتابته من البداية.

تعاون

لكونها وثيقة عمل رئيسية ، تحتاج العقود في كثير من الأحيان إلى التعاون الداخلي. تقوم فرق متعددة بإخراج مدخلاتهم لوضع اللمسات الأخيرة على عقد نيابة عن الشركة.

التحرير

النسخة الأولى من الاتفاقية هي بالكاد النسخة النهائية. يحتاج إلى إجراء العديد من التغييرات في التحرير والإصدار للإنهاء.

التوقيع

عند اكتمال جزء الكتابة ، تحتاج إلى توقيع ورقة العقد. في العصر الحديث ، يتزايد استخدام التوقيعات الإلكترونية.

تتبع

هناك أيضًا حاجة لتتبع الالتزامات والامتثال للعقد.

تخزين

يجب تخزين جميع العقود في جهاز تنفسي آمن ومركزي وقابل للبحث. وبالتالي ، يمكن للمستخدمين فرز المستندات والعثور عليها بسرعة.

الإبلاغ

يجب أن تحصل على تقرير تحليلات مخصص لعقدك مع رؤى قابلة للتنفيذ. هذا يساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة.

التجديد

في كثير من الحالات ، يتم تجديد العقود بعد وقت معين. ومع ذلك ، من الضروري تتبع تواريخ استحقاق التجديد.

إدارة العقود: الكفاءة التجارية الأساسية

صياغة العقود والتفاوض بشأنها

مبادئ إدارة العقود

إدارة العقود: اكتساب الأسرار

الكلمات الأخيرة

لقد قمت حتى الآن باستكشاف أفضل ثمانية أدوات مثل برامج إدارة العقود التي تجتاح عالم الأعمال. يمكنك اختيار واحد مما سبق بناءً على احتياجات عملك ، وأعباء العمل المتعاقد عليها ، والميزانية. يمكنك استخدام الإصدار التجريبي ثم الاشتراك إذا كانت الأداة تبدو مرضية.

قد تكون مهتمًا أيضًا بمعرفة مكان بيع وشراء الأعمال التجارية عبر الإنترنت.